Réunion du Conseil exécutif / Conférence des présidentes et des présidents de septembre 2022

Bulletin
04/22

À :     Conseil exécutif
          Substituts aux vice-présidentes régionales et vice-présidents régionaux
          Présidentes et présidents de section locale
          Personnel du SEI

Objet: Réunion du Conseil exécutif / Conférence des présidentes et des présidents de septembre 2022        

Les réunions susmentionnées auront lieu à l'hôtel Delta, au 101, rue Lyon, Ottawa selon les modalités et horaires suivant:

Réunion du Conseil:

  • La réunion du Conseil exécutif aura lieu du mardi 20 septembre au mercredi 21 septembre 2022 dans la salle Panorama.
  • Veuillez prendre note que la réunion se tiendra de 9 h à 17 h, heure normale de l'Est (HNE). Il y aura une pause dîner de 11 h 45 à 13 h 15 et des pauses santé de 10 h 15 à 10 h 30 et de 15 h à 15 h 15.  
  • Membres du Conseil, veuillez envoyer vos rapports, motions, points de l'ordre du jour et documents justificatifs au plus tard le lundi 29 août à Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org.

Conférence des présidentes et des présidents

  • La conférence des présidentes et des présidents se tiendra dans un format hybride (présentiel et virtuel) du jeudi 22 septembre au samedi 24 septembre 2022.
  • Pour les délégué-e-s/observateurs(trices) qui participent en présentiel, la conférence aura lieu dans la Salle de Bal International de l'Hôtel Delta. La suite d'hospitalité sera à la salle Pinnacle - niveau Penthouse.
  • Pour les délégué-e-s/observateurs(trices) qui participent en format virtuel, le lien vers la Conférence sera envoyé dans la semaine précédant la conférence.
  • Veuillez noter que la conférence (dans les deux formats) se tiendra de 9 h à 17 h, heure normale de l'Est (HNE). Il y aura une pause déjeuner de 11 h 45 à 13 h 15 et des pauses santé de 10 h 15 à 10 h 30 et de 15 h à 15 h 15.

**Présidentes et Présidents des sections locales

Points de l'ordre du jour, motions et documents justificatifs

  • Prière d’envoyer les points de l’ordre du jour, motions et documents justificatifs par courriel au plus tard le lundi 29 août à Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org afin d'assurer la traduction et la distribution dans la trousse de conférence de chaque participant.
  • Un court résumé de vos points est requis. Le résumé sera transcrit dans le procès-verbal tel que soumis.

Réservations chambres d’hôtel

  • Les président-e-s des sections locales sont automatiquement enregistré-e-s comme délégué. Une réservation de chambre est faite pour vous et sera portée au compte principal. Vous êtes néanmoins responsable, de payer vos propres dépenses personnelles et accessoires.
  • Les présidentes et Présidents des sections locales qui ne participent pas à la conférence, prière d’aviser et de soumettre le nom du délégué substitut à Guylène Lepage à lepageg@ute-sei.org au plus tard le 18 août à 12h00.

Participation virtuelle

  • Pour les délégués qui choisissent de participer virtuellement, veuillez bien vouloir informer et soumettre une adresse courriel personnelle à Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org au plus tard le 18 août à 12h00 afin de nous assurer de ne pas faire de réservation de chambre en votre nom et également assurer que vous receviez effectivement le lien pour participer à la conférence.

Dépenses

  • Un chèque d'avance vous sera envoyé par courrier sous pli séparé. Toutes les autres sommes dues seront payées lors de la conférence si une demande de remboursement de frais est soumise avant 11 h 45 le vendredi 23 septembre. 
  • Pour les demandes reçues après cette date limite, un chèque ou un dépôt direct sera traité la semaine suivante. Les chèques qui sont postés dans la semaine suivant la conférence arrivent généralement par la poste dans un délai de 10 jours ouvrables la semaine suivante.
  • Les argents remboursés par dépôt direct sont généralement traités le jour même, et dépendants de l’institution financière, sont généralement déposés dans votre compte bancaire le jour où le transfert a été effectué.
  • Le Bureau national du SEI ne versera pas d'indemnité journalière aux délégués participant à la Conférence des présidentes et présidents en format virtuel, car elles/ils y assisteront depuis leur domicile.

**OBSERVATEURS-OBSERVATRICES

  • Les sections locales qui souhaitent amener ou inscrire virtuellement un ou des observateurs(trices)  à la Conférence des présidentes et des présidents devront soumettre le(s) nom(s) et adresses  courriel personnelles directement à Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org au plus tard le 18 août à 12h00.
  • Guylène Lepage répondra à chaque demande reçue par courriel pour s'assurer que tous les observateurs(trices) soient inscrit-e-s et que l'hébergement soit effectué en conséquence ou que le lien soit transmis. Veuillez la contacter si vous ne recevez pas de réponse.
  • Les demandes de réservation de chambres d’hôtel reçues après cette date seront soumises selon la disponibilité des chambres d'hôtel.

Veuillez prendre note des détails importants suivants :

  • Pour tout changement concernant vos réservations, veuillez contacter Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org.
  • Nous vous rappelons que la Conférence des présidentes et présidents se termine à 17h00 le samedi. Tous les délégués sont tenus de participer jusqu'à l'ajournement officiel.  Tout départ anticipé qui n'est pas approuvé par le président ou le vice-président responsable des finances peut entraîner la perte de l'indemnité journalière.
  • Pour les délégués qui assistent à la Conférence des présidents, le SEI national remboursera le salaire d'une journée complète pour chaque jour (jeudi et vendredi).
  • Nous vous rappelons de remplir le Formulaire des Renseignements pour les cas d’urgence qui sera inclus dans votre trousse d’information à la conférence et de la remettre à Guylène Lepage   au début de la conférence.
  • Nous planifions des collations préparées individuellement pour les participants à la suite hospitalière dans la soirée du mercredi. Si vous avez des restrictions alimentaires, des limitations, veuillez en informer Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org au plus tard le vendredi 9 septembre.
  • La participation virtuelle se limite à la Conférence des Présidents-Présidentes seulement.
  • Le lien vers la conférence sera envoyé dans la semaine précédant la conférence.
  • Si un délégué/substitut/observateur doit annuler sa participation, prière d’informer Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org le plus tôt possible.
  • Prière de noter que dépendant de la progression de la pandémie COVID 19, le port du masque pourrait être obligatoire.
  • Tous les événements du SEI sont sans parfum.

En toute solidarité,

MarcBriereSignature

Marc Brière
Président national