Avis de convocation 2020

13 janvier 2020

Aux: Conseil exécutif
Substituts aux Vice-présidentes et vice-présidents régionaux
Présidentes et présidents de section locale
Agents de relations de travail

Salutations!

En conformité avec l’article 1 (2), (3) et (4) du Statut 9, votre Conseil exécutif a convenu de convoquer notre dix-huitième Congrès Triennal national à Winnipeg, Manitoba, du mercredi 15 au samedi 18 juillet 2020. Nos délibérations auront lieu à l'hôtel Fairmont Winnipeg, 2 Lombard Place, Winnipeg, Manitoba, qui a été choisi comme siège social du congrès. Des chambres supplémentaires seront réservées à l'hôtel Radisson Winnipeg Centre-ville, 288, avenue Portage, Winnipeg, Manitoba. Les chambres de chaque hôtel seront attribuées par le Bureau national du SEI. Les comités du congrès se rencontreront avant le congrès à l'Hôtel Delta, 101 rue Lyon à Ottawa du 1^er mai au 3 mai 2020.

1. REPRÉSENTATION AU CONGRÈS

Statut 9, Article 1 (5) - Aux fins de la représentation à un congrès, chaque section locale :

(a) a droit à une (1) déléguée ou un (1) délégué avec plein droit de vote pour chaque tranche de deux cents (200) membres en règle ou fraction de ce nombre dans l’année civile précédant la date du congrès en tenant compte du mois dans lequel il y a eu le plus grand nombre de cotisants et ce, pour chaque section locale du SEI. Le mois pourra donc être différent dépendant de la section locale. Tous les déléguées et délégués sont des membres en règle de la section locale.

(b) afin de remplacer une déléguée ou un délégué au congrès, soumet au bureau national les noms et rangs des substituts aux déléguées et délégués. Tous les substituts sont des membres en règle de la section locale.

Les comités du congrès (Statuts, Finance, Négociation collective et Général) se rencontreront à Ottawa tel que noté ci-dessus. Selon le Règlement 4, chaque section locale pourra envoyer une ou un (1) délégué-e à un (1) des comités. Il est à noter que tous les délégués participant aux comités doivent être des délégués au congrès.

Aussitôt que nous recevrons la liste des cotisants pour les 12 mois de 2019, nous aviserons toutes les sections locales concernant le nombre permis de délégué-e-s et d’observatrices et d’observateurs payés et ce probablement à la mi-février 2020.

Le 28 février 2020 – Délégué-e-s aux comités du congrès

Les sections locales doivent fournir au Bureau national par l’entremise de leur VPR les noms de leurs délégué-e-s aux comités du congrès pour le *28 février 2020. En même temps, veuillez indiquer le comité auquel ils ou elles aimeraient participer ainsi que leur second choix de comité. Il est à noter que ces individus doivent être des délégués au congrès. *Cet échéancier s’applique également aux observatrices et observateurs aux comités du congrès.

Le 21 mars 2020 – Délégué-e-s, observatrices et observateurs au congrès

Les sections locales doivent fournir au Bureau national les noms et les certificats d’inscription de tous leurs délégué-e-s et observatrices et observateurs au congrès d’ici le 21 mars 2020 avant 17 h HNE. Les observatrices et observateurs doivent être classé-e-s par ordre de priorité afin de déterminer les remplaçant-e-s de délégué-e-s si nécessaire. Le classement doit être indiqué à droite de la case des observatrices/observateurs sur le formulaire.

L'enregistrement pour le congrès aura lieu à l’hôtel Fairmont Winnipeg, le mardi 14 juillet 2020 de 10h00 à midi et de 13h30 à 19h00 et de 8h00 à 9h00 le mercredi 15 juillet suivi de la séance d'ouverture du congrès à 9h00.

Le 21 mars 2020 – Lettres de créances

Les certificats d'accréditation seront envoyés par voie électronique pour permettre aux délégués, observatrices et observateurs et aux autres participants de remplir le formulaire électroniquement et d'en télécharger une copie pour leurs propres dossiers. Les certificats doivent être signés par le président ou la présidente et le ou la secrétaire de la section locale et remis en main propre, ou envoyés par la poste, par télécopieur ou par courriel (incluant le formulaire numérisé) au bureau national du SEI. Ils doivent être REÇUS au Bureau national au plus tard le 21 mars 2020 avant 17 h HNE. Il n’y a pas d’inscription tardive pour les délégué-e-s ou les observatrice et observateurs.

Bien qu’il n’y ait pas de limite au nombre d’observatrices et observateurs que vous pouvez soumettre, nous vous rappelons que ces personnes seront acceptées selon leur ordre d’arrivée et que l’espace est limité dans la salle où se déroule le Congrès. Il est déjà arrivé par le passé que certaines sections locales délèguent un plus grand nombre d’observatrices et observateurs afin d’avoir des remplaçantes ou remplaçants en cas d’absence. Dans les formulaires fournis, il y aura un endroit où vous pourrez indiquer vos besoins d’hébergement. À noter que les sections locales doivent défrayer les dépenses d’hébergement de leurs observatrices et observateurs et que, par conséquent, elles ne devraient demander l’hébergement que pour les observatrices et observateurs qu’elles ont vraiment l’intention d’envoyer au Congrès. Si les observatrices et observateurs pour lesquels les sections locales ont réservé une chambre sont dans l’impossibilité de se présenter, une autre personne nommée comme observatrice ou observateur pourra occuper la chambre réservée.

Cependant, les observatrices et observateurs qui présenteront leurs documents d’accréditation après cette date, seront traités à titre "d’invité", selon l’espace disponible et seront sujet à des frais d’inscription tardive de 150 $. En outre, malgré les mesures raisonnables qui seront prises pour accommoder tous les participants au congrès, les observatrices et observateurs qui s’inscriront en retard pourraient ne pas se voir garantir l’hébergement, la trousse de la participante ou du participant au Congrès, le sac-cadeau du Comité d’accueil, le billet pour le banquet ou d’autres extras et services connexes.

2. TRANSPORT, DÉPLACEMENT ET SALAIRES - DÉLÉGUÉS ET DÉLÉGUÉES

On s'attend à ce que la plupart des délégué-e-s de section locale voyagent vers Winnipeg mardi le 14 juillet 2020 et retournent à leur domicile dimanche le 19 juillet 2020. Les dépenses telles que la perte de salaire, les frais d’hôtel et les per diem seront payés pour la période autorisée seulement. Les exceptions seront identifiées sur une base individuelle par le président ou le 1^er Vice-président national.

Tous les délégué-e-s seront individuellement responsables pour le paiement des frais reliés à leur chambre, les taxes, le stationnement, et les faux frais au moment de quitter l’hôtel. Une carte de crédit ou le paiement complet pour chaque nuitée plus taxes et cent dollars (100 $) comptant à titre de dépôt seront requis pour acquitter les faux frais pour chaque délégué-e. Le dépôt sera remboursé lors du départ. Les délégué-e-s qui désirent le remboursement de leur réclamation de dépenses avant leur départ, doivent présenter un reçu indiquant une balance (0 $) avant 12h00 midi le vendredi 17 juillet.

Statut 9, Article 1 (7) - Les frais de déplacement des déléguées et délégués désignés par une section locale sont payés par le SEI, conformément aux Règlements.

Nota: Chaque délégué-e sera responsable d'effectuer ses propres arrangements concernant le transport au Congrès.

Si vous ne l'avez pas encore fait, veuillez-vous inscrire à notre compte d'entreprise Air Canada. Cela vous permettra de profiter de notre rabais corporatif Air Canada. Cette inscription doit être faite avant de réserver votre voyage avec Air Canada. Il existe également un code promotionnel pour cet événement qui vous permettra de bénéficier de plus d'économies (code promotionnel EKJ43GN1).

Pour vous inscrire, il vous suffit d'aller sur les liens Web indiqués ci-dessous et de suivre les instructions. Votre nom doit correspondre à votre pièce d'identité officielle (c.-à-d. passeport, permis de conduire). N'oubliez pas d'entrer votre numéro Aéroplan si vous êtes membre d'Aéroplan, car les kilomètres parcourus vous appartiennent.

Veuillez consulter le lien ci-dessous:

https://corporaterewards.aircanada.com/register.html?token=dxNHFQYGJnWcM9WRQsqUfJE79&locale=fr_CA

Statut 9, Article 1 (8) - Le coût de l’hébergement et des per diems des déléguées et délégués au congrès, et toutes les pertes de salaires occasionnées pour assister au congrès, sont payés par le SEI au tarif et aux conditions déterminés par le Conseil exécutif. Les déléguées et délégués qui s'absentent d'une séance du congrès ne touchent pas le remboursement de la perte de salaire pour la période d'absence, à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances.

Statut 9, Article 1 (9) – Tous les membres du Conseil exécutif sont considérés des déléguées et délégués et ont droit d'assister aux congrès avec plein droit de vote, tel que prévu au Statut 9, article 1 (5). Leurs dépenses, y compris leurs frais de déplacement, sont payées par le syndicat. Les vice-présidentes et vice-présidents régionaux sont considérés des déléguées et délégués de la région qu'ils représentent. La présidente ou le président et les vice-présidentes ou vice-présidents sont considérés des déléguées et délégués de la région dans laquelle ils résidaient avant leur élection initiale à un poste national.

3. TRANSPORT, DÉPLACEMENT ET SALAIRES - OBSERVATRICES ET OBSERVATEURS

On s'attend à ce que toutes les observatrices et tous les observateurs des sections locales payés par le SEI voyagent à Winnipeg le mardi, 14 juillet 2020 et retournent à leur domicile le dimanche, 19 juillet 2020. Les dépenses telles que la perte de salaire et les per diem seront payées pour la période de six jours seulement.

Statut 9, Article 1 (12) – Le SEI paie les frais de transport, comme il est prévu dans le Statut 9, article 1 (7), pour un (1) observateur ou une (1) observatrice par section locale pour lui permettre d’assister au congrès.

Statut 9, Article 1 (13) – Le SEI paie les frais de transport, comme il est prévu dans le Statut 9, article 1 (7), ainsi que les frais d'hébergement, la perte de salaire et l'indemnité quotidienne pour l'envoi au congrès d'un observateur ou d'une observatrice pour chaque section locale comptant au plus deux cents (200) membres en règle.

Chaque observatrice et observateur payé par le SEI qui s'absente d'une séance du congrès ne sera pas remboursé pour la perte de salaire au cours de la période d'absence à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances.

LES SECTIONS LOCALES AURONT DROIT À UNE OBSERVATRICE OU À UN OBSERVATEUR SELON L’ARTICLE 12 OU L'ARTICLE 13 MAIS PAS LES DEUX.

4. ÉLECTIONS

Statut 11, Article 8 – L'élection à un poste est décidée à la majorité simple des voix exprimées. Lorsqu'il ne reste que deux (2) candidates ou candidats, ou lorsqu'il n'y a que deux (2) candidates ou candidats au même poste et qu'il y a partage égal des voix, la présidente ou le président du comité des candidatures déclare qu'il n'y a pas vote et un nouveau tour de scrutin est requis immédiatement.

5. AMENDEMENTS AUX STATUTS

Statut 15, Article 1 - Les présents Statuts peuvent être amendés à tout congrès à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées.

6. HÉBERGEMENT

Les chambres d'hôtel seront réservées par le Bureau national. Tous les délégué-e-s, les observatrices et observateurs ayant des besoins particuliers doivent l’indiquer sous besoins spéciaux du formulaire - lettre de créance. Il est entendu que les dépenses de la chambre excédant le coût fixé pour occupation standard seront aux frais des délégué-e-s ou des observatrices et observateurs.

Hôtel Fairmont Winnipeg - Le prix de la chambre pour l'hébergement standard est de 169,00 $ plus les taxes applicables pour un total de 198,15 $ en occupation simple ou double. Un montant de 30,00 $ par nuit sera facturé par adulte supplémentaire dans la chambre d'hôtel jusqu'à un maximum de quatre (4) personnes par chambre. Il n'y aura pas de frais pour les enfants de 18 ans et moins qui partagent la chambre de leurs parents. Ce tarif sera disponible du 8 juillet au 21 juillet inclusivement. Les clients doivent également conserver un dépôt de 100 $ pour les frais accessoires de la chambre. Une pièce d'identité valide est requise à l'enregistrement.
Hôtel Radisson Winnipeg Centre-ville - Le prix de la chambre pour l'hébergement standard est de 149,00 $ plus les taxes applicables pour un total de 174,70 $ en occupation simple ou double et un montant de 20,00 $ par nuit sera facturé par adulte supplémentaire dans la chambre d'hôtel jusqu'à un maximum de quatre (4) personnes par chambre. Il n'y aura pas de frais pour les enfants de 18 ans et moins qui partagent la chambre de leurs parents. Ce tarif sera disponible du 11 juillet au 21 juillet inclusivement. Les clients doivent également conserver un dépôt de 100 $ pour les frais accessoires de la chambre. Une pièce d'identité valide est requise à l'enregistrement.

7. RÉSOLUTIONS DU CONGRÈS – Le 21 mars 2020 avant 17 h HNE

Les résolutions du congrès sont un moyen par lequel les membres peuvent officiellement proposer des changements aux politiques et aux procédures, des directions, faire des suggestions et de présenter des idées sur des sujets qui les touchent ou les préoccupent. Les résolutions qui ne s’appliquent qu’au SEI entrent en vigueur dès leur adoption à notre congrès à moins d’un avis contraire. Les résolutions qui nécessitent une intervention de l’AFPC sont renvoyées à son prochain congrès pour être considérées et débattues. Les résolutions adoptées fixent des politiques officielles qui éclairent et/ou orientent les organes de régie de l’organisation.

VEUILLEZ NOTER QUE LA DATE LIMITE POUR LA RÉCEPTION DES RÉSOLUTIONS À ÊTRE SOUMISES AU CONGRÈS DE JUILLET 2020 ET LEUR PUBLICATION DANS L'ORDRE DU JOUR OFFICIEL EST LE 21 MARS 2020 AVANT 17 H HNE.

Nous constatons que ce sera pour plusieurs officiers, membres au niveau de la section locale une nouvelle expérience et dans cette optique, voici des suggestions pour la préparation et la soumission des résolutions:

Former un comité des résolutions du congrès. Un comité efficace est, règle générale, de trois à cinq membres.
Demander à tous les directeurs, à toutes les directrices et à tous les membres de soumettre des résolutions au comité. Le comité devrait aussi être invité à présenter ses propres résolutions. Laisser au comité suffisamment de temps pour la préparation de son rapport.
Fixer la date d'une assemblée générale des membres lors de laquelle le rapport du comité sera considéré en même temps que toutes résolutions supplémentaires.
L'assemblée générale doit avoir toute la latitude pour étudier chacune des résolutions, les accepter, les modifier ou les rejeter.
Toute résolution approuvée par l'assemblée doit être soumise au Bureau national d’ici le 21 mars 2020 avant 17 h HNE.
Selon l'importance et l'activité d'une section locale particulière, il peut être souhaitable et utile de former plusieurs comités pour étudier les diverses résolutions et de permettre à chacun de faire rapport à l'assemblée générale.

Une résolution doit être rédigée en termes précis et ne porter que sur un seul sujet. Une bonne règle à suivre; un maximum de 150 mots. Les ATTENDUS QUE servent d'introduction et d'explication du sujet et les IL EST RESOLU sont la substance de la résolution et doivent exprimer avec précision l'objectif.

Chaque résolution doit être écrite clairement sur un formulaire séparé.
Les modifications aux Statuts et Règlements devraient être clairement identifiées soit en caractère gras, italique ou d’une autre manière indiquant clairement le changement.

Ci-joint pour vous aider, un exemple de résolutions ainsi que des formulaires de résolution vierge pour votre usage. Numérotez vos résolutions et indiquez aussi le nombre total soumis par la section locale; ainsi 2 de 5. Toutes les sections locales doivent soumettre le certificat ci-inclus qui nous indique le nombre de résolutions soumises par votre section locale.

La présidente ou le président de la section locale peut soumettre par courriel les résolutions numérisées à la consœur Sylvie Bastien : basties@ute-sei.org.

Nota : La date limite pour la réception des résolutions est le 21 mars 2020 avant 17 h HNE.

N'oubliez pas que vos délégué-e-s doivent être en mesure de bien comprendre et de fournir le raisonnement sur les résolutions que vous soumettrez aux comités du congrès et/ou au congrès.

8. INSCRIPTION AU CONGRÈS

Chaque délégué-e, observatrice et observateur inscrit est tenu de payer les frais d’inscription au congrès de 75 $ d’ici vendredi le 5 juin 2020. Les chèques doivent être faits à l’ordre du : Syndicat des employé-e-s de l’impôt et postés à la consœur Sylvie Bastien, au Bureau national, indiquant le nom des délégué-e-s et/ou observatrices et observateurs pour lesquels les frais d’inscription sont payables.