Bulletin 08/17

24 août 2017

À :       Conseil exécutif
            Substituts aux vice-présidentes régionales et vice-présidents régionaux
            Présidentes et présidents de section locale
            Tout le personnel

Objet : Congrès triennal 2020 du SEI


Le Conseil exécutif aura à choisir bientôt le lieu du prochain Congrès triennal. Pour donner aux sections locales la chance de faire connaître leur désir d’accueillir l’événement, nous avons défini les services hôteliers comme les chambres et les salles de réunion dont le SEI aura besoin. Évidemment, l’organisation de cet événement exigera de nombreuses heures de bénévolat et d’effort.

Voici les besoins minimaux de chambres et de salles d’hôtel pour le Congrès 2020 du SEI.

  1. Environ trois-cent soixante-quinze (375) chambres pour cinq nuitées.

  2. Six (6) à dix (10) suites pour cinq nuits (pour suites d’accueil, etc.).

  3. Espace de bureau (3 salles séparées), 24 heures par jour, pour approximativement 10 jours.

  4. Salle de réunion assez grande pour accueillir vingt (20) personnes autour d’un carré vide, plus une cabine d’interprétation, pendant six jours, 24 heures sur 24.

  5. Salle assez grande pour la tenue d’un « vins et fromages » pour environ quatre-cent-vingt-cinq 425 personnes.

  6. Salle de banquet assez grande pour le dîner et la danse pour environ 425 personnes (grandes tables rondes de 10 ou petites tables de 8).  Cette salle peut faire partie de la grande salle de la plénière.

  7. Salle de réunion aménagée en salle de classe pour quatre cents vingt-cinq (425) personnes, avec table d’honneur d’une (1) rangée de vingt (20) personnes, une tribune de conférencier et un lutrin de bureau, six (6) microphones de salle et de la place pour une cabine d’interprétation. Cela est nécessaire pour cinq jours, 24 heures sur 24. La salle doit avoir l’espace pour permettre d’installer:

    1. une caméra vidéo sur trépied située entre la section des délégué-e-s et observatrices/observateurs;
    2. deux 12’ x 16’ écrans sur trépied.
  8. Une aire ou une salle assez grande pour contenir le magasin du SEI, pouvant se verrouiller la nuit, facilement accessible par la salle de la plénière et utilisable 24 heures par jour.

  9. Restaurants ou cafés à proximité capables de servir 425 personnes en une heure et demie à l’heure du dîner.

  10. L’hôtel doit être suffisamment accessible pour nos membres ayant des besoins spéciaux.

  11. L’hôtel doit pouvoir assurer le service dans les deux langues officielles (réception, service aux chambres, service à la clientèle, restaurant et/ou bar, etc.)

Veuillez noter que le SEI accordera un budget au Comité d’accueil à cette fin, mais qu’il ne remboursera pas tout leur temps aux membres du Comité d’accueil. La coutume veut que les membres du Comité soient des bénévoles, ou encore qu’ils concluent d’autres ententes avec la section locale chargée de l’organisation du congrès.

Si votre section locale souhaite organiser le Congrès de 2020, veuillez faire part de vos intentions, soit par écrit soit par l’entremise de votre vice-présidente régionale ou de votre vice-président régional, pour la réunion du Conseil exécutif de décembre 2017. Toutes les propositions seront examinées et le Conseil exécutif prendra une décision finale.

Solidairement,

signature de Marc Brière

Marc Brière
Président national