Comité du programme d'aide aux employé-e-s

MOT D’OUVERTURE

Avant d’ouvrir la réunion, Suzanne Gorley, la directrice du PAE, dit quelques mots à l’intention de Lina Ruel, qui prend sa retraite. Elle la remercie de son engagement envers le PAE et de son apport précieux au programme pendant les nombreuses années de son implication. D’autres membres la remercient également de sa grande contribution au comité.

Claude Tremblay, directeur général de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération souhaite la bienvenue aux membres du comité. On présente et approuve l’ordre du jour. 

1.  SUIVI SUR LES ENGAGEMENTS PRIS LORS DE LA DERNIÈRE RÉUNION

Le Bureau national du PAE examine les engagements pris lors de la dernière réunion et les mesures prises à cet égard. Le résumé des engagements a été partagé antérieurement avec les membres du comité. Deux points sont inclus à l’ordre du jour aux fins de discussion approfondie plus tard dans la réunion. On demande aux membres du comité de faire part de leurs commentaires ou de leurs questions.

2.  ÉVALUATION DU PAE

Le Bureau national du PAE donne un bref aperçu des discussions qui ont eu lieu pendant la réunion d’affaires du PAE à Toronto, le 17 octobre 2007, sur l’ébauche du rapport d’évaluation du PAE et ses recommandations. On remercie les membres du comité qui ont participé à la réunion pour avoir examiné et commenté le document sommaire des discussions et des conclusions de la réunion.

Le Bureau national du PAE explique les prochaines étapes du processus d’évaluation du PAE. La Division de l’évaluation des programmes (DEP) a accepté d’étudier comment elle pourrait appuyer l’achèvement du projet en fournissant une analyse comparative supplémentaire des coûts et des avantages. Un courriel décrivant brièvement sa proposition a été distribué.

Les représentants de l’IPFPC et du SEI expriment leur inquiétude que cette analyse supplémentaire serait effectuée en fonction de ce qu’ils considèrent comme un produit défectueux. La direction reconnaît les difficultés et les préoccupations concernant le produit provisoire. Cependant, il est important d’achever le processus en raison du besoin d’être imputables envers les différents intervenants et participants du processus d’évaluation. L’objet est d’utiliser les renseignements exacts qui se trouvent déjà dans l’ébauche du rapport et de les compléter, au besoin, à l’aide de données supplémentaires fournies par le Bureau national du PAE, et ce, afin de produire un aperçu utile et complet du PAE de l’Agence du revenu du Canada (ARC), de ses coûts et de ses avantages.

La direction assure les syndicats qu’ils seront consultés au cours des prochaines étapes du projet.

Le Bureau national du PAE s’engage à informer les syndicats des faits nouveaux relativement à l’évaluation du PAE et à demander leur rétroaction à chaque étape.

Le Bureau national du PAE transmettra les préoccupations des syndicats à la Division de l’évaluation des programmes, et lui donnera aussi les données de recherche de Rick Csiernik, Ph.D., professeur d’université et grand spécialiste canadien du PAE.

3.  RAPPORT ANNUEL DE 2006-2007

Marla Simlett, conseillère principale du PAE, donne un aperçu du Rapport annuel de 2006-2007. Les points clés suivants sont soulignés :

• Le taux d’utilisation des services de counseling a légèrement augmenté comparativement à l’année précédente : de 11,8 % à 12,3 %.
• Les services de coaching et de conseils à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux ont maintenu un taux d’utilisation élevé : de 14 % à 13,3 % pour les gestionnaires. Nous attendons toujours le nombre de représentants syndicaux pour calculer le taux d’utilisation.
• Les séances de formation destinées aux gestionnaires et aux représentants syndicaux ont connu une augmentation importante. Le nombre de ces séances a doublé comparativement à l’année précédente. En outre, plus de 13 700 employés ont assisté aux séances d’information données par le PAE sur des sujets liés à la santé et au mieux-être. Ces chiffres ne comprennent pas les participants aux ateliers sur la santé mentale offerts par les coordonnateurs-conseillers à la Conférence sur le PAE du SEI.
• Les produits du PAE ont fait l’objet de bon nombre de révisions, de mises à jour et d’ajouts :

• Énoncé de travail, critères obligatoires et critères cotés aux fins de la sélection des fournisseurs de services externes
• Mise à jour de l’atelier à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux
• Mise à jour de la trousse d’information
• Création d’Infofiches
• Élaboration de l’atelier très réussi « Parlons de la santé mentale en milieu de travail »
• Mise à jour des formulaires et des définitions statistiques pour les trois points de contact (les agents de référence, les fournisseurs de services externes et les coordonnateurs-conseillers)

Le Bureau national du PAE prévoit présenter le Rapport annuel au Comité de gestion de l’Agence (CGA) en décembre.

On remercie tous les membres du réseau du PAE : les agents de référence, les comités consultatifs locaux et les coordonnateurs-conseillers de leur dévouement et de tout leur travail.

On invite les syndicats à commenter l’ébauche du rapport.

Le représentant de l’IPFPC offre des suggestions pour améliorer la clarté et l’uniformité globales du rapport. En outre, il recommande d’ajouter des renseignements à la section « Défis », particulièrement sur le besoin d’examiner comment les coordonnateurs-conseillers peuvent offrir des services uniformes à tous les bureaux de leur région, tel qu’il a été discuté à la réunion d’affaires du mois d’octobre.

Le SEI recommande de fournir de plus amples renseignements sur la nature des services de référence offerts par les agents de référence.

Le Bureau national du PAE révisera le Rapport annuel en tenant compte des suggestions.

4.  INFOFICHES PAE

Marla Simlett du Bureau national du PAE partage les derniers renseignements sur les Infofiches PAE. Une série d’Infofiches PAE intitulée « Ce que vous devez savoir au sujet de la santé mentale au travail » a été élaborée pour le Coin des gestionnaires dans l’intranet de l’ARC. La prochaine série portera sur le mieux-être et sera destinée aux employés et aux gestionnaires.

La direction demande la rétroaction des syndicats sur d’autres sujets possibles pour les Infofiches à venir pour les gestionnaires et les employés.

Les syndicats croient que les Infofiches représentent une excellente idée et suggèrent que nous étudions différents moyens d’augmenter leur visibilité.

5.  ARTICLES PROMOTIONNELS

Le Bureau national du PAE se demande si le moment est opportun pour réexaminer l’agenda du PAE et le remplacer par un nouvel outil promotionnel. Le Bureau national du PAE explique les options à l’étude et demande l’opinion des syndicats sur la question.

Les membres sont d’avis qu’il serait difficile pour le Programme de trouver d’autres articles qui auraient les avantages de l’agenda (p. ex. la portabilité à domicile, la quantité de renseignements écrits sur le Programme et le coût). Cependant, on convient d’étudier d’autres possibilités pour 2009.

Le Bureau national du PAE étudiera d’autres articles promotionnels possibles pour 2009. Tous les membres enverront les articles d’intérêt au Bureau national du PAE.

6.  MISES À JOUR

Le Bureau national du PAE donne des mises à jour aux membres du Comité sur différents sujets d’intérêt et demande les commentaires des syndicats :

1. Le site Web du PAE a été mis à jour en vue d’améliorer sa convivialité et de respecter les nouvelles lignes directrices sur la normalisation des sites Intranet (NSI). Les prochaines étapes consistent en l’ajout d’éléments à la section intitulée Coin du mieux‑être et de travailler avec le personnel de la Technologie de l’information (TI) pour ajouter des photos, selon ce qui est permis.
   
   Commentaires : Les syndicats sont d’avis que les améliorations du site Web ont été bien exécutées. Le représentant de l’IPFPC recommande que le Bureau national du PAE communique avec les régions pour s’assurer que les sites Web locaux et régionaux sont également mis à jour et exacts. Le SEI recommande que le site Web comprenne des renseignements sur les codes du PAE et leur utilisation.

2. Bulletin national du PAE : Le Bureau national du PAE partage la rétroaction reçue de la part des coordonnateurs-conseillers. Ils craignent qu’une approche de projet pilote régional engendrerait de la confusion. Le Bureau national du PAE propose de commencer à gérer le bulletin national en 2008-2009. Les nouvelles nationales, régionales et locales sur le PAE de l’ARC seraient maintenant soulignées dans une case à la première page du bulletin.
   
   Après en avoir discuté, tout le monde convient d’essayer l’approche proposée pour un an.

3. Questionnaires sur la satisfaction de la clientèle : Le Bureau national du PAE indique qu’il cherche à créer une version du questionnaire pour les services de conseils. On demande aux syndicats leur opinion sur le fait de demander aux fournisseurs externes d’utiliser le questionnaire de l’ARC pour les clients de counseling. Cela nous permettrait d’avoir des données complètes et comparables sur la satisfaction des clients de counseling en ce qui concerne les services du PAE. Il entraînerait également des changements à l’énoncé de travail et aux contrats. Le SEI dit qu’il serait important de s’assurer que les clients n’auraient qu’un seul questionnaire à remplir. On convient d’étudier davantage la possibilité d’ajouter cette demande dans la prochaine version des modèles nationaux des documents contractuels.

4. Rapport tendanciel : Le prochain rapport des activités devrait être disponible sous peu.

5. Formation du PAE : Le cours de base des agents de référence qui doit avoir lieu à Ottawa en janvier 2008 a été reporté. Deux cours avancés sont prévus : un à Hamilton en décembre et un à Ottawa en février.

Le Bureau national du PAE tiendra les syndicats au courant des changements apportés au site Web et ajoutera des renseignements sur les codes du PAE dans le site.

7.  PRATIQUES EXEMPLAIRES

Le Bureau national du PAE signale les points suivants :

1. Le Bureau des services fiscaux de Hamilton (BSFH) a été reconnu par la ville de Hamilton pour son engagement envers la santé en milieu de travail. Le 24 octobre, le Comité local du PAE du BSFH a reçu le prix de reconnaissance à un dîner organisé par la ville. Ce prix, une photo de Spencer Creek, sera affiché dans le centre de formation du troisième étage. Le service de la santé de la ville de Hamilton fait la promotion des stratégies de mieux‑être du BSFH comme « pratiques exemplaires », et d’autres milieux de travail de la ville les mettent actuellement en œuvre. Les anciens récipiendaires du prix comprennent la ville de Hamilton, Dofasco, Stelco, Horizon Utilities et McMaster University. Les syndicats suggèrent que les pratiques exemplaires de ce comité soient partagées.

2. Les services de coaching et de conseils aux gestionnaires et aux représentants syndicaux sont offerts une demi-journée par semaine au BSF de Winnipeg, avec le coordonnateur-conseiller une semaine et le fournisseur externe l’autre semaine en alternance. Cela se fait également pour les services de counseling et de conseils dans certains lieux de travail dans les régions de l’Ontario et de l’Atlantique.

3. Le coordonnateur-conseiller régional à Calgary a adapté les ateliers destinés aux gestionnaires et aux employés sur la santé mentale en milieu de travail pour l’offrir aux syndicats et l’a présenté à la section locale du SEI aux fins de sensibilisation et d’augmentation des habiletés. On prévoit offrir l’atelier à d’autres sections locales du SEI et de l’IPFPC à une date ultérieure.

4. Le coordonnateur-conseiller régional à Calgary transmet son appréciation aux agents de référence avec les données de mi-exercice sur le nombre d’employés servis, les questions abordées et les heures consacrées à aider leurs collègues.

5. La région du Québec a combiné la Semaine de la santé mentale et la Semaine du PAE. La semaine comprendra une série d’activités, de présentations et de conférences sur le mieux-être en milieu de travail et la diffusion d’articles promotionnels du PAE. La région espère commencer une nouvelle tradition.

Le représentant de l’IPFPC parle des activités d’apprentissage tenues pour les agents de référence et les comités consultatifs locaux dans une partie de la région de l’Ontario (cinq BSF).

Le SEI mentionne que la présentation de l’atelier du PAE sur la santé mentale aux conférences du SEI sur le PAE et sur l’équité en matière d’emploi (EME) constitue une pratique exemplaire.

Claude Tremblay, directeur général, et Suzanne Gorley, directrice du PAE, font un compte rendu de leur réunion avec Peter Estey, sous-commissaire de la région de l’Atlantique et champion du mieux-être de l’ARC, et Lysanne Gauvin, sous‑commissaire des Ressources humaines, visant à examiner la notion du mieux-être en milieu de travail et individuel à l’ARC.

8.  MOT DE LA FIN

Claude Tremblay, président de la réunion, remercie tout le monde d’y avoir assisté. On propose la date provisoire du 13 mai 2008 pour la prochaine réunion.

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