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AVIS DE CONVOCATION

Salutations!

En conformité avec les articles 2, 3 et 4 du Statut 10, votre Conseil exécutif a convenu de convoquer notre Treizième Congrès Triennal à Vancouver, Colombie Britannique, du mercredi 16 au samedi 19 juillet 2008. Nos délibérations auront lieu à l'hôtel Hyatt Regency Vancouver.  Les comités du congrès se rencontreront avant le congrès à l'Hôtel Crowne Plaza à Ottawa du 09 au 11 mai 2008.

1. REPRÉSENTATION AU CONGRÈS

Statut 10, Article 5 – Aux fins de la représentation à un congrès, chaque section locale a droit à (1) une déléguée ou un délégué avec plein droit de vote pour chaque tranche de deux cent (200) membres en règle ou fraction de ce nombre dans l’année civile précédant la date du congrès en tenant compte du mois dans lequel il y a eu le plus grand nombre de cotisants au SEI.  Tous les déléguées et délégués doivent être membres en règle de la section locale.

Afin de remplacer une déléguée ou un délégué au congrès, soumet au bureau national les noms et rangs des substituts aux déléguées et délégués.  Tous les substituts sont des membres en règle de la section locale.

Les comités du congrès (Statuts, Finance, Négociation collective et Général) se rencontreront à Ottawa tel que noté ci-dessus.  Selon le Règlement 4, chaque section locale pourra envoyer une ou un délégué-e à un des comités.  Tous les délégué-e-s participant aux comités, doivent être délégué-e-s au congrès.

Aussitôt que nous recevrons la liste des cotisants pour les 12 mois de 2007, nous aviserons toutes les sections locales concernant le nombre permis de délégué-e-s et d’observatrices et observateurs payés probablement à la fin de février 2008.

21 mars 2008 – Délégué-e-s aux comités du congrès
Les sections locales doivent fournir au Bureau national les noms de leurs délégué-e-s pour les comités du congrès pour le 21 mars 2008.  En même temps, veuillez indiquer le comité auquel ils ou elles aimeraient participer ainsi que leurs second choix au comité.  Il est à noter que ces individus doivent être des délégués au congrès.

04 avril 2008 – Délégué-e-s, observatrices et observateurs au congrès
Les sections locales doivent fournir au Bureau national les noms de tous leurs délégué-e-s, observatrices et observateurs au congrès avant le 04 avril 2008.  Ceci comprend tous les observatrices et observateurs qu’ils soient payés par le SEI ou par la section locale.

L'enregistrement pour le congrès aura lieu à l’hôtel Hyatt Regency, le mardi 15 juillet 2008  de 10h00 à 19h00 et de 8h00 à 9h00 le mercredi 16 juillet suivi de la séance d'ouverture du congrès à 9h00.

04 avril 2008 – Lettres de créances
Nous incluons un nombre suffisant de lettres de créances (*identifiées par couleur) pour satisfaire les besoins de tous vos délégué-e-s (copie verte), tous vos *observatrices et observateurs / délégué-e-s suppléant-e-s (copie bleue). Les certificats doivent être signés par le président ou la présidente et le ou la secrétaire de la section locale. Les originaux doivent être postés et REÇUS au Bureau national au plus tard le 04 avril 2008.

Il y aura un droit d’inscription tardive de 100 $ pour les délégué-e-s et les observatrices et observateurs qui présenteront leurs documents d’accréditation après cette date.  En outre, malgré les mesures raisonnables qui seront prises pour l’hébergement de tous les participantes et participants au congrès, les retardataires pourraient ne pas se voir garantir l’hébergement au Hyatt Regency, la trousse de la participante ou du participant au Congrès, le sac-cadeau du Comité d’accueil, le billet pour le banquet ou d’autres extras et services connexes.

NOUVEAU : Vous remarquerez que nous avons combiné les lettres de créances pour les *observatrices et observateurs et les délégué-e-s suppléant-e-s sur le même formulaire.  Vous devez identifier le rang des suppléant-e-s dans l’ordre sur le formulaire.

2. TRANSPORT, DÉPLACEMENT ET SALAIRES - DÉLÉGUÉS ET DÉLÉGUÉES

On s'attend à ce que la plupart des délégué-e-s de section locale voyagent à Vancouver le mardi 15 juillet 2008 et retournent à leur domicile le dimanche, 20 juillet 2008.  Les dépenses telles que la perte de salaire et les per diem seront payés pour la période autorisée seulement.  Les exceptions seront identifiées sur une base individuelle par la présidente.

Statut 10, Article 7 - Les frais de déplacement des délégué-e-s désignés par une section locale, sont payés par le SEI selon le Règlement.

Nota: Chaque délégué-e sera responsable d'effectuer ses propres arrangements concernant le transport.

Statut 10, Article 8 - Le coût des chambres et des repas des délégué-e-s au congrès, et toutes les pertes de salaires occasionnées pour assister au congrès, sont payés par le SEI au tarif et aux conditions déterminés par le Conseil exécutif.  Les déléguées et délégués qui s'absentent d'une séance du congrès ne touchent pas le remboursement de la perte de salaire pour la période d'absence, à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances.

Statut 10, Article 9 - Tous les membres du Conseil exécutif sont considérés des déléguées et délégués et ont droit d'assister aux congrès avec plein droit de vote, tel que prévu dans le Statut 10, Article 5.  Leurs dépenses, y compris leurs frais de déplacement, sont payées par le syndicat.  Les vice-présidentes et vice-présidents régionaux sont considérés comme des déléguées et délégués de la région qu'ils représentent. La présidente ou le président et les vice-présidentes ou vice-présidents sont considérés des déléguées et délégués de la région dans laquelle ils résidaient avant leur élection initiale à un poste national.

3. TRANSPORT, DÉPLACEMENT ET SALAIRES - OBSERVATRICES ET OBSERVATEURS

On s'attend à ce que tous les observatrices et observateurs des sections locales payés par le SEI voyagent à Vancouver le mardi 15 juillet 2008 et retournent à leur domicile le dimanche 20 juillet 2008.  Les dépenses telles que la perte de salaire et les per diem seront payées pour la période de six jours seulement.

Statut 10, Article 12 - Le SEI paie les frais de transport, comme il est prévu dans le Statut no 10, article 7, pour une (1) observatrice ou un (1) observateur par section locale pour lui permettre de participer au congrès.

Statut 10, Article 13 – Le SEI paie les frais de transport, comme il est prévu dans le Statut no 10, article 7, ainsi que les frais d'hébergement, la perte de salaire et l'indemnité quotidienne pour l'envoi au congrès d'un observateur ou d'une observatrice pour chaque section locale comptant au plus deux cents (200) membres en règle.

Chaque observatrice et observateur payé par le SEI qui s'absente d'une séance du congrès ne sera pas remboursé pour la perte de salaire au cours de la période d'absence à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances. 

LES SECTIONS LOCALES AURONT DROIT À UNE OBSERVATRICE OU À UN OBSERVATEUR SOUS L'ARTICLE 12 OU L'ARTICLE 13 MAIS PAS LES DEUX.

4. DROIT DE VOTE

Statut 9, Article 8 - L'élection à un poste est décidée à la majorité simple des voix de toutes les voix exprimées.  Lorsqu'il ne reste que deux (2) candidates ou candidats, ou lorsqu'il n'y a que deux (2) candidates ou candidats au même poste et qu'il y a partage égal des voix, le président ou la présidente du comité des candidatures déclarera qu'il n'y a pas vote et exigera un nouveau tour de scrutin.

5. AMENDEMENTS AUX STATUTS

Statut 16, Article 1 - Les présents statuts peuvent être amendés à tout congrès à la majorité des deux tiers des voix exprimées.

6. ACCOMMODATION

Les chambres d'hôtel seront réservées par le Bureau national.  Tous les délégué-e-s et observatrices/observateurs ayant des besoins particuliers doivent aviser notre Bureau national le plus tôt possible.  C'est entendu que les dépenses de chambres excédant le coût fixé pour chambre simple ou double seront aux frais des délégué-e-s ou des observatrices/observateurs.

7. RÉSOLUTIONS DU CONGRÈS – 21 mars 2008

Les résolutions du congrès sont un moyen pour les membres de faire des suggestions et de présenter des idées sur des choses qui les touchent ou les préoccupent.  Les résolutions qui ne s’appliquent qu’au SEI entrent en vigueur dès leur adoption à notre congrès à moins d’un avis contraire.  Les résolutions qui nécessitent une intervention de l’AFPC sont renvoyées à son prochain congrès pour étude.  Les résolutions adoptées fixent des politiques officielles qui éclairent et/ou orientent les organes de régie de l’organisation. 

VEUILLEZ NOTER QUE LA DATE LIMITE POUR LA RÉCEPTION DES RÉSOLUTIONS À ÊTRE SOUMISES AU CONGRÈS DE JUILLET 2008 ET LEUR PUBLICATION DANS L'ORDRE DU JOUR OFFICIEL EST LE 21 MARS 2008.

Nous constatons que ce sera pour plusieurs officiers, membres au niveau de la section locale une nouvelle expérience et dans cette optique nous avons les suggestions suivantes dans la préparation et la soumission des résolutions:

1. Former un comité des résolutions du congrès.  Un comité efficace est, règle générale, de trois à cinq membres.

2. Demander à tous les directeurs, à toutes les directrices et à tous les membres de soumettre au comité des propositions et résolutions.  Le comité devrait aussi être invité à présenter ses propres résolutions.  Laisser au comité suffisamment de temps pour la préparation de son rapport.

3. Fixer la date d'une assemblée générale des membres lors de laquelle le rapport du comité sera considéré en même temps que toutes résolutions supplémentaires.

4. L'assemblée générale doit avoir toute la latitude pour étudier chacune des résolutions, les accepter, les modifier ou les rejeter.

5. Toute résolution approuvée par l'assemblée doit être soumise au Bureau national le 21 mars 2008.

6. Selon l'importance et l'activité d'une section locale particulière, il peut être souhaitable et utile de former plusieurs comités pour étudier les diverses résolutions et de permettre à chacun de faire rapport à l'assemblée générale.

Une résolution doit être rédigée en termes précis et ne porter que sur un seul sujet. Une bonne règle à suivre; un maximum de 150 mots.  Les ATTENDUS QUE servent d'introduction et d'explication du sujet et IL EST RESOLU est la substance de la résolution et doit exprimer avec précision l'objectif. 

• Chaque résolution doit être écrite clairement.  L'usage d'un ordinateur ou l'écriture en lettres moulées est fortement suggéré.

• Les modifications aux Statuts et Règlements doivent être clairement identifiées soit en caractère gras, italique ou d’une autre manière indiquant clairement le changement.

Ci-joint pour vous aider, un exemple de résolutions (copie rose) ainsi que des formules pour votre usage.  Numérotez vos résolutions et indiquez aussi le nombre total soumis par la section locale; ainsi 2 de 5.  Toutes les sections locales doivent soumettre le certificat (copie jaune) ci-inclus qui nous indique le nombre de résolutions soumises par votre section locale.

Nous vous demandons d’utiliser seulement le format suggéré ci-joint lorsque vous soumettrez vos résolutions au Bureau national et de ne pas utiliser le format deux (2) colonnes tel que présenté au congrès.

En plus du format écrit suggéré ci-dessus, la présidente ou le président de la section locale peut soumettre les résolutions par courriel à Pierrette Labrie : labriep@ute-sei.org

Nota : La date limite pour la réception des résolutions est le 21 mars 2008.

N'oubliez pas que vos délégué-e-s devraient être en mesure de bien comprendre et de fournir le raisonnement sur les résolutions que vous soumettrez  aux comités du congrès et/ou au congrès.

8. INSCRIPTION AU CONGRÈS

Chaque délégué-e et observatrice/observateur inscrit est tenu de payer les frais d’inscription au congrès de 50 $ d’ici vendredi, 13 juin 2008.  Les chèques doivent être faits à l’ordre du :  Syndicat des employé-e-s de l’impôt et postés à Pierrette Labrie au Bureau national indiquant les noms des délégué-e-s et/ou observatrices et observateurs pour lequel les frais d’inscription sont payables.

Les inscriptions reçues après le 13 juin 2008 feront l’objet de frais pour inscriptions tardives de 100 $.

Solidairement,

Betty Bannon
Présidente nationale

p.j.