Référence du Conseil de direction : 02.13
Date d’entrée en vigueur : 20 juin 2002

POLITIQUE DU PROGRAMME
D’AIDE AUX EMPLOYÉS

Division du Programme d’aide aux employés
DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES

TABLE DES MATIÈRES

AGENCE DU REVENU DU CANADA
POLITIQUE DU PROGRAMME D’AIDE AUX EMPLOYÉS

ÉNONCÉ DE POLITIQUE

L’Agence du revenu du Canada (ARC) s’engage à promouvoir, à favoriser et à maintenir le bien-être de son effectif diversifié. De nombreuses situations peuvent avoir un effet sur les relations interpersonnelles, la santé et le rendement au travail des employés. L’ARC croit qu’il est important d’offrir de l’aide aux employés qui se trouvent dans ces situations et de les encourager à demander volontairement de l’aide aussitôt que possible, afin de réduire au minimum les effets négatifs sur leur vie professionnelle et personnelle.

La politique du Programme d’aide aux employés (PAE) de l’ARC vise à aider les employés qui éprouvent des problèmes personnels, des problèmes de santé ou des problèmes liés au travail en leur offrant, ainsi qu’aux membres de leur famille, un PAE efficace, confidentiel, neutre et facultatif, sans nuire à leur sécurité d’emploi ni à leur avancement professionnel.

APPLICATION DE LA POLITIQUE

La politique s’applique aux employés de l’ARC ainsi qu’aux membres de leur famille, selon la définition de cette expression dans cette politique.

EXIGENCES DE LA POLITIQUE

L’ARC s’engage à :

• Offrir un PAE qui soit doté de points d’accès multiples (conseillers contractuels, coordonnateurs-conseillers de l’ARC et agents de référence) 

  L’ARC est consciente que les employés réagissent à leurs problèmes personnels de différentes façons et que la même approche peut ne pas convenir à tous. Par conséquent, elle s’engage à faciliter l’accès aux services du PAE par l’entremise de son réseau d’agents de référence, de coordonnateurs-conseillers et de conseillers contractuels.

• Assurer la confidentialité des services

  L’ARC s’engage à assurer une confidentialité rigoureuse dans le cadre du programme. Aucun élément discuté entre un employé (ou un membre de sa famille) et les fournisseurs de services du PAE ne sera communiqué sans le consentement écrit et signé de l’employé ou du membre de sa famille concerné. Les seules limites qui pourraient s’appliquer à la confidentialité sont les cas où des enfants sont victimes de violence, une vie est menacée, il y a un risque sérieux de violence ou de blessure pour un tiers, ou la divulgation d’un renseignement est exigée par la loi.

  Les dossiers des clients du PAE qui sont tenus par les professionnels (coordonnateurs-conseillers de l’ARC ou conseillers contractuels) sont protégés et sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les employés qui veulent avoir accès à leur propre dossier peuvent tout simplement le demander à leur conseiller.
   

• Offrir un PAE qui soit neutre

  Les agents de référence, les coordonnateurs-conseillers et les conseillers contractuels du PAE doivent rester neutres en ce qui a trait aux différends entre les clients du PAE, leur syndicat ou la direction.
   

• Veiller à ce que le recours au PAE soit toujours facultatif

  Le PAE est un programme en milieu de travail qui offre de l’aide aux employés pour résoudre leurs problèmes. Personne ne peut obliger un employé à avoir recours aux services du PAE; c’est toujours l’employé qui doit choisir de le faire. Le recours au PAE ne saurait servir de mesure disciplinaire ni protéger les employés contre de telles mesures. Par ailleurs, il incombe aux gestionnaires de recommander le PAE aux employés qui sont aux prises avec des problèmes personnels, des problèmes de santé ou encore des problèmes liés au travail qui peuvent avoir des répercussions sur leur rendement au travail.

   

• Veiller à ce que tous les employés aient accès au programme

  L’ARC veillera à ce que les services du programme soient disponibles dans tous les bureaux, et les gestionnaires s’assureront que les employés peuvent s’absenter durant les heures de travail, tout en étant rémunérés, pour avoir accès aux services.

• Consulter les syndicats sur les objectifs, la structure, les politiques, les stratégies et les questions touchant le programme

  L’ARC et ses employés ont besoin de l’importante contribution des syndicats pour élaborer un programme qui répond aux besoins de son effectif diversifié. Une consultation sérieuse ne se limite pas à un échange d’information; la direction s’emploiera plutôt à connaître le point de vue des syndicats sur toutes les questions touchant la conception et l’élaboration du programme, par l’entremise du Comité consultatif national du PAE, ainsi qu’à en tenir compte et à en assurer le suivi.
   

• Faire participer les syndicats à la mise en œuvre et aux activités du programme

  Les représentants syndicaux locaux jouent un rôle important pour déterminer les besoins en matière de services, trouver des idées sur la promotion du programme et évaluer les services offerts. La participation des syndicats sera encouragée à l’échelle locale, par l’entremise des comités consultatifs locaux du PAE.
   

• Faire en sorte que les employés soient au courant des services offerts dans le cadre du programme

  Il existe une corrélation directe et positive entre l’importance des activités de promotion d’un programme et le recours à ce programme. Les fournisseurs de services du PAE et les comités du PAE veilleront à la promotion régulière et efficace du programme.
   

• Veiller à ce que les services du PAE soient offerts en français et en anglais 

  Conformément à la politique sur les langues officielles en matière de langue de travail, les fournisseurs de services du PAE feront le nécessaire pour que, dans les régions désignées bilingues, tous les services, toutes les séances de formation et toutes les publications du PAE soient disponibles simultanément dans les deux langues officielles et que les préférences linguistiques des employés soient respectées. Dans les régions unilingues, le réseau du PAE fera tout ce qu’il peut pour que les services, les séances de formation et les publications soient disponibles dans la langue officielle choisie par chaque employé.

• S’assurer que les membres du réseau du PAE reçoivent la formation nécessaire à l’exécution de leurs fonctions

  Les membres des comités locaux, les agents de référence et les coordonnateurs-conseillers jouent un rôle important dans le cadre du programme et ont besoin d’un appui soutenu et d’une formation adéquate. 

Services offerts

• Évaluation, counseling à court terme, orientation et suivi

  Les coordonnateurs-conseillers et les conseillers contractuels du PAE fournissent une évaluation individuelle des problèmes personnels ou émotionnels ou des problèmes liés au travail, ainsi que du counseling à court terme en tête-à-tête lorsque cela est approprié. Ils orientent aussi les employés vers des ressources appropriées au sein de l’ARC (p. ex. le service de règlement alternatif des différends) ou de la collectivité lorsque des services à long terme ou spécialisés sont nécessaires (p. ex. les services de conseillers en crédit et de planification financière). Les agents de référence offrent du soutien, facilitent l’accès aux conseillers du PAE et fournissent des renseignements sur les ressources disponibles à l’ARC et dans la collectivité. Le suivi est assuré par tous les fournisseurs de services pour garantir qu’on a répondu aux besoins. Les services peuvent être fournis pendant ou après les heures de travail. Les employés peuvent choisir n’importe quel fournisseur de services de leur secteur.

  Voici des exemples de problèmes pour lesquels les employés et les membres de leur famille peuvent faire appel au PAE : anxiété, dépression, deuil ou perte d’un être cher, problèmes de relations interpersonnelles, problèmes liés au style de vie, stress, difficultés d’adaptation au changement, insatisfaction à l’égard du travail, conciliation de la vie professionnelle et de la vie familiale, difficultés financières, abus d’alcool et d’autres drogues, soins à donner à des enfants ou à des personnes âgées.
   

• Gestion du stress à la suite d’incidents critiques

  Un incident critique est une situation exceptionnelle qui cause de fortes réactions émotionnelles ou physiques pouvant nuire à la capacité de fonctionner des employés, tant sur le coup que plus tard. Il peut s’agir d’une prise d’otages, de la mort d’un employé au travail, du suicide d’un collègue ou encore d’un désastre naturel tel qu’un tremblement de terre ou une inondation. Quand un tel incident se produit, le PAE offre une intervention sous la forme de séances d’information, de désamorçage et de verbalisation, afin d’amoindrir les répercussions de l’incident et d’accélérer le processus de rétablissement avant que les réactions au stress nuisent à la santé, à la vie de famille et au rendement des employés au travail.
   

• Services de consultation pour les gestionnaires, les superviseurs et les représentants syndicaux

  Le PAE peut fournir des conseils et de la formation aux gestionnaires, aux superviseurs et aux représentants syndicaux sur la façon de reconnaître les employés qui pourraient éprouver des problèmes personnels, des problèmes de santé ou encore des problèmes liés au travail, et sur la façon de les encourager à avoir recours au PAE.
   

• Séances de formation et d’information sur le PAE et sur des sujets liés à la santé

  La PAE s’intéresse beaucoup au mieux-être et à la prévention. Des programmes de formation et des séances d’information sur les services du PAE et le mieux-être sont offerts aux employés.

Accès aux services

• Les employés peuvent communiquer avec le fournisseur de services de leur choix (conseiller contractuel, coordonnateur-conseiller ou agent de référence). Les noms et numéros de téléphone des fournisseurs de services sont affichés sur les babillards et se trouvent sur le site Internet du PAE d’InfoZone.

• Les employés peuvent avoir accès aux services du PAE durant les heures de travail, en demandant un congé (p. ex. rendez-vous avec un médecin ou un dentiste, congé pour obligations familiales, congé personnel).
   
• Les employés peuvent également avoir recours aux services du PAE en dehors des heures de travail.
   
• Pour les traitements à long terme ou en cours qui ne font pas partie des services du PAE, les employés ont droit aux congés prévus dans la convention collective en vigueur. 

RÉVISION

La mise en œuvre de cette politique sera contrôlée périodiquement par le Bureau national du PAE et sera révisée au besoin.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Comité consultatif national du PAE

• Fournir des conseils au Bureau national du PAE sur les objectifs, la structure, les politiques et les stratégies du programme ainsi que sur les questions connexes.

• Contrôler le rendement du programme.

Bureau national du PAE

• Fournir une orientation et des conseils fonctionnels à l’échelle nationale. 

• Élaborer des politiques, des directives, des lignes directrices, des stratégies (de promotion), des plans (de formation et d’évaluation) et des outils (brochures, affiches, cours, etc.). 

• Établir des normes professionnelles de rendement et de prestation des services. 

• Évaluer le rendement des coordonnateurs-conseillers en ce qui a trait aux services cliniques. 

• Contrôler le rendement du programme en consultation avec le Comité consultatif national du PAE. 

• Répartir les budgets de fonctionnement régionaux du PAE. 

Coordonnateurs-conseillers du PAE

• Donner des conseils aux directions régionales et locales sur l’interprétation et l’application de la politique et des normes et sur l’administration du programme.

• Fournir une orientation fonctionnelle aux agents de référence, aux membres des comités locaux et aux conseillers contractuels.

• Gérer le programme dans leur secteur de responsabilité.

• Sélectionner, encadrer et superviser les agents de référence.

• Gérer les contrats du PAE.

• Élaborer des plans de promotion, de formation et d’évaluation ainsi que des plans d’intervention à la suite d’incidents critiques.

• Surveiller le rendement du programme et présenter des rapports au Bureau national du PAE sur l’utilisation du programme.

• Donner de la rétroaction au Bureau national du PAE sur les questions relatives à la politique et au programme.

• Mener des activités de promotion, d’information et de formation.

• Fournir des services directs aux clients (évaluation clinique, counseling à court terme, orientation et suivi, gestion du stress à la suite d’incidents critiques) ainsi que des services de consultation aux représentants de la direction et des syndicats. 

Comités consultatifs locaux du PAE

• Conseiller les coordonnateurs-conseillers du PAE et trouver des idées pour les activités relatives au programme. 

• Participer à l’élaboration des plans de promotion et d’information avec le coordonnateur-conseiller.

• Faire la promotion du programme.

• Favoriser le mieux-être au moyen de séances d’information préventives sur des sujets d’intérêt, et reconnaître le mérite des personnes ou des équipes de travail qui contribuent au mieux-être en milieu de travail.

• Participer à l’élaboration de plans de formation et d’évaluation.

• Participer à la détermination des besoins liés au programme et aux contrats et à l’évaluation de ces derniers.

Conseillers contractuels du PAE

• Fournir des services directs aux clients (évaluation clinique, counseling à court terme, orientation et suivi, séances de verbalisation à la suite d’un incident critique) ainsi que des services de consultation aux représentants de la direction et des syndicats. 

• Mener, sur demande, des activités de promotion, d’information et de formation. 

• Participer à l’élaboration de plans de promotion, d’information et de formation avec le coordonnateur-conseiller. 

• Fournir périodiquement des statistiques sur le programme au coordonnateur-conseiller de la région ou du district. 

• Participer aux réunions de comités du PAE, selon les besoins. 

Agents de référence

• Fournir un soutien confidentiel et prêter une oreille attentive aux employés qui ont recours à leurs services. 

• Faciliter l’accès aux conseillers internes et contractuels du PAE. 

• Donner des renseignements sur les ressources disponibles à l’ARC (p. ex. conseiller local en règlement des différends) ou dans la collectivité (p. ex. groupes d’entraide, garderie). 

• Participer à l’élaboration de plans de promotion, d’information, de formation et d’évaluation avec le coordonnateur-conseiller. 

• Faire la promotion du programme. 

• Participer à la détermination des besoins liés au programme et aux contrats et à l’évaluation de ces derniers. 

Représentants syndicaux

• Soutenir le programme et encourager leurs membres à tirer parti des services confidentiels qu’offre le PAE lorsqu’ils en ressentent le besoin.

• Informer leurs membres sur les avantages du PAE et sur le temps dont ils peuvent disposer pour recourir aux services du programme.

• Appuyer et encourager leurs membres dans le cadre du suivi à assurer.

• Siéger aux comités consultatifs locaux du PAE, selon les besoins 

Gestionnaires/superviseurs

• Appuyer le programme et veiller à ce que les employés soient informés des services, de la façon d’y recourir et du temps dont ils peuvent disposer pour le faire.

• Recommander le PAE aux employés qui éprouvent des problèmes personnels, des problèmes de santé ou encore des problèmes liés au travail.

• Veiller à ce que des services de gestion du stress soient fournis aux employés qui ont vécu un incident critique, et être particulièrement attentifs après un incident comportant l’usage de la force.

• Accorder des absences autorisées payées aux employés qui désirent utiliser les services du PAE.

• Accorder des congés, conformément à la convention collective en vigueur, aux employés qui ont besoin d’un traitement continu.

• Accorder aux employés le temps voulu pour qu’ils participent aux activités de promotion et aux séances d’information et de formation organisées par le PAE, sous réserve des besoins du service.

• Accorder le temps voulu aux membres des comités et aux agents de référence pour qu’ils participent aux activités du PAE, telles que les séances de formation, les réunions et les séances d’information. Dans le cas des agents de référence, leur accorder le temps voulu pour rencontrer individuellement les employés qui ont recours à leurs services.

• Appuyer la formation sur le PAE de l’ARC à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux, et participer à cette formation.

• Siéger aux comités consultatifs locaux du PAE, selon les besoins.

• S’ils sont chargés de contrats du PAE, veiller à ce que les spécialistes fonctionnels appropriés (les coordonnateurs-conseillers du PAE, la Gestion du matériel) soient consultés, à ce que les modèles de contrat et les clauses contractuelles obligatoires soient utilisés pour tous les contrats du PAE, et à ce que les contrats soient attribués par voie de concours. 

Participation des employés

• On encourage les employés à se renseigner sur le programme en visitant le site Web ou en assistant à des séances d’information.

• Les employés qui souhaitent avoir recours au programme pendant les heures de travail doivent suivre la procédure habituelle pour demander la permission de s’absenter de leur poste ou de leur lieu de travail. 

RENSEIGNEMENTS ADDITIONNELS

Définitions

Incident critique

Toute situation exceptionnelle qui cause de fortes réactions émotionnelles ou physiques pouvant nuire à la capacité de fonctionner des employés, tant sur le coup que plus tard.

Employé

Toute personne à l’emploi de l’Agence du revenu du Canada, qui occupe un poste indéterminé ou déterminé, y compris les étudiants et les employés embauchés à temps partiel.  Ne comprend pas les entrepreneurs, les fournisseurs, etc.

Membre de la famille

La personne avec qui l’employé est marié ou vit en union de fait, ses enfants à charge (y compris les enfants en famille d’accueil et les enfants de l’époux ou conjoint de fait) ou toute autre personne apparentée qui réside en permanence chez l’employé ou avec qui celui-ci réside en permanence, et qui est à sa charge.

Fournisseurs de services

Conseiller contractuel

Conseiller professionnel œuvrant dans la communauté qui a signé un contrat avec l’ARC pour fournir des services d’évaluation, de counseling à court terme, d’orientation et de suivi.

Coordonnateur-conseiller de l’ARC

Conseiller professionnel employé par l’ARC qui gère le PAE dans sa région et qui fournit des services d’évaluation, de counseling à court terme, d’orientation et de suivi. Le coordonnateur-conseiller apporte également son appui au réseau d’agents de référence.

Agent de référence

Employé de l’ARC, sélectionné et spécialement formé, qui est présent en milieu de travail et est au courant des services offerts par le PAE. L’agent de référence offre du soutien, facilite l’accès aux conseillers du PAE et donne de l’information sur les ressources disponibles à l’ARC et dans la communauté.

Counseling à court terme

Brève intervention, axée sur la recherche de solutions. Ce service est fourni par des conseillers professionnels seulement (soit un coordonnateur-conseiller de l’ARC, soit un conseiller contractuel). Il ne vise pas à remplacer les services de counseling offerts dans la communauté; les cas nécessitant un traitement spécialisé ou à long terme sont renvoyés aux ressources appropriées.

Problèmes liés au travail

Problèmes découlant directement du travail d’un employé (insatisfaction par rapport au travail, problèmes de relations interpersonnelles, stress, etc.).

Références

• Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada – Politiques et publications – Sécurité et santé au travail, Le Programme d’aide aux employés - 1-02 (1995‑05‑29)
• Bulletins du PAE
• Site Web national du PAE :

•  http://infozone.rc.gc.ca/francais/r2732472/pae/default.htm

Demandes de renseignements

Veuillez communiquer avec votre coordonnateur-conseiller du PAE ou avec le Bureau national du PAE.

Annexes

• Mandat – Comité consultatif national du PAE
• Mandat – Comités consultatifs locaux du PAE