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Comité des changements technologiques
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David Miller, sous-commissaire, Direction générale des cotisations et des recouvrements, souhaite la bienvenue à tous. Il mentionne qu'il s'agit de la dernière réunion du coprésident syndical, Gord Hawkins. M. Miller souhaite à ce dernier tout le succès possible dans ses entreprises à venir.
La direction présente cette nouvelle initiative en précisant que les entreprises clientes pourront communiquer avec l'ADRC grâce au site Web de l'agence.
La première étape devrait débuter en octobre 2002, moment où les entreprises clientes pourront communiquer avec l'agence par Internet pour demander des renseignements limités sur les comptes-clients ou de mesures comptables précises. Le personnel de l'agence répondra aux clients par les méthodes de communication existantes. À l'étape 2, prévue en principe pour avril 2003, on fournira de la rétroaction automatique aux clients sur Internet. À l'étape 3, prévue en principe pour octobre 2003, des activités de communication plus détaillées devraient être possibles. À l'étape 4, prévue pour avril 2004, on devrait pouvoir transmettre des données de nature plus délicate sur Internet. L'étape 4 ne sera mise en œuvre que si les logiciels garants de la sécurité pourront jouer pleinement leur rôle.
La charge de travail est actuellement assumée dans les centres fiscaux et il est prévu qu'elle y demeurera. La direction souligne que cette initiative de PSE sera adoptée de façon très graduelle.
La direction dit que cette nouvelle initiative est adoptée en réaction aux pressions politiques des clients et de la collectivité des entreprises qui ont dit préférer les cartes de débit aux chèques pour les paiements. Le service au moyen de la carte de débit sera mis à l'essai dans six BSF (un par région à choisir) qui représenteront une combinaison de petits, moyens et gros bureaux. On prévoit le début de l'étape 1 en janvier 2003 et, si elle réussit, on procédera à la mise en œuvre nationale en octobre 2003. Avant la mise en œuvre, les employés des secteurs des caisses recevront la formation à la fois sur les changements apportés au TDF et sur le processus au moyen de la carte de débit.
La direction dit que le projet des autres prélèvements permettra de remplacer le Système commercial de l'accise (SCA) par le nouveau système des autres prélèvements (SAL). Le nouveau système comportera trois applications distinctes : l'endossement (anciennement appelé agrément), la sécurisation (anciennement appelé versement de caution) et le Système de cotisation des autres prélèvements (système de CAP).
Les trois premières versions (avril 2001, octobre 2001 et avril 2002) étaient préparatoires et ont permis l'attribution du numéro d'entreprise (NE) aux comptes de l'accise, de même que diverses améliorations au système, grâce à la Comptabilité normalisée (CN). Les paiements de la Commission des accidents du travail et d'Industrie Canada sont passés du Grand livre auxiliaire automatisé (GLAA) à la CN et ont donné au personnel des CF un accès plus grand au système.
La prochaine série de versions ouvrira la voie à la mise en œuvre complète. À la version 4 (octobre 2002), on verra la mise en œuvre des applications d'endossement et de sécurisation des AP et l'interface avec le NE, le GLAO et le SCE. Les clients actuels de la CN pourront inscrire des demandes de renseignements précis.
À la version 5 (avril 2003), on mettra en œuvre l'application d'établissement des cotisations des AP et l'interface avec la CN, le grand livre des recettes (RL), le SARRS, le SGSRO, le GLAO et le SCE. Le Système de saisie des paiements (SSP) sera mis en œuvre. Les clients pourront inscrire des demandes de renseignements précis ou des activités précises et recevoir une réponse limitée automatique du système.
La mise en œuvre de la version 6 (octobre 2003) permettra aux clients d'envoyer et de recevoir toutes leurs communications de façon électronique, incluant les endossements, les notes de services et les avis. Les clients pourront inscrire des demandes de renseignements précis avec l'option d'une réponse par la poste ou par courriel et l'option d'une copie à un tiers autorisé.
La version 7 (avril 2004) comportera aussi des fonctionnalités de soutien des décisions en ce qui a trait à l'endossement, la sécurisation et l'établissement de cotisations. La participation de partenaires du secteur public validés serait possible pour le SAL et la CN.
Pour ce qui est des conséquences sur les ressources humaines, il est possible qu'il soit nécessaire de réaffecter le travail. Le système permettra aux utilisateurs des autres prélèvements dans les centres d'expertise des BSF d'accomplir une partie du travail qui est actuellement accompli au Centre fiscal de Summerside.
La direction dit que le projet de mise en commun inter-régionale entraînera la création du bureau virtuel dans le système d'organisation de la charge de travail du bureau (OCTB) auxquels auront accès les quatre régions (Pacifique, BRNO, Québec et Atlantique) participant au projet. À cause des charges de travail qui ne cessent d'augmenter, on a souhaité attribuer le travail au personnel qui pouvait l'absorber, plutôt que de le distribuer selon des frontières géographiques (p. ex., un employé dans la région de l'Atlantique pourrait travailler sur un compte de la région du Pacifique). En date du 1er juin 2002, la mise en commun pourrait donc porter sur toutes nouvelles admissions de CAR-2, de dossiers de déclarations T1 de moins de 50 000 $.
Cette nouvelle initiative sera annoncée aux employés au moyen de Questions et réponses, de dépêches et d'une annonce sur InfoZone. L'expansion du projet dépendra des résultats obtenus.
La direction dit que l'ADRC n'a pas reçu les fonds nécessaires des affectations récentes du Conseil du Trésor dans le cadre du projet du Gouvernement en direct (GD) pour les services aux particuliers. Par conséquent, la direction revoit actuellement les priorités des directions générales, afin de déterminer si le financement suffisant sera affecté à l'élaboration de certaines des fonctionnalités déjà déterminées. Aucune fonctionnalité ne sera mise en œuvre avant 2003-2004.
La direction dit que l'étape 1 du projet pilote sera mise en œuvre en octobre 2002, alors que 20 000 sociétés seront invitées à produire leurs déclarations T2 2002 par l'intermédiaire d'Internet. Si l'on se fie aux expériences antérieures, le taux prévu d'utilisation du service sera de 10 à 15%. On s'attend à peu d'économies pour 2002-2003. Le personnel du service de dépannage de Shawinigan et de Winnipeg aura besoin d'un peu de formation.
À l'étape intermédiaire (avril 2003), on lancera l'invitation à un plus grand groupe de sociétés. Ce sont au moins 15 000 à 20 000 invitations qui seront lancées chaque mois. Selon le taux d'utilisation du service, les effets pourront se faire sentir sur les activités de filtrage et d'entrée de données. Il est possible qu'on examine également la faisabilité d'une option de production de déclarations sur Internet conjointement avec les provinces de l'Ontario et de l'Alberta (qui sont très intéressées par ce projet).
À l'étape 2 (octobre 2003), le projet s'adressera à un plus grand nombre de sociétés et la direction sera mieux en mesure de déterminer les conséquences pour les ressources humaines.
Le projet pilote, maintenant terminé, s'est très bien déroulé et les résultats seront attentivement évalués pour permettre de déterminer l'orientation à venir relativement au déroulement de ce travail.
La direction confirme que l'amélioration apportée par le pistage en temps réel permettra d'offrir un meilleur service à la clientèle, à mesure que les déclarations T1 produites grâce à Internet déclencheront la mise à jour immédiate de l'information dans les systèmes de l'ADRC, fournissant ainsi au personnel de l'information exacte à jour sur les comptes.
Il est convenu de retirer les points suivants de l'ordre du jour, tout en admettant la possibilité de leur réinsertion en cas d'événements nouveaux :
M. Miller remercie les participants d'avoir permis ces discussions productives et souhaite encore une fois à Gord Hawkins tout le succès possible à la retraite.
(original signé par)
Dave Miller
Sous-commissaire
Direction générale des cotisations et recouvrements
le 22 août 2002
(original signé par)
Betty Bannon
Présidente nationale
Syndicat des employés de l'impôt
le 15 août 2002
Le syndicat aimerait savoir quand la direction s'attend à afficher la stratégie sur InfoZone.
La “Stratégie relative aux services et itinéraire” a été ajoutée à l'Infozone le 15 avril 2002 et le point d'accès est la page principale de la Direction générale des cotisations et des recouvrements. Ce document présente l'itinéraire qui fait le lien entre les initiatives relatives aux services entreprises ou prévues par la Direction générale des cotisations et des recouvrements et la mission, la vision et les objectifs stratégiques de l'ADRC, et ce dans le but de tenir compte des attentes des clients au niveau d'un service d'excellence se retrouvant dans de multiples voies de service.
La présentation qui se trouve actuellement sur l'Infozone est le premier pas vers le développement d'une version interactive. Le travail est en train pour modifier le format de ce document pour permettre à l'utilisateur de plus facilement s'y retrouver et pour ajouter plus de renseignements. Également, le document sera mis à jour lorsque des renseignements sont ajoutés ou modifiés au sujet des initiatives relatives aux services précises.
Le syndicat aimerait avoir une mise à jour sur :
Le projet pilot a été réalisé à Sudbury comme prévu. Nous avons mobilisé six cent appareils de clients légers qui ont remplacé cinq cents terminaux de type 3 270 d'ordinateur central et cent OP. La mise en place a été échelonnée sur une période de six semaines afin d'éviter des interruptions importantes aux programmes opérationnels et de permettre une taille optimale des classes pour faciliter l'apprentissage du personnel.
Les commentaires initiaux tant de la part des employés que du point de vue de la direction sont positifs. Le personnel est satisfait de la plus grande fonctionnalité des appareils comparativement aux terminaux et ils ont hâte d'élargir leur savoir-faire en fonction des capacités des appareils. La direction a vu des améliorations dans le moral du personnel et la fonctionnalité accrue a eu des répercussions sur le service à la clientèle en raison des outils de recherche performants dont disposent les agents.
Nous avons offert une séance d'information d'une demi-journée aux employés choisis pour les unités de client léger. Lors de cette séance, nous avons présenté les composants de base de l'unité client léger et discuté des avantages de la nouvelle technologie. Nous avons brièvement décrit aux participants les différences d'accès entre l'ordinateur central et le client léger par rapport aux applications de l'ordinateur central. Nous leur avons fourni de l'aide sur la procédure d'entrée en communication et distribué un modèle du clavier du client léger. De plus, nous leur avons donné un bref aperçu de Windows 2000, Outlook 2000 et du site intranet. Les participants ont discuté des principales fonctions de ces applications et ont reçu des instructions sur la meilleure manière de les utiliser pour naviguer. Chaque participant a reçu une trousse « Permachart », ces chartes de feuilles plastifiées comprennent des conseils pratiques et des outils de Word, Outlook et Windows. En outre, ils ont reçu une feuille d'instructions conçue sur place pour les aider à naviguer dans l'intranet ainsi qu'un modèle de clavier de l'ordinateur central.
Un rapport détaillé sur le projet pilote sera élaboré en juin 2002.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur le modèle du SGA et aimerait savoir ce qu'il en est de toute conséquence pour les ressources humaines.
Le déploiement de l'infrastructure de la voie de communication protégée a été remis jusqu'au début de l'été (date anticipée). Suite au déploiement, tel que convenu avec le Conseil du Trésor, l'ADRC fournira un service d'aide au bureau pour eux jusqu'au 31 octobre 2002.
Autrement, seul le SGA ne devrait pas être la cause d'aucun impact significatif sur les ressources humaines.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur le taux de participation pour le cycle de production des T1 2002 (déclarations de 2001) et aimerait également savoir si du personnel additionnel a été affecté au service de dépannage.
Le niveau d'acceptation du service IMPÔTNET est très encourageant. Jusqu'à présent, nous avons reçu plus de un million de déclarations, une augmentation de 50 % par rapport à l'an passé. Si la tendance actuelle se maintient, nous pouvons nous attendre à recevoir 2, 1 millions de déclarations pour cette période, dépassant ainsi nos projections de 10 %.
Des agents additionnels des bureaux d'aide ont été embauchés pour maintenir et améliorer le niveau de service aux Canadiens. Bien que la durée et la complexité des appels ont diminué, le nombre d'agents au téléphone a augmenté de 43 % par rapport à l'an passée. Une proportion importante de ces nouveaux agents ont été déployés le soir lorsque le volume de production est à son plus haut niveau.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative.
La campagne de marketing de la TED en direct pour la période de 200 a donné de très bons résultats. Le volume a augmenté de 500 % par rapport à l'an passé, mais au dépend des autres systèmes de la TED. Les agents du bureau d'aide de la TED de chaque centre fiscal ont reçu de la formation en technologie Internet et en terminologie afin de leur permettre de mieux accomplir leur travail tout en allant de l'avant.
Des mois d'analyse conjointe et de réunions de conception entre le personnel de la direction de la Cotisation et des Recouvrements et la direction générale de l'informatique a entraîné la conception d'un système Internet pour remplacer le système de la TED actuel. Les principales caractéristiques devraient être disponibles pour la période de production de 2003, avec des améliorations prévues plus tard. Puisque DATAPAC, le système qui transmet les fichiers à la plate-forme principale de la TED, devrait être retiré en 2004, le besoin de remplacer notre système de la TED démodé devient obligatoire et un nouveau lancement très urgent.
Des plans de formation additionnelle seront développés dans les prochains six à huit mois afin de d'assurer que le personnel des bureaux locaux soient adéquatement informés sur les caractéristiques du nouveau système de la TED avant son introduction en 2003.
Le syndicat voudrait savoir quand les registres de suivi en temps réel pour 2002 seront disponibles et aimerait qu'on confirme que cette initiative n'entraîne aucune incidence sur les ressources humaines.
Les utilisateurs des applications sur Internet, telles que IMPÔTNET, s'attendent à ce que l'information soit disponible en temps réel. Le suivi en temps réel des déclarations de revenus transmises par IMPÔTNET est une amélioration qui permettra à l'ADRC d'offrir de meilleurs services lorsqu'elle recevra une demande de renseignements de la part d'un client. Nous poursuivons la mise en ouvre de cette option.
En ce qui concerne l'incidence sur les ressources humaines, les améliorations apportées au système permettront d'offrir de meilleurs services à la clientèle. Cette initiative n'entraînera aucune réduction de l'effectif ni réaffectation du personnel à d'autres fonctions.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative et aimerait savoir si l'on s'attend à d'autres incidences sur les ressources humaines.
La demande de numéro de compte de fiducie par l'échange de données informatisées (EDI) a été supprimée pour 2002 et années futures. Ce processus n'est plus requis car nous avons combiné les déclarations T3IND et T3G pour créer la nouvelle déclaration T3GR avec un numéro de compte de fiducie permanent (voir Phase 3 pour plus de renseignements).
Un raccourci clavier a été mis en œuvre pour produire automatiquement un compte au Grand livre auxiliaire automatisé (GLAA) lorsqu'un compte du système automatisé des fiducies (SAF) est créé.
La Phase 1 n'a pas occasionné des pertes d'emploi indéterminé.
Le raccourci clavier mentionné à la phase 1 a été mis en application pour toutes les autres déclarations T3 en février 2002.
La structure du système de (nouvelle) cotisation a été élaborée et mise en œuvre. Elle comportait les tâches suivantes : changements mineurs aux zones des dollars et des cents; introduction de nouveaux écrans de visualisation; des corrections aux mathématiques et au calcul de l'impôt; la création d'un nouvel indice d'erreurs généré par le système; un lien Système automatisé des fiducies / Système du calcul de l'intérêt en direct (SAF/OLINT) pour les déclarations T3; des nouvelles fonctions de repérage; une fonction des taux de révision du SAF.
La Phase 2 n'a pas occasionné des pertes d'emploi indéterminé.
La phase 3 du projet, qui consiste à créer un avis automatisé de (nouvelle) cotisation, a été complétée. Nous produisons des avis automatisés depuis le 25 février 2002. Nous prévoyons toujours réaliser des économies annuelles estimées à 1,2 million provenant de l'utilisation des avis automatisés.
Les emplois touchés par cette phase sont :
Déclarations des successions et fiducies 9 CR03 et 1 CR05
Réconciliation des comptes 0 - 7 CR03
Le système de cotisation pour la nouvelle déclaration T3GR sera mis en place au mois d'octobre 2002. Les économies annuelles prévues provenant de la création de la nouvelle déclaration T3GR sont estimées à 1,5 million. Il n'y aura aucune perte d'emploi indéterminé. Le syndicat et le personnel ont été avisé des réductions du personnel déterminé vers le milieu du mois d'octobre 2001.
Il s'agit d'une phase supplémentaire ajoutée à ce projet. Nous avons jugé qu'une nouvelle phase s'imposait lorsque plusieurs tâches, tels que : un nouveau numéro de repère; le chargement automatique des variables dans les versets d'explication; des nouveaux indices d'erreur et validités; des nouveaux écrans n'ont pu être mis en application en raison d'un manque de ressources humaines et de temps. Plusieurs de ces tâches ont été ajoutées en raison des modifications et additions aux phases antérieures. Ces tâches doivent être terminées avant que nous puissions mettre en œuvre la transmission électronique des déclarations. Un document sur la portée de la phase 3B a été complété en fin d'année 2001. Les nouvelles tâches seront mis en œuvre au mois d'avril, juillet et octobre 2002.
Cette phase n'occasionnera pas des pertes d'emploi.
Une des tâches de la phase 3B consiste à étudier les exigences de mise en œuvre de la transmission électronique des déclarations. La transmission électronique des déclarations est maintenant prévue pour février 2004.
Un plan d'affaire sera développé au cours de l'exercice financier 2002/2003 pour déterminer si la transmission électronique des déclarations T3 devait être poursuivie et, si oui, quel genre de déclarations T3 et la date(s) de mise en œuvre.
Cette phase requiert encore de la recherche. L'étude de système et l'établissement des coûts de cette phase n'a pas encore commencé.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur :
La phase 1 de la mise en œuvre de l'initiative de restructuration du rapprochement, prévue pour l'automne 2002, se déroule selon l'échéancier. On retrouve maintenant dans cette première phase une composante de gestion des cas en direct. La phase 2, prévue pour 2003, apportera de nouveaux raffinements à nos capacités de gestion du risque. Nous élaborons un nouveau cours de formation et nous l'offrirons à tout le personnel au début d'octobre 2002. Nous avons prévu des séances à l'intention des formateurs en septembre 2002 afin de les préparer à donner ce cours.
Nous ne prévoyons aucun effet négatif sur les niveaux de ressources humaines. En fait, les niveaux de ressources du programme devraient augmenter à la suite des nouvelles charges de travail reconnues.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur :
Le service Changements d'adresse en ligne a été lancé le 25 février 2002 (phase I)
La phase 2 de ce projet en est encore au niveau de la planification.
Quant à l'impact sur les RH:
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative et aimerait également savoir si la direction prévoit toujours la réduction de 7,5 ETP, qui seraient consacrés à d'autres secteurs de programmes au sein des CF.
L'étape du projet pilote a été mise en œuvre le 8 avril 2002, avec des plans provisoires pour sa mise en place à l'échelle nationale en avril 2003. Une fois qu'il sera disponible dans l'ensemble du pays, nous prévoyons toujours une réduction de 7,5 ETP qui seront réaffectés à d'autres secteurs de programme au sein des CF.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative et aimerait savoir quelles sont les incidences prévues sur les ressources humaines.
La Direction du traitement des déclarations et des paiements des entreprises (DTDPE) continue à travailler au projet de la RAIT conjointement avec la Direction générale des programmes d'observation (DGPO). Le projet pilote a été prolongé jusqu'à la fin de septembre 2002. Le financement pour cette prolongation a été assuré à la fois par la DTDPE et la DGPO.
Le 8 avril 2002, le groupe de comptes des clients révisé par St. John's a été remplacé par un de l'Ontario. Cela permettra au personnel du projet d'interagir avec le personnel expérimenté des Entreprises multiples du BRSO et du BRNO et d'en bénéficier. Cela permettra également de réviser un plus grand bassin de clientèle.
Une période plus longue est nécessaire au projet pilote pour que son succès soit évalué efficacement. Une évaluation du projet sera complétée durant le troisième trimestre de l'exercice financier et elle comprendra des recommandations clairement définies basées sur les résultants obtenus.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative. Il aimerait également savoir quelles sont les incidences sur les charges de travail et les ressources humaines.
Pour l'exercice 2001-2002, 16 % des déclarations de TPS/TVH admissibles ont été produites à l'aide d'IMPÔTEL TPS/TVH. Ce résultat continue d'excéder le taux de participation de 10 % que nous avions prévu. Pour l'exercice 2002-2003, les coûts de traitement réduits de 189 000 $ ont été transférés au programme de comptabilité de la TPS.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative et aimerait aussi savoir si les conséquences pour les ressources humaines sont toujours de moins de cinq ETP nommés pour une période déterminée.
Pour 2001-2002, nous avons budgétisé afin de refléter la réduction de 35% de la charge de travail mais nous avons utilisé un taux plus bas que par les années antérieures puisque le reste du travail est plus complexe. Ces fonds n'étaient pas adéquats et nous avons dû faire un ajustement final au dernier quart. Nous avons budgétisé 2002-2003 avec une réduction de 3.58 ETPS à partir de donnée ultérieure au relâchement automatique. Nos prédictions 2001-2002 ne prévoyaient pas que le taux aurait diminué aussi considérablement avec l'élimination de la charge de travail simple donc nous avons ajusté l'année 2002-2003 en conséquence. La réduction actuelle est de 3.58 ETPS.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette question.
Les inventaires des déclarations non cotisées ont connu une baisse spectaculaire et sont revenus aux niveaux d'avant CORTAX. Cette baisse s'explique, en grande partie, par les efforts des employés des bureaux locaux qui ont mis les bouchées doubles pour réduire les dossiers en attente. De plus, nous avons constaté une nette amélioration des logiciels commerciaux de préparation de déclarations de revenus, ce qui a permis de réduire le nombre de fichiers qui sont relégués à la révision. Des 140 000 déclarations que nous avions en novembre 2001, nous avons ramené ce nombre à l'heure actuelle à 50 000, l'équivalent de 2 ou 3 semaines d'arrivage.
Comme il a été mentionné auparavant, les employés des centres fiscaux font preuve d'une plus grande assurance avec le système CORTAX et ont formulé à maintes reprises des suggestions pour apporter des améliorations au système, dont certaines ont été mises en œuvre et d'autres sont à l'étude. L'Administration centrale examinera le matériel de formation pour aider les centres avec la formation des nouveaux employés, et travaillera à l'amélioration des processus avec la Direction générale des programmes de l'observation et d'autres intervenants.
La mise en œuvre de la Version 4 du 8 avril dernier s'est déroulée avec succès et la planification de développements futurs est en voie.
Il est prévu que même en tenant compte de la croissance continue de l'ensemble de l'activité de production, l'équipe chargée du programme sera parfaitement en mesure de répondre aux charges de travail actuelles et ultérieures.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative.
L'augmentation régulière de l'utilisation par les clients de l'application de l'inscription sur Internet des entreprises se poursuit. Malgré une augmentation de l'utilisation de l'Internet, aucune réduction des ressources n'est prévue.
La province du Nouveau-Brunswick s'est associée avec l'ADRC afin de fournir l'inscription intégrée à leur programme des noms commerciaux. En raison du délai de l'adoption de la législation par le Nouveau-Brunswick, les modifications ne seront pas apportées avant l'été de 2002.
La province du Manitoba et l'ADRC ont convenu de fournir l'inscription intégrée aux programmes du Bureau des compagnies du Manitoba (sociétés) et de l'Enregistrement des noms commerciaux. Le partenariat sera élaboré en étapes et le premier lancement est prévu pour l'automne de 2002, ce qui incorporera les programmes du Manitoba dans le système du NE. Le « Workers' Compensation Board of British Columbia » et l'ADRC ont conclu un accord de partenariat qui sera mis en œuvre à l'été de 2002. Les inscriptions effectuées par le « WCB » résultera en l'attribution d'un numéro d'entreprise et d'un compte de programme.
Il n'y a rien de plus à rapporter concernant le Yukon et le Québec.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative et aimerait tout particulièrement avoir de l'information sur les conséquences que l'on prévoit pour les ressources humaines.
Le taux de participation pour cette initiative a été inférieur au taux prévu (environ 4% plutôt que 15-20%). Pour les déclarations 2002 produites en 2003, nous planifions de développer le transfert de fichier T4 sur Internet pour que les déclarants T4 qui utilisent un programme interne ou un logiciel commercial puissent nous transmettre leurs déclarations T4 sur Internet. Ceci devrait augmenter considérablement le taux de participation pour l'année prochaine.
Bien que la réponse soit moins grande que prévue, nous croyons qu'elle augmentera graduellement et que l'effet sur les ressources dédiées au traitement sera compensé par le besoin de ressources dédiées aux demandes de renseignements techniques des déclarants.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative et de l'information sur les conséquences pour les ressources humaines.
Au 31 mars 2002, 69 766 et 1 679 ententes d'acomptes provisionnels et d'arriérés par débit pré-autorisé avaient été établies respectivement. Étant donnée le taux relativement peu élevé de participation et l'augmentation des paiements en général, nous ne prévoyons de répercussions sur les ressources humaines dans un avenir prochain à ce propos.
Pour ce qui est de la formation offerte aux bureaux des services fiscaux, la Direction du recouvrement des recettes nous a informés que leur expérience relative au DPA a été positive. Récemment, au cours des séances de formation sur le système d'ORG offertes dans les régions de l'Atlantique et du sud de l'Ontario, la Direction a discuté des DPA avec le personnel des BSF et a répondu aux questions. Des visites aux régions du Pacifique et du Nord de l'Ontario sont aussi prévues bientôt. La Direction considère que la question de la formation a été maîtrisée, mais s'assurera de l'inclure lors des visites de surveillance prévues pour 2002-2003.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative, y compris les conséquences pour les ressources humaines qui auraient pu découler de l'augmentation de l'utilisation du service TÉLÉAVIS.
Il n'y a aucun impact sur les ressources humaines suite à la mise en œuvre de l'initiative TéléAvis. Il avait été prévu à l'origine, selon les augmentations projetées de « réponses indiquant un versement nul», que toute diminution du travail manuel permettrait aux employés de s'acquitter de leurs autres tâches prioritaires. En fait, le nombre de « versement nul » a beaucoup augmenté comparativement à l'année dernière. Bien que 45 000 comptes aient été actualisés par téléphone depuis juillet 2001, le nombre de réponses de « versement nul » traitées par les employés sur le terrain a augmenté comparativement à l'année dernière.
Le syndicat aimerait savoir si le lien électronique (EDI) entre DRHC et l'ADRC a été établi.
DRHC s'est maintenant engagé à poursuivre la création d'un lien EDI entre ses systèmes et celui de gestion des cas RPC-AE de l'ADRC. Bien que nous n'ayons pas fixé de date ferme encore, nous consulterons nos services de TI au cours des prochains mois, mais en ce moment nous croyons que le travail de développement débutera cet automne pour une mise en place du projet en septembre 2003. L'objectif du projet reste celui d'améliorer le flux de l'information ayant trait aux demandes de décision relatives à l'AE entre l'ADRC et DRHC, et ce, à l'aide des liens informatiques et non des télécopieurs. Toutefois, ce changement ne comportera aucun licenciement.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur cette initiative et aimerait savoir quelles activités de formation se sont déroulées.
La formation des contrôleurs de trafic, des télécommunications locales, des formateurs du Centre d'appels des recouvrements (CCR) et des agents du CCR a été complétée avant l'introduction de l'environnement refondu le 11 décembre 2001. L'utilisation d'une seule technologie fut un changement positif pour les agents.
La formation sur le système de distribution d'appels automatique Spectrum (Total Recall) et le système de rapports pour le composeur automatique pour les contrôleurs et les télécommunications locales et télécommunications corporatives fut complétée entre le 3 et le 5 décembre.
L'installation de la technologie refondue a simplifié la tâche des contrôleurs seniors parce qu'ils et elles n'ont plus besoin d'utiliser le système Mitel pour rediriger manuellement les données des appels au système Total Recall pour formuler leurs rapports.
L'installation fut complétée en temps et l'environnement technique refondu unique est entré en production le 11 décembre, 2001. Les agents semblent très satisfait de cette initiative.
Le syndicat aimerait savoir si les nouveaux formulaires à remplir en direct à l'intention des clients onté été ajoutés au site de l'ADRC depuis la dernière réunion.
En plus du formulaire à remplir en direct, qui a permis à nos clients de remplir le formulaire à l'écran, nous travaillons avec la Division de la sécurité de la technologie de l'information afin d'offrir l'option d'envoi par courrier électronique directement au Bureau des services fiscaux d'Ottawa. Le demandeur aura aussi le choix de remplir le formulaire à l'écran, d'en imprimer un exemplaire et de le faire parvenir par courrier courant.
Lorsque la question de la sécurité sera résolue (ICP), cette amélioration augmentera le service offert à nos clients en raison des délais d'exécution moindres et de l'élimination du risque de perte ou d'égarement des documents. De notre côté, ce changement contribuera à réduire la quantité de papier que nous utilisons ainsi qu'à accroître l'efficacité et améliorer le service que nous offrons à nos clients. Cette initiative ne comportera aucun licenciement.
Le syndicat aimerait savoir si les nouveaux formulaires à remplir en direct à l'intention des clients ont été ajoutés au site de l'ADRC, depuis la dernière réunion.
Au cours de la dernière année, le nombre de formulaires à remplir en direct offerts dans le site Internet de l'ADRC a chuté de 60 à 47. Les formulaires à remplir en direct peuvent être remplis à même l'écran d'un ordinateur personnel mais doivent être imprimés sur papier et postés. La Direction générale des cotisations et des recouvrements a révisé quatre (4) formulaires à remplir en direct (T4A, T4 Sommaire, T5 et T2200) lorsque des modifications ont été apportées aux formulaires sur papier. À côté de la page à remplir en direct du formulaire T4 nous avons indiqué que la page avait été remplacée par le formulaire T4 de production par Internet assorti d'un lien direct au projet pilot. Toutefois, en raison des contraintes découlant des autres charges de travail, Cotisations et Recouvrements n'a pu créer aucun nouveau formulaire à remplir en direct.
Au cours de la même période le nombre de formulaires à remplir en direct disponibles à l'interne dans l'InfoZone de l'ADRC est passé de 111 à 160.
Le syndicat aimerait une mise à jour sur l'évaluation des sites du projet pilote pour la CAQ et aimerait également savoir quand la direction prévoit la fin de l'évaluation.
L'évaluation est prévue à commencer en mai et nous attendons la disponibilité du rapport en automne.
Le syndicat aimerait que la direction fasse le point sur cette initiative et aimerait savoir si le lien pour les discussions en temps réel avec les agents a été établi.
Le nom fut changé pour Service d'Information Interactif (SII). Le service SII est disponible sur le site Web de l'ADRC depuis le 23 février 2002. En 2002-2003, nous comptons améliorer le Service d'information interactif comme suit :
Lors des six premières semaines d'activités, les pages d'index principal, du Service ont enregistré près de 70 000 visites tant en anglais qu'en français. Selon les commentaires recueillis auprès des clients lors du sondage en direct du Service, les clients jugent ce service convivial tout comme ils souhaitent l'ajout de sujets.
En 2002-2003, nous comptons améliorer le Service d'information interactif comme suit :
Actuellement, il n'y a aucun motif pour étendre le service afin d'y inclure des sessions de bavardage et/ou de conversation avec les agents.
Le syndicat aimerait savoir si le marché de service avec le fournisseur a finalement été conclu et si cette initiative est terminée.
La mise en oeuvre de la plate-forme est terminée et s'est bien déroulée tout au long de la période de production. Toutefois, comme il arrive souvent après la mise en œuvre de changements technologiques importants, il faut une version pour résoudre certains problèmes relatifs aux systèmes, laquelle avait été reportée après la période de production. Nous prévoyons terminer la diffusion au cours de l'été.
Le syndicat aimerait que l'on fasse le point sur :
L'équipement a été installé et est entièrement fonctionnel. Tout le personnel a été avisé qu'il était « touché » et une séance d'information a été tenue le 15 avril pour faire le point. On prévoit maintenant que les descriptions de travail seront examinées et révisées pour tenir compte des responsabilités actuelles. Le personnel participe à l'examen.
Remarque : Le procès-verbal de la dernière réunion portant sur les changements technologiques mentionnait l'embauche de quatre personnes à la bibliothèque de bandes. On aurait dû y lire : il y aurait une réduction de quatre personnes.
Il a été convenu de retirer les points suivants : coordonnateur de la prestation de services électroniques (PSE), Canofile, le programme d'allocations spéciales pour enfants et les SAE – Étude réalisée par la Direction générale des finances et de l'administration.
Revenez souvent et envoyez-nous un courriel à webmaster@ute-sei.org si vous rencontrez des problèmes avec le site.
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