Bulletin 07/11

22 août 2011
À :

Conseil exécutif
Substituts aux vice-présidentes régionales et vice-présidents régionaux
Présidentes et présidents de section locale
Tout le personnel

Objet : Congrès triennal 2014 du SEI


Le Conseil exécutif aura à choisir bientôt le lieu du prochain Congrès triennal. Pour donner aux sections locales la chance de faire connaître leur désir d’accueillir l’événement, nous avons défini les services hôteliers comme les chambres et les salles de réunion dont le SEI aura besoin. Nous n’avons rien dit des heures et des heures de bénévolat et d’effort qu’exigera l’organisation de cet événement.

Voici les besoins minimaux de chambres et de salles d’hôtel pour le Congrès 2014 du SEI.

  1. Environ trois-cent soixante-quinze (375) chambres pour cinq nuitées.

  2. Six (6) à dix (10) suites pour cinq nuits (pour suites d’accueil, etc.).

  3. Espace de bureau (3 salles séparées), 24 heures par jour, pour approximativement 10 jours.

  4. Salle de réunion assez grande pour accueillir vingt (20) personnes autour d’un carré vide, plus une cabine d’interprétation, pendant six jours, 24 heures sur 24.

  5. Salle assez grande pour la tenue d’un « vins et fromages » pour environ quatre-cent-vingt-cinq 425 personnes.

  6. Salle de banquet assez grande pour le dîner et la danse pour environ 425 personnes (grandes tables rondes de 10 ou petites tables de 8). ).  Cette salle peut faire partie de la grande salle de la plénière.

  7. Salle de réunion aménagée en salle de classe pour quatre cents vingt-cinq (425) personnes, avec table d’honneur de deux (2) rangées doubles de dix (10) personnes, une tribune de conférencier et un lutrin de bureau, six (6) microphones de salle et de la place pour une cabine d’interprétation. Cela est nécessaire pour cinq jours, 24 heures sur 24.
     
      a)   prévoir de l’espace pour trois (3’ x 4’) plateformes surélevées pour caméras vidéo;
      b)   quatre écrans géants sur trépied.

  8. Une aire ou une salle assez grande pour contenir le magasin du SEI, pouvant se verrouiller la nuit, facilement accessible par la salle de la plénière et utilisable 24 heures par jour.

  9. Restaurants ou cafés à proximité capables de servir 425 personnes en une heure et demie à l’heure du dîner.

  10. L’hôtel doit être suffisamment accessible pour nos membres ayant des besoins spéciaux.

  11. L’hôtel doit pouvoir assurer le service dans les deux langues officielles (réception, service aux chambres, service à la clientèle, restaurant et/ou bar, etc.)

Veuillez noter que le SEI accordera un budget au Comité d’accueil à cette fin, mais qu’il ne remboursera pas tout leur temps aux membres du Comité d’accueil. La coutume veut que les membres du Comité soient des bénévoles, ou encore qu’ils concluent d’autres ententes avec la section locale chargée de l’organisation du congrès.

Si votre section locale souhaite organiser le Congrès de 2014, veuillez faire part de vos intentions, soit par écrit soit par l’entremise de votre vice-présidente régionale ou de votre vice-président régional, pour la réunion du Conseil exécutif de décembre 2011. Toutes les propositions seront examinées et le Conseil exécutif prendra une décision finale.

Solidairement,

signature de Robert Campbell

Bob Campbell
Président national