Réunion du Conseil exécutif / Conférence des présidentes et des présidents de mars 2023

Bulletin
01/23

À : Conseil exécutif
      Substituts aux vice-présidentes régionales et vice-présidents régionaux
      Présidentes et présidents de section locale
      Personnel du SEI

Objet: Réunion du Conseil exécutif / Conférence des présidentes et des présidents de mars 2023

Les réunions susmentionnées auront lieu à l'hôtel Delta, au 101, rue Lyon, Ottawa selon les modalités et horaire suivants :

 

Réunion du Conseil exécutif:

  • La réunion du Conseil exécutif aura lieu du lundi 20 mars au mercredi 22 mars 2023 dans la salle Panorama. L’arrivée des officiers du Conseil exécutif se fera le dimanche 19 mars et le départ le dimanche 26 mars.
  • Veuillez prendre note que la réunion se tiendra en présentiel de 9 h à 17 h, heure normale de l'Est (HNE). Il y aura une pause dîner de 11 h 45 à 13 h 15 et des pauses santé de 10 h 15 à 10 h 30 et de 15 h à 15 h 15.  
  • Officiers du Conseil exécutif, veuillez envoyer vos rapports, motions, points de l'ordre du jour et documents justificatifs au plus tard le lundi 27 février à Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org.

Conférence des présidentes et des présidents

  • La conférence des présidentes et des présidents de mars 2023 se tiendra dans un format hybride (en présentiel et virtuel) du jeudi 23 mars au samedi 25 mars 2023. L’arrivée des participant-e-s se fera le mercredi 22 mars et le départ le dimanche 26 mars, au plus tard à midi.
  • Pour les délégué-e-s /observateurs(trices) qui participent en présentiel, la conférence aura lieu dans la Salle de Bal International de l'Hôtel Delta. La suite hospitalière sera située à la salle Pinnacle - niveau Penthouse.
  • Pour les délégué-e-s /observateurs(trices) qui participent virtuellement, le lien vous sera envoyé dans la semaine précédant la conférence.
  • Veuillez noter que les heures de la conférence (dans les deux formats) seront:
    Jeudi, 23 mars de 13h15 à 17h00 (HNE).
    Vendredi 24 mars et samedi 25 mars de 9h00 à 17h00 (HNE).
    Il y aura une pause dîner de 11h45 à 13h15 et des pauses santé de 10h15 à 10h30 et de 15h00 à 15 h15 (HNE).

**Président-e-s locaux

Points à l'ordre du jour, motions et documents justificatifs

  • Prière d’envoyer les points de l’ordre du jour, motions et documents justificatifs par courriel au plus tard le lundi 27 février à Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org afin d'assurer la traduction et la distribution dans la trousse de conférence de chaque participant-e.
  • Un court résumé de vos points est requis. Le résumé sera transcrit dans le procès-verbal tel que soumis.

Réservations de chambres d’hôtel

  • Les président-e-s des sections locales sont automatiquement enregistré-e-s comme délégué-e-s. Une réservation de chambre est faite pour vous et sera portée au compte principal. Vous êtes néanmoins responsable de payer vos propres dépenses personnelles et frais accessoires.
  • Pour les président-e-s de sections locales qui ne participent pas à la conférence, prière d’aviser et de soumettre le nom de votre délégué-e substitut à Guylène Lepage à lepageg@ute-sei.org au plus tard jeudi le 16 mars à 12h00.

Participation virtuelle

  • Pour les délégué-e-s qui choisissent de participer virtuellement, veuillez s’il vous plaît informer et soumettre une adresse courriel personnelle à Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org au plus tard jeudi le 16 février à 12h00 afin de nous assurer de ne pas faire de réservation de chambre en votre nom et également s’assurer que vous receviez le lien afin de participer à la conférence.

Dépenses

  • Un chèque d'avance vous sera envoyé par courrier sous pli séparé. Toutes les autres sommes dues seront payées lors de la conférence si une demande de remboursement de frais est soumise avant 11 h 45 le vendredi 24 mars. 
  • Pour les demandes reçues après cette date limite, un chèque ou un dépôt direct sera traité la semaine suivante. Les chèques qui sont postés dans la semaine suivant la conférence arrive généralement par la poste dans un délai de 10 jours ouvrables la semaine suivante.
  • Les argents remboursés par dépôt direct sont généralement traités le jour même, et dépendant de l’institution financière, sont généralement déposés dans votre compte bancaire le jour où le transfert a été effectué.
  • Le Bureau national du SEI ne versera pas d'indemnité journalière aux délégués participant à la Conférence des présidentes et des présidents en format virtuel, car ils y assisteront depuis leur domicile.

**OBSERVATEURS-OBSERVATRICES

  • Les sections locales qui souhaitent amener ou inscrire virtuellement un ou des observateurs(trices)  à la Conférence des présidentes et des présidents devront soumettre le(s) nom(s) et adresses  courriel personnelles directement à Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org au plus tard jeudi le 16 février à 12h00.
  • Guylène Lepage répondra à chaque demande reçue par courriel pour s'assurer que tous les observateurs(trices) soient inscrit-e-s et que l'hébergement soit effectué en conséquence ou que le lien soit transmis. Veuillez la contacter si vous ne recevez pas de réponse.
  • Les demandes de réservation de chambres d’hôtel reçues après cette date seront soumises à la disponibilité des chambres d'hôtel.

Veuillez prendre note des informations importantes suivantes :

  • Pour tout changement concernant vos réservations, veuillez contacter Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org.
  • Nous vous rappelons que la Conférence des présidentes et présidents se termine à 17h00 le samedi. Tous les délégué-e-s sont tenu-e-s de participer jusqu'à l'ajournement officiel.  Tout départ anticipé qui n'est pas approuvé par le président ou le vice-président responsable des finances peut entraîner la perte de l'indemnité journalière.
  • Pour les délégué-e-s qui assistent à la Conférence des présidentes et de présidents, le SEI national remboursera le salaire d'une journée complète pour chaque jour (jeudi et vendredi).
  • Nous vous rappelons de compléter le Formulaire des Renseignements pour les cas d’urgence qui sera inclus dans votre trousse d’information à la conférence et de la remettre à Guylène Lepage.
  • Nous avons prévu des collations préparées individuellement pour les participants à la suite hospitalière dans soirée du mercredi. Si vous avez des restrictions alimentaires, des limitations, veuillez en informer Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org au plus tard le vendredi 10 mars.
  • Si un délégué-e/substitut/observateur(trice) doit annuler sa participation, prière d’informer Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org dans les plus brefs délais.
  • Prière de noter que dépendant de la progression des variants de la pandémie, le port du masque pourrait être obligatoire.
  • Tous les événements du SEI sont sans odeur.

En toute solidarité,

signature de Marc Brière
Marc Brière
Président national