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NOTE DE SERVICE

Le 25 mars 2008

Objet :  Hébergement au Congrès – Hyatt Regency

Comme vous le savez, nous avons négocié et conclu un accord avec le Hyatt Regency pour notre congrès de juillet. Bien que nous ayons demandé aux sections locales de gérer les besoins d’hébergement de leurs délégué‑e‑s et de leurs observatrices et observateurs par l’intermédiaire de notre bureau, nous avons appris que certaines sections locales ont communiqué directement avec l’hôtel pour réserver des chambres. En faisant ces réservations, certaines sections locales ou certaines personnes ont pu obtenir un meilleur taux par chambre en disant qu’ils voyagent pour le gouvernement.

Suite à cela, Hyatt a pris contact avec nous à ce sujet et indiqué que, chaque fois qu’il découvrira une réservation en double par notre bureau et par une personne ou une section locale, il annulera cette dernière réservation et facturera le taux négocié avec le SEI. Il nous a aussi rappelé que son accord avec le gouvernement du Canada ne s’applique qu’aux personnes voyageant en service commandé et que notre congrès ne constitue pas du service commandé.

Par conséquent, nous tenons à mettre en garde les sections locales et les personnes contre cette pratique. Dans tous les cas, cependant, nous devons vous informer que, si des réservations devaient être faites directement à l’hôtel, notre bureau n’acceptera aucune responsabilité et n’interviendra pas non plus auprès de l’hôtel en cas de problème. En outre les sections locales ou les personnes qui auraient réservé directement à l’hôtel et indiqué sur leur formule d’inscription qu’elles veulent de l’hébergement doivent soit annuler leur réservation directe soit informer notre bureau qu’elles ne veulent plus que nous organisions leur hébergement. Les frais supplémentaires qu’entraîneraient les réservations en double dans ce cas seront la responsabilité exclusive de la section locale ou de la personne concernée.