RÈGLEMENT NO. 13 - REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

13.1  REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

Le présent règlement a pour objet de pourvoir au remboursement des dépenses occasionnées dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI.

13.2 PER DIEMS

13.2.1 Dirigeantes/Dirigeants

1. Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif qui travaillent pour le compte du SEI à l'extérieur de leur région métropolitaine reçoivent un per diem selon 13.2.1 (1) pour couvrir les frais de repas et les faux frais. Ce montant est payé à ceux qui sont autorisés par le SEI et non rémunérés par le SEI à partir du jour de leur départ de leur résidence jusqu’à et y compris le jour du retour.
2. (a) Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif qui assistent à  une  réunion du Conseil exécutif, à une conférence des présidentes et des présidents, à une réunion des comités nationaux, à une conférence régionale, à une conférence inter‑régionale, à un congrès, au congrès d'une fédération de travail, à un congrès du Congrès du travail du Canada ou à toute autre conférence du SEI dans leur région métropolitaine reçoivent le per diem mentionné au règlement. La dirigeante ou le dirigeant qui assiste à une réunion d’un comité national et loge à l’hôtel sans l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président touche le per diem mentionné au règlement.
   
   (b) Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif qui assistent à une réunion d’un comité national tenue au Bureau national du SEI et qui ne reçoivent pas de per diem selon la clause (a) ont droit au per diem de déjeuner mentionné au règlement. Le per diem de dîner prévu au règlement peut être versé avec l’approbation de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.
3. Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif et les représentantes ou les représentants d'appel nommés par le SEI touchent le per diem mentionnée au règlement lorsqu'ils représentent une appelante ou un appelant ou agissent comme conseiller technique à une audience dans leur région métropolitaine. 
4. Les représentantes et représentants aux appels du SEI ont droit au remboursement des dépenses réelles engagées dans le cadre de la représentation d’une appelante ou d’un appelant, en sus du per diem dont il est question au paragraphe précédent.

5. Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit au remboursement des repas nécessaires, conformément aux taux du Syndicat énumérés ci-dessous, et aux frais de déplacement et de stationnement occasionnés dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI à l'intérieur de la région métropolitaine de leur résidence à l’exception de ce qui est prévu au règlement.
   
    

   JOURNALIER
   (a)	Petit déjeuner	30 $
   (b)	Déjeuner	40 $
   (c)	Dîner	55 $
   	Total	125 $

13.2.2 Membres

1. (a) Les membres du SEI qui ne sont pas des dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit de recevoir un per diem selon 13.2.1 (5) pour les dépenses occasionnées dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI et non rémunérés par le SEI à l'extérieur de leur région métropolitaine, ou lorsqu’ils participent à une conférence des présidentes et présidents, ou à toute autre conférence du SEI dans leur région métropolitaine. Le per diem pour les conférences régionales et inter‑régionales est établie par la vice-présidence régionale.
   (b) Pour une réunion de comité national pour laquelle il est hébergé dans un hôtel, avec l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président, le membre reçoit le per diem mentionné au règlement.
   (c)  Les membres qui assistent à une réunion de comité national tenue au Bureau national du SEI et qui ne reçoivent pas de per diem en vertu de l’alinéa b) reçoivent l’indemnité de déjeuner mentionnée au règlement. L’indemnité de dîner mentionnée du règlement peut être payée avec l’approbation de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.
2. Les membres du SEI qui ne sont pas des dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit au remboursement des repas nécessaires, conformément aux taux du SEI énumérés au règlement, et aux frais de déplacement et de stationnement,  occasionnés dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI dans la région métropolitaine de leur résidence, à l'exception de ce qui est indiqué au règlement.

13.2.3 Circonstances exceptionnelles 

1. Lorsqu’il est déterminé par le président national du SEI que des conférences et/ou des congrès en personne ne peuvent avoir lieu en raison d’une catastrophe naturelle, d’un conflit du travail, d’une pandémie ou de toute autre circonstance imprévue décidée par l’autorité susmentionnée, 
   
   1. La conférence et/ou le congrès ne doit pas avoir lieu pendant le week-end ou les congés payés. 
   2. Dans les rares cas où une réunion doit avoir lieu pendant le week-end, les délégués reçoivent une allocation égale à l’indemnité journalière pour le samedi, le dimanche ou le jour férié au cours duquel la réunion a lieu.

13.3 AVANCES

1. Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ne peuvent obtenir plus de trois (3) avances en même temps, à moins qu'elles n'aient été autorisées par la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.  
2. Avant d'obtenir une avance, les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif fournissent, au meilleur de leur connaissance, un compte détaillé de l'utilisation qu'ils feront de cette avance, à moins que celle-ci ne soit utilisée pour une réunion du  Comité  exécutif, pour une conférence des présidentes et présidents ou une réunion d'un comité du SEI.
3. Il n’est pas fait d’avance à un membre pour un montant inférieur à cent cinquante dollars (150 $), sauf autorisation de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.
4. Les avances approuvées pour un membre y compris un membre du personnel, ne comprennent que les frais de déplacement, d’hôtel, et le per diem. La partie de l’avance concernant les déplacements est normalement au montant d’un tarif aérien de la classe Flex. Tout autre tarif aérien doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.

13.4 TEMPS DE DÉPLACEMENT

1. Le SEI rembourse la perte raisonnable de salaire encourue dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI.  Dans le cas des déplacements par avion, la perte raisonnable de salaire dépend de la proximité de l'aéroport, de la fréquence des envolées et de toute correspondance. Ce temps varie de rien du tout à une journée, une journée étant l'exception.
2. Si un membre est autorisé par la présidente ou le président, ou son substitut, à voyager par d'autres moyens que l'avion, la perte raisonnable de salaire encourue pour que le membre arrive à destination à une heure raisonnable est remboursée.
3. Si un membre décide de voyager par d'autres moyens que l'avion, et lorsque le déplacement par avion est plus opportun, seule la perte raisonnable de salaire qui est nécessaire pour le déplacement par avion est remboursée.
4. Tous les membres prennent leurs dispositions de voyage de façon à ne pas encourir des dépenses qui ne sont pas nécessaires ou raisonnables.

13.5  FRAIS DE DÉPLACEMENT

13.5.1 Subventions de déplacement aux sections locales

1. Les subventions de déplacement pour les déléguées et délégués et/ou les observatrices et observateurs rémunérés, que le Bureau national verse pour les Conférences et les Congrès, le sont par l’entremise de la section locale, qui est chargée de les administrer et d’en rendre compte.
2. Les subventions de déplacement pour les sections locales sont normalement égales à 2 fois le coût d’un passage aérien en classe Flex, sans reçu.  La raison d’être du 2 fois le tarif aérien en classe Flex est d’assurer la participation de la déléguée ou du délégué et d’aider les sections locales à envoyer d’autres participantes ou participants.  Tout tarif aérien autre que celui mentionné ici doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.
3. La section locale qui reçoit une subvention de déplacement et n’envoie pas de participantes ou participants doit en retourner la totalité au bureau national.

13.5.2 Frais de déplacement

1. Les frais de déplacement pour tous les autres, y compris le personnel, sont le coût effectif engagé. Cependant, si le coût dépasse le montant du tarif aérien en classe Flex, sans reçu, il faut l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.
2. Si le déplacement par automobile a été approuvé, le taux de remboursement est au taux le plus élevé établi par l’ARC pour les dix (10) provinces plus un cent (.01¢).

13.6  Allocation pour la présence d’une observatrice ou d’un observateur de la section locale à la Conférence des présidentes et présidents

1. Nonobstant l’alinéa 1(1) (j) du Statut 8, une section locale qui amène une observatrice ou un observateur à la conférence des présidentes et des présidents sera, en soumettant la documentation requise, en droit de recevoir une (1) allocation pour observatrice/observateur égale au moindre des deux montants : sept cent cinquante dollars (750 $) ou les frais réels engagés. Advenant le cas où les sections locales envoient des observatrices ou des observateurs supplémentaires, cela ne sera pas pris en compte dans le calcul des dépenses engagées.
2. La demande de remboursement mentionnée ci-dessus doit être accompagnée de tous les documents et/ou reçus nécessaires et être reçue par le bureau national à la fermeture des bureaux dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la Conférence des présidentes et des présidents.

13.7 AUTORISATION

1. Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif invités à des réunions de l'AFPC, du Congrès du Travail du Canada, de fédérations du travail ou d'autres organisations et qui dépensent des fonds appartenant au SEI soumettent leur demande d'approbation à la présidente ou au président avant que la réunion n'ait lieu.  La présidente ou le président ne peut refuser une demande sans motif valable.
2. Toute perte de salaire encourue pour se rendre au bureau national afin de rencontrer un membre du personnel du bureau national est autorisée par la présidente ou le président  avant que la réclamation puisse être examinée pour fin d'approbation.
3. Les autres dépenses non comprises dans la présente politique peuvent, avec l'accord de la présidente ou du président, être approuvées par la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.
4. Les réclamations de dépenses sont soumises à la présidente ou au président. La présidente ou le président  peut déléguer à l’adjointe exécutive ou à l’adjoint exécutif de la présidente ou du président ou à la 1^re vice-présidente ou au 1^er vice-président ou à l’agent principal des relations de travail  l’autorisation d’approuver les réclamations de dépenses.
5. Les réclamations des dépenses de la 1^re vice-présidente et du 1^er vice-président sont soumises pour vérification à la 2^e vice-présidente ou le 2^e vice-président, ou par la vice-présidente ou vice-président régional qui siège à ce moment là au comité exécutif.
6. Les réclamations des dépenses de la présidente ou du président sont également examinées par la 2^e vice-présidente ou le 2^e vice-président ou par la vice-présidente ou le vice-président régional qui siège à ce moment au comité exécutif.
7. Toutes les réclamations des dépenses, y compris celles du personnel, sont soumises pour vérification à la 1^re vice-présidente ou au 1^er vice-président.  Les paiements, au besoin, sont envoyés aux requérants.
8. Toute réclamation des dépenses contestée est référée au Conseil exécutif pour qu'il en dispose.
9. Toutes les sections locales doivent obtenir l’autorisation préalable du SEI avant de retenir les services d’un avocat si elles ont l’intention de demander au SEI de rembourser les honoraires juridiques.

13.8  JOUR DE REPOS

Les membres du Conseil exécutif ou leurs substituts lorsqu’ils sont tenus d’être présents, ont droit au remboursement d’une journée supplémentaire pour toute perte de salaire éventuellement subie, à concurrence de six (6) jours par an lorsqu’ils :

1. assistent au Conseil exécutif, suivi d’une Conférence des présidentes et présidents; ou
2. assistent à une réunion de comité national avant ou après une réunion du Conseil exécutif;
3. assistent à une réunion de comité national avant ou après une réunion du Conseil exécutif et une Conférence des présidentes et présidents; ou
4. assistent au Conseil exécutif du SEI ou à une réunion d’un comité national avant ou après une conférence ou un congrès qui dure plus de six (6) jours consécutifs.

13.9    GÉNÉRALITÉS

13.9.1 Indemnité d’hébergement non commercial

1. La présidente ou le président ou la première vice-présidente ou le premier vice-président peut approuver l’utilisation d’un moyen d’hébergement non commercial pour les affaires autorisées du SEI. Sur approbation, il est versé une indemnité de cinquante dollars (50 $) par jour/nuit.
2. L’utilisation d’un moyen d’hébergement non commercial n’autorise pas l’augmentation de quelque autre dépense qui devrait être effectuée si la personne séjournait dans un moyen d’hébergement commercial.

13.9.2  Indemnité de faux frais

Le membre utilisant un moyen d’hébergement commercial ou institutionnel (p. ex., Rigaud, Nav Can, une université) qui fournit tous les repas a droit à une indemnité de faux frais de vingt dollars (20 $) par jour, sans les jours de voyage. L’indemnité quotidienne complète s’applique aux jours de voyage.

13.9.3 Reçus

1. Les reçus suivants doivent être joints aux réclamations de dépenses:
   
   1. frais d’hôtel payés;
   2. coût du billet d’avion payé; et
   3. dépenses diverses.
2. Le remboursement de ces réclamations de dépenses se fera le plus tôt possible.
3. La justification de chaque dépense réclamée devrait être indiquée le plus clairement possible.

13.10  LIGNES DIRECTRICES SUR LES DÉPENSES

L’objet des Lignes directrices ci‑après est de préciser les Statuts et Règlements du SEI pour ce qui est du remboursement des dépenses.

Les présentes Lignes directrices concernent les dépenses des personness’occupant d’affaires syndicales autorisées. Ces personnes sont définies comme la présidente ou le président, la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président, la 2^e vice-présidente ou le 2^e vice-président, les vice-présidentes régionales ou vice-présidents régionaux, les substituts aux vice-présidentes régionales ou aux vice-présidents régionaux, les membres de comité, le personnel et tout autre membre s’occupant d’affaires syndicales autorisées.

1. Subventions de déplacement : Subvention accordée par le SEI aux sections locales pour couvrir le transport aérien, mais pas le transport au sol, comme les taxis, le kilométrage à destination et au départ de l’aéroport et/ou le stationnement.
2. Transport au sol : Cela comprendrait les frais de taxi de chez vous à l’aéroport, à la gare routière ou ferroviaire et l’inverse.  Cela comprendrait aussi le kilométrage et/ou le stationnement à destination et au retour du point de départ si un véhicule personnel est utilisé.  Au point de destination, le transport au sol comprendrait les taxis à destination et au départ de l’aéroport ainsi que le stationnement si un véhicule personnel est utilisé, sauf lorsqu’une subvention de déplacement a été reçue.  Les frais supplémentaires doivent être approuvés au préalable par la présidente ou le président ou la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.
3. Déplacements en automobile : La présidente ou le président ou la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président doit approuver l’utilisation d’un véhicule personnel. L’exception est le cas des membres qui assistent à un événement du SEI lorsqu’une subvention de déplacement a été accordée.  L’utilisation d’un véhicule personnel donne droit au remboursement des frais au taux de kilométrage du SEI ou au tarif aérien en classe Flex sans reçu, selon le moindre des deux.  L’utilisation de voitures de location doit être approuvée au préalable pour que les frais en soient remboursés, et elle doit être justifiée par des considérations pratiques et économiques.
4. Stationnement : Voir Transport au sol ci-dessus.
5. Déplacements : Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable par la présidente ou le président ou, en leur absence, par la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.  Le coût effectif est remboursé selon les Statuts et les Règlements.
6. Indemnité quotidienne : Selon les Règlements.
7. Hébergement : Il faut choisir les chambres d’hôtel les plus pratiques et les plus économiques disponibles applicables dans la région du pays.
8. Garde familiale : Les frais de garde familiale sont remboursés selon les Règlements.
9. Divers – Généralités : Toutes les dépenses diverses, sauf les pourboires, doivent être justifiées d’un reçu.
   
   1. Appels téléphoniques : Un montant raisonnable est remboursé pour les appels téléphoniques.
   2. Maladie/vacances : Pendant que vous vous occupez des affaires syndicales autorisées, si vous travaillez moins de soixante-quinze (75) heures pour l’ARC dans un mois donné, ce qui vous fait perdre des vacances et des crédits de congés de maladie, le SEI vous rembourse cette perte sur présentation d’une demande de salaire pour la période, avec indication de la perte de crédits.
   3. Pourboires : Un montant raisonnable de pourboires est remboursé (les exemples comprennent les chasseurs d’hôtel; sont exclus les pourboires dans les restaurants).
10. Conseil exécutif – Divers :
    
    1. Blanchissage : Les montants raisonnables sont admis pour les frais de blanchissage pour les séjours prolongés sept (7) jours ou lorsque les délais entre voyages sont courts ou si les dépenses ont été approuvées au préalable dans les situations exceptionnelles.
    2. Attaché-case : Les officiers du Conseil exécutif ont droit à un attaché-case et à un remplacement si nécessaire (environ cent cinquante dollars (150 $).
    3. Bagages : Le Conseil exécutif a droit à un ensemble approprié de valises d’un prix raisonnable pré approuvé, qui peut être remplacé si nécessaire.
    4. Accessoires téléphoniques : Comme chaque officier du Conseil a l’utilisation d’un téléphone cellulaire, le SEI rembourse les frais pour les accessoires approuvés de téléphone cellulaire (p. ex., étui, mains libres, etc.).
    5. Accessoires d’ordinateur : Comme chaque officier du Conseil a l’utilisation d’un ordinateur portatif, le SEI rembourse les accessoires d’ordinateur approuvés. (p. ex., encre pour imprimante, souris, etc.).
    6. Fournitures générales de bureau : Vu que cela est jugé couvert par l’indemnité de résidence des membres du Conseil, seuls les articles exceptionnels pré approuvés sont remboursés.
    7. Frais de poste : La dépense pour les timbres ordinaires fait partie de l’indemnité de résidence des membres du Conseil.   Les gros articles d’affranchissement, comme pour les colis, etc., peuvent être remboursés, sur présentation des reçus avec les demandes de remboursement des dépenses (p. ex., dossiers de griefs).
    8. Congé : Selon les Règlements.
    9. Journée administrative : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président) peuvent utiliser une journée d’administration pour effectuer leur travail syndical, avec l’approbation de la présidente ou du président ou de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.
    10. Indemnité de résidence : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an une indemnité de résidence d’un montant de cent dollars (135 $) par mois à verser en juin et en décembre.
    11. Cachet mensuel : Les officiers du Conseil exécutif reçoivent deux (2) fois l’an un cachet mensuel d’un montant de cent cinquante dollars (150 $) par mois à verser en mars et en septembre.