SYNDICAT DES EMPLOYÉ-E-S DE L'IMPÔT
ALLIANCE DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA
CONTRÔLE A L'USAGE DES ORGANISATEURS DE RÉUNIONS OU DE CONFÉRENCES

CONTRÔLES PRÉLIMINAIRES

1. Quel est l'objet de la réunion ou de la conférence?
   
2. Quels sujets sont à l'ordre du jour?
   
3. A qui s'adresse le programme?
   
4. Importance numérique du groupe?
   
5. A-t-on adressé des invitations ou des convocations?
   
6. A-t-on prévu une date de rappel?
   
7. Quel comité ou quelle personne en sera responsable?
   
8. Qui occupera le fauteuil présidentiel?
   
9. Quand aura t-elle lieu?
   1. Les intéressés ont ils tous confirmé par écrit la date et l'heure?
      
   2. A t on contremandé les dispositions intérimaires prises ailleurs?
      
10. Où la réunion aura t elle lieu?
    
11. A-t-on préparé un ordre du jour?
    
12. Faut il verser des avances sur les frais de déplacement?
    
13. A-t-on distribué les avances sur les frais de déplacement?

CONFÉRENCIERS ET HÔTES D'HONNEUR

14. A-t-on communiqué avec les conférenciers ainsi qu'avec les hôtes d'honneur?
    
15. Ont ils confirmé leur présence par écrit?
    
16. A-t-on pris les dispositions voulues pour les accueillir à leur arrivée?
    
17. A-t-on s'il y a lieu, confirmé les réservations faites en leur nom?
    
18. A-t-on avisé le conférencier du temps mis à sa disposition?
    
19. Les arrangements financiers sont ils explicites?
    
20. Dispose t-on de photos et de notices biographiques pour fins publicitaires et pour présenter les conférenciers?
    
21. Les conférenciers savent ils où aura lieu exactement la réunion, y compris le numéro et le nom de la salle?
    
22. Si les conférenciers comptent se servir de diapositives et d'appareils visuels, a-t-on pris les dispositions à cet effet?

SERVICES D'HÉBERGEMENT

23. L'hôtel ou l'immeuble est il bien situé?
    
24. Les lieux sont ils propres et accueillants?
    
25. S'est on bien entendu sur la facturation?
    
26. A quelle heure faut il quitter l'hôtel et peut on prendre des dispositions spéciales?
    
27. Peut on compter sur un bon service de transport en commun?
    
28. L'aéroport est il relié à l'hôtel par un service de cars, de taxis ou de limousines?
    
29. Disposera t on de stationnement, gratuit de préférence, et bien indiqué?
    

SALLES DE RÉUNION

30. Combien de salles faut il prévoir?
    
31. Quel est le loyer de la salle?
    
32. Où sont situés les contrôles du chauffage, de la climatisation ainsi que les tableaux de distribution?
    
33. Comment faut il disposer les places?

En salle de conférence	En "U"
Avec table d'honneur	En salle de classe
Nombre de personnes

34. Faudra t il déplacer les tables et les chaises pour la danse ou une démonstration?
    
    1. Le cas échéant, qui va les déplacer?
       
    2. Pourra t on compter sur l'aide du personnel de l'hôtel?
       
    3. A quel moment faudra t il les déplacer et combien de temps faudra t il y mettre?
       
35. A quelle heure débute le programme?
    
36. Temps consacré aux préparatifs?
    
37. Les vestiaires et les toilettes sont ils suffisants?
    
38. L'éclairage est il suffisant et comment peut on l'atténuer pour présenter des films?
    
39. A t on prévu des carafes d'eau pour toutes les tables et pour les conférenciers?
    

LOGEMENT

40. Combien de chambres faut il prévoir?
    Simple __________ Double ___________ Suites___________
    
41. Tarif des chambres? Simple_______ Double_______ Suites________
    
42. Les chambres sont elles propres et confortables?
    
43. A-t-on reçu la confirmation par écrit?
    
44. A quelle date expirent les réservations supplémentaires non confirmées?
    
45. Les chambres sont elles pourvues de contrôles individuels de la température et de la climatisation?
    
46. Combien de salles d'accueil faut il prévoir?

MATÉRIEL REQUIS

47. Cocher les articles requis:

• Projecteur et accessoires:
  
  35mm __ 6mm __ 8mm __ Super 8mm __
  
  VSH __ Beta __
  
  Diapositives __ Courts métrage __ Projecteur __
  
  Écran __ Magnétophone __ Corde électrique __
  
• Tableaux :
  
  Craie __ Flanelle __ Aimanté __
  
  Chevalet __ Porte graphique __ Montre __
  
  Système de haut parleurs __
  
  Tribune __ Brosses __ Papier cache __
  
  Ciseaux __ Baguette __ Rideaux occulteurs __
  
  Insigne d'identité __ Indicateur de place __
  
  Crayon gras __ Marqueur __ Éclairage spécial __
  
  Pupitre __
  
  Documentation et copie supplémentaire __ Transparents
  
  Tablette pour écrire __ Ensemble pour la réunion __
  

PUBLICITÉ

48. A-t-on préparé d'avances des communiqués?
    
49. A-t-on pris les dispositions sur les communiqués immédiats et complémentaires?
    
50. A-t-on retenu les services d'un photographe?
    
51. A-t-on prévenu les journaux, la radio et la télévision?
    
52. A-t-on rédigé la présentation des hôtes d'honneurs?
    

SERVICE DE REPAS, DE RÉCEPTIONS ET DE PAUSES CAFÉ

53. La direction est elle au courant des dates et des heures des:
    
    Petits déjeuners? ________ Déjeuners? __________ Dîners? __________
    
54. A-t-on confirmé les menus choisis?
    
55. A-t-on prévu des mets spéciaux pour les vendredis et jours de fête?
    
56. Prix du couvert (pourboires et taxes comprises)?
    
    Petit déjeuner? ________ Déjeuner? _________ Dîner? ___________
    
57. Nombre total de couverts?
    
58. Minimum, s'il y a lieu, de couverts garantis?
    
59. S'il y a une table d'honneur, combien de couverts y tiendront?
    
60. Faut il indiquer chaque place à la table d'honneur?
    
61. Pauses café A.M. _______________ P.M. ______________
    
62. Breuvages Café________ thé________ Eaux gazeuses__________
    
63. Choix de beignes, petits fours, etc.?
    
64. De quelle façon sera servie la boisson aux réceptions?

    Au verre	A la bouteille
    Choix des boissons	Bar complet

    
    
65. Servira t-on des hors d'oeuvres?
    
66. La direction a t-elle été avisée du nombre d'hôtes à la réception?
    
67. Coût de la réception?
    

GÉNÉRALITÉS

68. A-t-on prévu un bureau d'inscription, si nécessaire
    
69. A-t-on prévu un panneau réclame spécial dans le foyer et des indications appropriées?
    
70. Si les délégués doivent présenter des lettres de créances, a t on vu à les leur faire parvenir?
    
71. A-t-on pris les dispositions visant les fleurs et les décorations?
    
72. Faut il dresser le procès verbal des délibérations?
    Dans l'affirmative, qui s'en chargera?
    

CONTRÔLES DE DERNIÈRE HEURE

73. Cocher chaque article après contrôle:
    
    1. Ouverture du vestiaire
    2. Eclairage
    3. Disposition convenable de places
    4. Suffisamment de sièges
    5. Fonctionnement de l'aération/chauffage
    6. Bureau d'inscription
    7. Mise en place du panneau réclame et des autres affiches
       
Installation et fonctionnement des accessoires:

1. Projecteurs
2. Haut parleurs
3. Enregistreuses
4. Pupitre (éclairage)
5. Eclairage spécial
6. Chevalets
7. Porte graphiques
8. Tableaux
9. Baguette
   
Distribution appropriée des accessoires:

1. Carafes et verres à eau
2. Crayons
3. Blocs notes
4. Fleurs
5. Préposé aux messages par téléphone
6. Installations des décorations spéciales
   

RÉFLEXIONS APRÈS COUP

74. A-t-on en main tous les justificatifs des déboursés, y compris les frais de déplacement?
    
75. A-t-on adressé des lettres de remerciements?
    
76. A-t-on dressé une liste des difficultés éprouvées?
    
77. Énumérer les aspects favorablement accueillis ?
    
    

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