Lignes directrices pour la rédaction du mandat d'un comité local ou régional de l'équité en matière d'emploi / de la diversité

Objectifs :

Faciliter la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi et la communication aux employé-e-s des questions relatives à l’équité en matière d’emploi et à la diversité.

Veiller à ce que la consultation et la collaboration avec les représentantes et représentants syndicaux et les représentantes et représentants des groupes d’équité couvrent tous les aspects et toutes les phases du processus d’équité en matière d’emploi / de diversité.

Participer à la préparation, à la mise en œuvre et à la révision des plans locaux / régionaux d’équité en matière d’emploi.

Composition

Il y a deux (2) coprésidentes ou coprésidents, soit un ou une (1) pour le syndicat et l’autre pour la direction (poste exclu).

Chacun des syndicats présents dans le milieu de travail est représenté :
1. La coprésidente ou le coprésident syndical est choisi par les représentantes et représentants syndicaux. (Cela n’empêche pas la rotation de la présidence parmi les représentantes et représentants syndicaux); et
2. Les représentantes et représentants syndicaux sont des personnes qui ont démontré une passion pour l’équité en matière d’emploi et la diversité.
La coprésidente ou le coprésident patronal est du niveau de directeur adjoint ou directrice adjointe, au minimum.
Chacun des cinq (5) groupes d’équité − à savoir les Autochtones, les personnes handicapées, les femmes, les GLBT (gais, lesbiennes, bisexuel(le)s et transgenres) et les membres raciaux visibles − est représenté.
1. La sélection de ces membres est faite par les coprésidentes ou coprésidents ou, s’il y a des sous-comités en place, les membres des sous-comités choisissent leurs représentantes ou représentants au comité.
La coprésidente patronale ou le coprésident patronal choisit un (1) coordonnateur ou une (1) coordonnatrice des réunions.

Rôles et responsabilités :

Toutes les parties s’efforcent de se mettre d’accord sur chaque étape du processus d’équité en matière d’emploi et sur les décisions de fond à prendre dans le cadre de ce processus. L’obligation conjointe devrait comprendre le droit à l’égalité de représentation au sein des comités décisionnels ainsi que le droit à la pleine divulgation.

Les coprésidentes ou coprésidents sont responsables de ce qui suit :

En général, questions de chances égales;

Coordination des efforts du comité;

Voir à faire envoyer aux membres du comité le procès-verbal de toutes les réunions et toute la correspondance pertinente;

Donner des avis au comité sur les questions d’équité en matière d’emploi;

Approuver toutes les communications officielles du comité;

Recommander la dépense du budget au nom du comité des chances égales;

Participer au sondage sur l’effectif (auto-identification);

Étudier et analyser les résultats de l’analyse de l’effectif;

Effectuer l’étude des systèmes d’emploi;

Préparer le plan d’action d’équité en matière d’emploi et en soumettre la recommandation à la directrice ou au directeur;

Suivre les progrès et la mise en œuvre du Plan d’action;

Promouvoir et appuyer la sensibilisation à l’équité en matière d’emploi en milieu de travail selon les indications du Plan d’action;

Participer à la mise sur pied de séances syndicales-patronales conjointes d’information sur les questions d’équité et de diversité, selon les indications du Plan d’action;

Offrir une séance d’orientation aux membres du comité;

Faire participer au moins une (1) représentante ou un (1) représentant de la dotation au jury de sélection pour le groupe d’équité concerné.

Les membres du comité sont responsables de ce qui suit :

Participer activement aux questions d’équité en matière d’emploi en en faire la promotion;

Tenir le comité informé de leurs activités;

Participer au sondage sur l’effectif (auto-identification);

Étudier et analyser les résultats de l’analyse de l’effectif;

Effectuer l’étude des systèmes d’emploi;

Préparer le Plan d’action d’équité en matière d’emploi et le recommander à la directrice ou au directeur;

Suivre les progrès et la mise en œuvre du Plan d’action;

Promouvoir la sensibilisation à l’équité en matière d’emploi et à la diversité en milieu de travail, selon les indications du Plan d’action;

Participer à la mise sur pied de séances syndicales-patronales conjointes d’information sur les questions d’équité et de diversité, selon les indications du Plan d’action;

Aider les employé‑e‑s avec les questions d’équité et de diversité.

La coordonnatrice ou le coordonnateur des réunions est responsable de ce qui suit :

Tenir tous les dossiers;

Rédiger les procès-verbaux;

Distribuer les documents et l’information à tous les membres du comité entre les réunions;

Accomplir les autres tâches attribuées par les coprésidentes ou coprésidents.

Durée du mandat des membres du comité

La durée du mandat est laissée à la discrétion des membres du comité local ou régional.

Réunions du comité

Les réunions se tiennent pendant les heures de travail.

Les représentantes et représentants syndicaux et les membres des groupes d’équité doivent se voir accorder du temps rémunéré pour s’acquitter de leurs fonctions de membres du comité, y compris pour la préparation des réunions.

Les réunions ont lieu au moins tous les trimestres.

Formation

Les membres du comité reçoivent une orientation et une formation appropriées sur l’esprit et les exigences de la Loi sur l’équité en matière d’emploi.

Ils reçoivent une formation complémentaire en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités au sein du comité.

Obligation de rendre compte

Les représentantes et représentants syndicaux font rapport aux dirigeantes et dirigeants de leur section locale.

Les représentantes et représentants patronaux font rapport à leur directrice ou directeur.

Financement

Le comité local obtient un budget d’équité en matière d’emploi pour financer les initiatives locales.

Les dépenses de ces fonds sont décidées par les membres du comité.

Ce budget ne doit pas servir à la formation.

Références :

Loi sur l’équité en matière d’emploi
Règlement sur l’équité en matière d’emploi
Ligne directrice no 3 sur l’équité en matière d’emploi (consultation et collaboration)

Documents de référence recommandés

Politiques et pratiques de l’employeur en matière de recrutement, de maintien à l’effectif, de promotion, de mutations et de conditions d’emploi
Conventions collectives
Taux de rémunération, avantages sociaux et systèmes de classification
Mesures qui se trouvent dans le plan d’équité en matière d’emploi et calendriers de mise en œuvre de ces mesures
Résultats du sondage sur l’effectif, de l’analyse de l’effectif et de l’étude des systèmes d’emploi
Tous les renseignements que l’employeur prend en compte dans ses décisions d’équité en matière d’emploi, ainsi que tout renseignement complémentaire nécessaire pour formuler une position en matière d’équité − que l’employeur traite ou pas d’un enjeu particulier au moment de la demande
Information sur la conception du processus de collecte de l’information pour fins d’équité en matière d’emploi afin de faciliter la participation syndicale
Information concernant tout l’effectif de l’employeur et pas uniquement celui de l’unité de négociation que le syndicat représente

Le 5 mars 2013