Syndicat des employé-e-s de l'Impôt
RÈGLEMENT NO. 13

13.1  REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

(1) Le présent règlement a pour objet de pourvoir au remboursement des dépenses occasionnées dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI.

13.2 PER DIEMS

13.2.1 Dirigeantes/Dirigeants

(1) Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif qui travaillent pour le compte du SEI à l’extérieur de leur région métropolitaine reçoivent un per diem de quatre-vingt cinq dollars (85 $) pour couvrir les frais de repas et les faux frais. Ce montant est payé à partir du jour de leur départ de leur résidence jusqu’à et y compris le jour du retour. Cependant, le versement d’un per diem de cent dix dollars (110 $) par jour est payé pour le samedi et le dimanche aux personnes qui s’occupent d’affaires autorisées du SEI et ne sont pas autrement indemnisées par le SEI.

(2) (a) Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif qui assistent à  une  réunion du Conseil exécutif, à une conférence des présidentes et des présidents, à une réunion des comités nationaux, à une conférence régionale, à une conférence inter‑régionale, à un congrès, au congrès d'une fédération de travail, à un congrès du Congrès du travail du Canada ou à toute autre conférence du SEI dans leur région métropolitaine reçoivent le per diem mentionné au règlement. La dirigeante ou le dirigeant qui assiste à une réunion d’un comité national et loge à l’hôtel sans l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président touche le per diem mentionné au règlement.

(b) Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif qui assistent à une réunion d’un comité national tenue au Bureau national du SEI et qui ne reçoivent pas de per diem selon la clause (a) ont droit au per diem de déjeuner mentionné au règlement. Le per diem de dîner prévu au règlement peut être versé avec l’approbation de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.

(3) Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif et les représentantes ou les représentants d'appel nommés par le SEI touchent le per diem mentionnée au règlement lorsqu'ils représentent une appelante ou un appelant ou agissent comme conseiller technique à une audience dans leur région métropolitaine. 

(4) Les représentantes et représentants aux appels du SEI ont droit au remboursement des dépenses réelles engagées dans le cadre de la représentation d’une appelante ou d’un appelant, en sus du per diem dont il est question au paragraphe précédent.

(5) Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit au remboursement des repas nécessaires, conformément aux taux du Syndicat énumérés ci-dessous, et aux frais de déplacement et de stationnement occasionnés dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI à l'intérieur de la région métropolitaine de leur résidence à l’exception de ce qui est prévu au règlement.

(a) petit déjeuner ‑ 20.00$
(b) déjeuner ‑ 27.00$
(c) dîner  ‑ 38.00$

13.2.2 Membres

(1) (a) Les membres du SEI qui ne sont pas des dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit de recevoir un per diem de quatre-vingt-cinq dollars (85 $) pour les dépenses occasionnées dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI à l’extérieur de leur région métropolitaine, ou lorsqu’ils participent à une conférence des présidentes et présidents, ou à toute autre conférence du SEI dans leur région métropolitaine. Cependant, le versement d’un per diem de cent dix dollars (110 $) par jour est payé pour le samedi et le dimanche aux personnes qui s’occupent d’affaires autorisées du SEI et ne sont pas autrement indemnisées par le SEI. Le per diem pour les conférences régionales et inter-régionales est établi par la vice-présidence régionale.

(b) Pour une réunion de comité national pour laquelle il est hébergé dans un hôtel, avec l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président, le membre reçoit le per diem mentionné au règlement.

(c) Les membres qui assistent à une réunion de comité national tenue au Bureau national du SEI et qui ne reçoivent pas de per diem en vertu de l’alinéa b) reçoivent l’indemnité de déjeuner mentionnée au règlement. L’indemnité de dîner mentionnée du règlement peut être payée avec l’approbation de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.

(2) Les membres du SEI qui ne sont pas des dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit au remboursement des repas nécessaires, conformément aux taux du SEI énumérés au règlement, et aux frais de déplacement et de stationnement,  occasionnés dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI dans la région métropolitaine de leur résidence, à l'exception de ce qui est indiqué au règlement.

13.3 AVANCES

(1) Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit à une avance permanente de cent (100.00$) à trois cents (300.00$) dollars pour s'occuper des affaires syndicales autorisées par le SEI. En règle générale, cette avance sert à la dactylographie de la correspondance, aux frais de poste, à l'achat de fournitures et aux déplacements. 

(2)  Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ne peuvent obtenir plus de trois (3) avances en même temps, à moins qu'elles n'aient été autorisées par la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président.  Cela ne comprend pas l'avance permanente et toute avance accordée au regard des conférences régionales, des inter-régionales ou réunions du Conseil exécutif.

(3) Avant d'obtenir une avance, les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif fournissent, au meilleur de leur connaissance, un compte détaillé de l'utilisation qu'ils feront de cette avance, à moins que celle-ci ne soit utilisée pour une réunion du  Comité  exécutif, pour une conférence des présidentes et présidents ou une réunion d'un comité du SEI.

(4) Il n’est pas fait d’avance à un membre pour un montant inférieur à cent cinquante (150 $), sauf autorisation de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.

(5) Les avances approuvées pour un membre y compris un membre du personnel, ne comprennent que les frais de déplacement, d’hôtel, et le per diem. La partie de l’avance concernant les déplacements est normalement pour la moitié du tarif aérien en classe Latitude. Tout autre tarif aérien doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président.

13.4   TEMPS DE DÉPLACEMENT

(1) Le SEI rembourse la perte raisonnable de salaire encourue dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI.  Dans le cas des déplacements par avion, la perte raisonnable de salaire dépend de la proximité de l'aéroport, de la fréquence des envolées et de toute correspondance. Ce temps varie de rien du tout à une journée, une journée étant l'exception.

(2) Si un membre est autorisé par la présidente ou le président, ou son substitut, à voyager par d'autres moyens que l'avion, la perte raisonnable de salaire encourue pour que le membre arrive à destination à une heure raisonnable est remboursée. Ce temps varie de rien du tout à une demie journée (1/2), une demie journée (1/2) étant l'exception.

(3) Si un membre décide de voyager par d'autres moyens que l'avion, et lorsque le déplacement par avion est plus opportun, seule la perte raisonnable de salaire qui est nécessaire pour le déplacement par avion est remboursée.

(4) Tous les membres prennent leurs dispositions de voyage de façon à ne pas encourir des dépenses qui ne sont pas nécessaires ou raisonnables.

13.5  FRAIS DE DÉPLACEMENT

13.5.1 Subventions de déplacement aux sections locales

(1) Les subventions de déplacement pour les déléguées et délégués et/ou les observatrices et observateurs rémunérés, que le Bureau national verse pour les Conférences et les Congrès, le sont par l’entremise de la section locale, qui est chargée de les administrer et d’en rendre compte.

(2) Les subventions de déplacement pour les sections locales sont normalement égales à 1,5 fois le coût d’un passage aérien en classe Latitude, sans reçu.  La raison d’être du tarif aérien de 1.5 est d’assurer la participation de la délégué ou du délégué et d’aider les sections locales à envoyer d’autres participantes ou participants.  Tout tarif aérien autre que celui mentionné ici doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président.

(3) À la demande des organisateurs de la conférence, le Conseil peut approuver des subventions de déplacement pour les sections locales, au montant d’un tarif aérien de la classe Tango plus (à la date des avances), sans reçu. Tout tarif aérien autre que celui décrit ici doit faire l’objet de l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.

(4) La section locale qui reçoit une subvention de déplacement et n’envoie pas de participantes ou participants doit en retourner la totalité au bureau national.

13.5.2 Frais de déplacement

(1) Les frais de déplacement pour tous les autres, y compris le personnel, sont le coût effectif engagé. Cependant, si le coût dépasse le montant du tarif aérien en classe Tango plus, sans reçu, il faut l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.

(2) Si le déplacement par automobile a été approuvé, le taux de remboursement est au taux le plus élevé établi par l’ARC pour les dix (10) provinces plus un cent (.01¢).

13.6 AUTORISATION

(1) Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif invités à des réunions de l'AFPC, du Congrès du Travail du Canada, de fédérations du travail ou d'autres organisations et qui dépensent des fonds appartenant au SEI soumettent leur demande d'approbation à la présidente ou au président avant que la réunion n'ait lieu.  La présidente ou le président ne peut refuser une demande sans motif valable.

(2) Toute perte de salaire encourue pour se rendre au bureau national afin de rencontrer un membre du personnel du bureau national est autorisée par la présidente ou le président  avant que la réclamation puisse être examinée pour fin d'approbation.

3)  Les autres dépenses non comprises dans la présente politique peuvent, avec l'accord de la présidente ou du président, être approuvées par la 1re vice-présidente ou le 1er vice‑président.

(4) Les réclamations de dépenses sont soumises à la présidente ou au président pour fin d’autorisation. La présidente ou le président  peut déléguer à l’adjointe exécutive ou à l’adjoint exécutif de la présidente ou du président l’autorisation d’approuver les réclamations de dépenses ou à la 1re vice-présidente ou au 1er vice-président.

(5) Les réclamations des dépenses de la 1re vice-présidente et du 1er vice-président sont soumises pour vérification à la 2e vice-présidente ou le 2e vice-président, ou par la vice-présidente ou vice-président régional qui siège à ce moment là au comité exécutif.

(6) Les réclamations des dépenses de la présidente ou du président sont également examinées par la 2e vice-présidente ou le 2e vice-président ou par la vice-présidente ou le vice-président régional qui siège à ce moment au comité exécutif.

(7) Toutes les réclamations des dépenses, y compris celles du personnel, sont soumises pour vérification à la 1re vice-présidente ou au 1er vice-président.  Les paiements, au besoin, sont envoyés aux requérants.

(8) Toute réclamation des dépenses contestée est référée au Conseil exécutif pour qu'il en dispose.

(9) Toutes les sections locales doivent obtenir l’autorisation préalable du SEI avant de retenir les services d’un avocat si elles ont l’intention de demander au SEI de rembourser les honoraires juridiques.

13.7  JOUR DE REPOS

(1) Les membres du Conseil exécutif ont droit au remboursement d’une journée supplémentaire pour toute perte de salaire éventuellement subie, à concurrence de six (6) jours par an lorsqu’ils :

(a) assistent au Conseil exécutif, suivi d’une Conférence des présidentes et présidents; ou

(b) assistent à une réunion de comité national avant ou après une réunion du Conseil exécutif;

(c)  assistent à une réunion de comité national avant ou après une réunion du Conseil exécutif et une Conférence des présidentes et présidents; ou

(d) assistent à une réunion d’un comité national avant ou après une conférence ou un congrès qui dure plus de six (6) jours consécutifs.

13.8 GÉNÉRALITÉS

13.8.1 Indemnité d’hébergement non commercial

(1) La présidente ou le président ou la première vice-présidente ou le premier vice-président peut approuver l’utilisation d’un moyen d’hébergement non commercial pour les affaires autorisées du SEI. Sur approbation, il est versé une indemnité de 50 $ par jour/nuit.

(2) L’utilisation d’un moyen d’hébergement non commercial n’autorise pas l’augmentation de quelque autre dépense qui devrait être effectuée si la personne séjournait dans un moyen d’hébergement commercial.

13.8.2  Indemnité de faux frais

(1) Le membre utilisant un moyen d’hébergement commercial ou institutionnel (p. ex., Rigaud, Nav Can, une université) qui fournit tous les repas a droit à une indemnité de faux frais de 17 $ par jour, sans les jours de voyage. L’indemnité quotidienne complète s’applique aux jours de voyage.

13.8.3 Reçus

(1) Les reçus suivants devraient être joints aux réclamations de dépenses:

(a)  frais d’hôtel payés; et
(b)  dépenses diverses.

(2) Le remboursement de ces réclamations de dépenses se fera le plus tôt possible.

(3) La justification de chaque dépense réclamée devrait être indiquée le plus clairement possible.

13.9  LIGNES DIRECTRICES SUR LES DÉPENSES

L’objet des Lignes directrices ci‑après est de préciser les Statuts et Règlements du SEI pour ce qui est du remboursement des dépenses.

Les présentes Lignes directrices concernent les dépenses des personnes s’occupant d’affaires syndicales autorisées. Ces personnes sont définies comme la présidente ou le président, la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président, la 2e vice-présidente ou le 2e vice-président, les vice-présidentes régionales ou vice-présidents régionaux, les substituts aux vice-présidentes régionales ou aux vice-présidents régionaux, les membres de comité, le personnel et tout autre membre s’occupant d’affaires syndicales autorisées.

(1) Hébergement : Il faut choisir les chambres d’hôtel les plus pratiques et les plus économiques disponibles applicables dans la région du pays.

(2) Indemnité quotidienne : Selon les Règlements.

(3) Transport au sol : Pour les voyages par avion, par train ou par autocar, les frais sont remboursés au coût du service normal de taxi. (D’autres moyens de transport sont permis, s’ils coûtent moins cher ou pas plus cher que le taxi.) Les frais supplémentaires doivent être approuvés au préalable par la présidente ou le président ou la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président.

(4) Déplacements en automobile : La présidente ou le président ou la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président doit approuver l’utilisation d’un véhicule personnel. L’utilisation d’un véhicule personnel donne droit au remboursement des frais selon les Règlements. L’utilisation de voitures de location doit être approuvée au préalable pour que les frais en soient remboursés, et elle doit être justifiée par des considérations pratiques et économiques.

(5) Stationnement : Les frais de stationnement ne sont remboursés que si l’utilisation d’une automobile a été approuvée au préalable.

(6) Garde familiale : Les frais de garde familiale sont remboursés selon les Règlements.

(7) Déplacements : Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable et le coût effectif est remboursé selon les Statuts et les Règlements.

(8) Divers – Généralités : Toutes les dépenses diverses, sauf les pourboires, doivent être justifiées d’un reçu.

(a) Appels téléphoniques : Un montant raisonnable est remboursé pour les appels téléphoniques.

(b) Maladie/vacances : Pendant que vous vous occupez des affaires syndicales autorisées, si vous travaillez moins de 75 heures pour l’ARC dans un mois donné, ce qui vous fait perdre des vacances et des crédits de congés de maladie, le SEI vous rembourse cette perte sur présentation d’une demande de salaire pour la période, avec indication de la perte de crédits.

c) Pourboires : Un montant raisonnable de pourboires est remboursé (les exemples comprennent les chasseurs d’hôtel; sont exclus les pourboires dans les restaurants).

(9)   Conseil exécutif – Divers :

(a) Blanchissage : Les montants raisonnables sont admis pour les frais de blanchissage pour les séjours prolongés (7 jours) ou lorsque les délais entre voyages sont courts ou si les dépenses ont été approuvées au préalable dans les situations exceptionnelles.

(b) Attaché-case : Les membres du Conseil exécutif ont droit à un attaché-case et à un remplacement si nécessaire (environ 150 $).

(c)  Bagages : Le Conseil exécutif a droit à un ensemble approprié de valises d’un prix raisonnable préapprouvé, qui peut être remplacé si nécessaire.

(d) Accessoires téléphoniques : Comme chaque membre du Conseil a l’utilisation d’un téléphone cellulaire, le SEI rembourse les frais pour les accessoires approuvés de téléphone cellulaire (p. ex., étui, mains libres, etc.).

(e) Accessoires d’ordinateur : Comme chaque membre du Conseil a l’utilisation d’un ordinateur portatif, le SEI rembourse les accessoires d’ordinateur approuvés. (p. ex., encre pour imprimante, souris, etc.).

(f) Fournitures générales de bureau : Vu que cela est jugé couvert par l’indemnité de résidence des membre du Conseil, seuls les articles exceptionnels préapprouvés sont remboursés.

(g) Frais de poste : La dépense pour les timbres ordinaires fait partie de l’indemnité de résidence des membres du Conseil. Les gros articles d’affranchissement, comme pour les colis, etc., peuvent être remboursés, sur présentation des reçus avec les demandes de remboursement des dépenses (p. ex., dossiers de griefs).

(h) Congé : Selon les Règlements.

(i) Journée administrative : Les membres du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président) peuvent utiliser une journée d’administration pour effectuer leur travail syndical, avec l’approbation de la présidente ou du président ou de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.

(j) Indemnité de résidence : Les membres du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an une indemnité de résidence d’un montant de 100 $ par mois à verser en juin et en décembre.

(k) Cachet mensuel : Les membres du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an un cachet mensuel d’un montant de 150 $ par mois à verser en mars et en septembre.

 

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