Comité du programme d'aide aux employé-e-s

MOT D’OUVERTURE

Les représentants de la direction accueillent les membres du Comité et informent le Comité que Jerry Travis (directeur de la vérification, directeur du site, Sydney) ne sera pas en mesure de participer à cette réunion. Le Comité souhaite la bienvenue à Jean-François Gagné (conseiller en relations de travail) qui participe pour la première fois à cette réunion. On salue le retour de Doug Gaetz (SEI), qui était autrefois membre du Comité. L’ordre du jour est présenté et accepté.

1. SUIVI SUR LES ENGAGEMENTS PRIS LORS DE LA DERNIÈRE RÉUNION

Le Bureau national du PAE examine les engagements pris lors de la dernière réunion et les mesures prises à cet égard. 

À la suite de la révision et la mise à l’essai de l’atelier à l’intention des gestionnaires et représentants syndicaux à la conférence sur le PAE du SEI en décembre 2006, le Bureau national du PAE a envoyé une version révisée aux syndicats. Le document final concernant les lignes directrices sur la tenue des dossiers à envoyer aux syndicats, au plus tard le 1er décembre 2006, a été expédié le 28 novembre 2006. Les versions finales du document concernant les lignes directrices du Rôle 20 des Systèmes administratifs d’entreprise (SAE) et la trousse d’information ont été envoyées aux syndicats le 5 décembre 2006.

Le Bureau national du PAE a transmis aux syndicats l’énoncé de travail révisé pour l’évaluation du PAE le 16 novembre 2006.
 
Le Bureau national du PAE a communiqué avec l’Approvisionnement, en vue d’enquêter sur la question de vérification des dossiers des entrepreneurs.  Nous aborderons cette question en détail sous le point no2 de l’ordre du jour.

Les syndicats ont été consultés au sujet des points à l’ordre du jour de la réunion d’affaires du PAE de l’ARC, qui a eu lieu en janvier 2007.

À la réunion d’affaires du PAE de l’ARC de janvier 2007, Jerry Dee (SEI) nous a fourni un résumé du questionnaire du PAE administré par le SEI et de ses résultats.

Par ailleurs, Jerry Dee (SEI) a suivi le cours de base pour agents de référence, qui a eu lieu du 5 au 9 février 2007 à Rigaud.
 
Le Bureau national du PAE a mis au point le rapport annuel fondé sur les commentaires et la rétroaction des coordonnateurs-conseillers et des syndicats. Le rapport a été déposé devant le Comité de gestion de l’Agence (CGA) le 31 janvier 2007, puis distribué en février 2007 et présenté au Conseil de direction (CD) en mars 2007.

En collaboration avec les régions, le Bureau national du PAE a vérifié et corrigé les chiffres dans le tableau 1 des activités régionales du Programme et a de nouveau envoyé le rapport aux membres du Comité.

Le Bureau national du PAE indique qu’il profite régulièrement de l’occasion pour insister sur l’importance auprès des directeurs des Ressources humaines (RH) d’avoir le PAE comme point permanent à l’ordre du jour au Comité syndical‑patronal (CSP).

Le Bureau national du PAE a examiné la mise en œuvre d’un bulletin national du PAE et présentera sa conclusion à ce sujet au point no 5 de l’ordre du jour.

Pour faire suite à la question de novembre dernier concernant un processus de sélection proposé pour les agents de référence dans la région du Pacifique, le Bureau national du PAE a fait savoir que la direction locale a confirmé son appui pour tous les éléments du PAE. Un processus de sélection d’agent de référence est en cours dans la région et le bureau local en question.

Le Bureau national du PAE informe le Comité que les réunions d’affaires du PAE, qui se déroulent normalement deux fois par an, auront désormais lieu tous les huit mois. La prochaine réunion se tiendra à Toronto en octobre 2007 afin de la faire coïncider avec la Conférence sur la santé, le travail et le mieux-être (Health, Work and Wellness Conference). La réunion sera probablement axée sur les résultats de l’évaluation du PAE. Le Bureau national du PAE explique également que, puisque Rigaud n’est plus disponible pour les séances de formation, d’autres options permettant de dispenser une formation pour les agents de référence sont étudiées.

2.  ÉNONCÉ DE TRAVAIL pour les FOURNISSEURS DE SERVICES EXTERNES

Le Bureau national du PAE fait le point avec le Comité à propos des changements effectués dans l’énoncé de travail pour les fournisseurs de services externes. Une version mise à jour a été communiquée aux syndicats avant la réunion. Hélène Grandmaître, conseillère principale du PAE résume les principaux changements comme suit.

• De plus amples détails ont été ajoutés aux définitions et aux paramètres, notamment concernant les services d’accueil.
• Des modifications ont été ajoutées afin de garantir que les soumissionnaires fournissent plus de renseignements sur les coûts liés à la prestation de tous les services mentionnés dans le contrat en vue d’éviter les coûts cachés qui peuvent ne pas avoir été explicités. 

Les syndicats sollicitent des précisions concernant plusieurs domaines.

• Le représentant de l’IPFPC soulève des questions relatives aux différents types de services d’accueil fournis et précise qu’il est important d’intégrer dans les énoncés de travail les instructions liées aux vérifications cliniques et comptables.
• Le représentant de l’IPFPC fait part de son inquiétude devant le faible taux de réponses des clients du PAE au questionnaire sur la satisfaction de la clientèle interne, compte tenu du fait que nous nous attendons à ce que les fournisseurs de services externes nous procurent des rapports réguliers sur les taux de satisfaction de leurs clients. Les membres du comité conviennent qu’il faut maintenir les mêmes normes pour le personnel interne. Le Bureau national du PAE examinera les obstacles possibles qui peuvent expliquer ces résultats et la façon que ceux-ci peuvent être surmontés.
• Le SEI cherche à augmenter sa compréhension du processus de vérifications cliniques.

Le Bureau national du PAE affirme qu’il pourrait y avoir des recommandations sur la question de vérifications dans le prochain rapport d’évaluation du PAE. Les représentants de la direction acceptent que nous examinions la possibilité de vérifications des fournisseurs de services externes. Le Bureau national du PAE transmettra l’énoncé de travail révisé aux syndicats une fois que celui-ci sera mis au point.

Le Bureau national du PAE communiquera aux syndicats l’énoncé de travail révisé, dès que celui-ci sera disponible.

Le Bureau national du PAE travaillera avec les responsables de l’Approvisionnement afin d’ajouter aux contrats le droit d’effectuer des vérifications comptables et cliniques des entrepreneurs.

3. STATISTIQUES 2006-2007. RÉCAPITULATION DES DEUX PREMIERS TRIMESTRES

Carolyne Keseris, conseillère principale du PAE, donne un aperçu de la récapitulation statistique des deux premiers trimestres de 2006-2007. Elle fait ressortir les principaux points suivants:

• Taux d’utilisation élevé maintenu à 6,48 p. 100 (taux de six mois).
• Taux d’utilisation stables pour tous les points d’accès.
• Les trois principaux types de préoccupations pour lesquels les services du PAE ont été consultés restent les mêmes, à savoir des questions professionnelles, familiales ou conjugales et reliées à la santé émotionnelle.
• Baisse de la catégorie intitulée ‘autre’ de 5,6 p. 100 à 1,97 p. 100, probablement parce qu’on a resserré le processus de collecte des statistiques.
• Les séances de formation ont de nouveau plus que doublé par rapport à l’année précédente.

Une discussion sur la récapitulation a ensuite lieu concernant les points suivants:

• Le représentant de l’IPFPC suggère qu’une ventilation plus détaillée des données serait utile, c.-à-d. par genre, âge, etc. Ces renseignements ne sont pas disponibles.
• Le SEI sollicite des précisions concernant les données portant sur la formation pour les comités locaux.

Les membres sont heureux de voir les statistiques indiquer que le PAE fonctionne bien.

4.  FORMULAIRES STATISTIQUES RÉVISÉS

Carolyne Keseris du Bureau national du PAE présente les formulaires statistiques révisés. Elle commence par un résumé du processus de modification des formulaires, consistant à la collecte des suggestions des membres du Comité consultatif national et des coordonnateurs‑conseillers au cours de l’année, ainsi qu’à l’examen des documents par le comité sur les statistiques, qui comprend des coordonnateurs‑conseillers et qui est présidé par Carolyne Keseris. Les formulaires révisés sont ensuite présentés aux coordonnateurs-conseillers au moment d’une conférence téléphonique. Les versions finales seront communiquées aux coordonnateurs-conseillers une fois les modifications finales effectuées. Ces formulaires entreront en vigueur le 1er avril 2007, afin de faire coïncider la date avec le nouvel exercice et de garantir la saisie des mêmes données tout au long de 2007-2008.

Parmi les modifications majeures figurent la création d’un nouveau document de définitions statistiques. Les définitions nouvelles ou approfondies de ce document accroîtront la compréhension commune du réseau du PAE concernant les termes utilisés, renforçant ainsi la qualité de nos statistiques.

À la suite d’une discussion sur certaines suggestions d’amélioration, les syndicats reconnaissent la quantité de travail affecté dans cette initiative.

Le Bureau national du PAE s’engage à réviser les documents statistiques Excel et à y intégrer les modifications nécessaires; il transmettra les versions mises au point des formulaires et documents statistiques révisés, dès qu’elles seront disponibles.

5.  BULLETIN DU PAE NATIONAL

Le Bureau national du PAE rend compte de ses consultations avec les coordonnateurs-conseillers, afin d’assurer un suivi de l’engagement à étudier davantage la possibilité d’un bulletin du PAE national, qu’il a pris au cours de la réunion du Comité national du PAE, le 2 novembre 2006. La grande majorité des coordonnateurs-conseillers pensent que cette initiative est positive. Toutefois, il est clair que personne n’a le temps disponible qu’il faudrait consacrer à la création de ce bulletin. On distribue aux membres du Comité un modèle de bulletin trimestriel acheté par l’Administration centrale (AC) comme solution de rechange possible. Le bulletin intitulé « Nouvelles perspectives » est disponible sous forme bilingue et offre la possibilité d’ajouter des renseignements locaux et régionaux.

Bien que les membres trouvent que l’achat d’un bulletin est une bonne idée, ils pensent que ce bulletin devrait aussi contenir des renseignements du PAE de l’ARC.

Le Bureau national du PAE suggère que l’on distribue ce bulletin à l’échelle nationale pour le reste de l’année comme période d’essai. Si ce bulletin est un succès, le Bureau national du PAE pourra alors en couvrir les coûts en 2008-2009. Tous les membres du Comité sont d’accord. Les représentants de la direction indiquent que cette initiative devrait commencer dans les meilleurs délais. 

Le Bureau national du PAE assurera le suivi de la distribution du bulletin trimestriel « Nouvelles perspectives » dans toutes les régions. Il s’engage également à étudier la possibilité d’ajouter un article national au bulletin.

6.  MISE À JOUR SUR L’ÉVALUATION DU PAE

Le Bureau national du PAE fait part des derniers renseignements sur l’évaluation du PAE et déclare que le consultant a trouvé que les activités de collecte de données au moyen d’entrevues locales se sont très bien déroulées. Il a beaucoup apprécié l’appui des coordonnateurs-conseillers et du Bureau national du PAE concernant la logistique de tout le processus.

Cependant, la présentation des rapports a été retardée par des problèmes de santé dans la famille du consultant. Le Bureau national du PAE envisagera de renégocier au plus tôt le calendrier des rapports sommaires. Le rapport sommaire préliminaire du sondage auprès des employés est partagé avec les membres du Comité. Ces derniers discutent des résultats et des conclusions possibles que l’on pourrait en tirer dans divers domaines, notamment concernant la promotion et la visibilité du programme.

Le Bureau national du PAE s’engage à tenir les membres du Comité au courant des progrès dans le cadre de l’évaluation du PAE, au fur et à mesure de leur réalisation.

7.  PRATIQUES EXEMPLAIRES

Le Bureau national du PAE signale les points suivants:

L’« atelier sur la santé mentale pour les employés », élaboré par un comité de trois coordonnateurs-conseillers, connaît un succès remarquable dans la région du Pacifique. 

Le Bureau national du PAE a envoyé à toutes les régions quelques bloc‑notes de papillons adhésifs et des balles anti-stress comme outils promotionnels du PAE.

Le PAE de l’ARC s’est associé avec le ministère de la Justice, le Réseau national de mieux-être en milieu de travail, Patrimoine canadien et l’Association canadienne pour la santé mentale (ACSM), afin d’organiser un atelier sur le Forum national des gestionnaires, les 23 et 24 avril. L’atelier, intitulé « Santé mentale en milieu de travail. Que pouvez-vous faire en tant que gestionnaire? », a été élaboré pour soutenir les gestionnaires dans leur rôle, lorsque des questions de santé mentale se présentent en milieu de travail. L’atelier de l’ARC sur la santé mentale, destiné aux gestionnaires a représenté une contribution importante à la présentation offerte. Beaucoup de personnes ont participé à cet atelier qui a remporté un succès considérable.

Les représentants de la direction demandent aux membres du Comité de fournir des exemples de pratiques exemplaires.

Le représentant de l’IPFPC parle de la séance d’orientation du PAE en PowerPoint, qui a été élaborée à London par un agent de référence, avec l’appui de la coordonnatrice-conseillère. Une copie de la séance a été distribuée aux membres du Comité avant la réunion. Le Bureau national du PAE projette de concevoir un outil d’orientation du PAE national et remercie le représentant de l’IPFPC de partager l’outil de London.

Le représentant de l’IPFPC demande des renseignements au sujet du site Web national du PAE. Les représentants de la direction répondent que le site Web a fait l’objet d’un examen et que des modifications restent encore à faire, parce que celles-ci doivent être intégrées dans la restructuration du site Web de la Direction générale des ressources humaines (DGRH). Le Bureau national du PAE s’engage à transmettre aux syndicats les grandes lignes des modifications proposées pour le site Web du PAE, dès que possible.

Le représentant du SEI mentionne que les coordonnateurs-conseillers de la région de l’Atlantique participent maintenant à certaines réunions du CSP en qualité d’observateurs. Le Syndicat pense que la présence des membres du PAE est utile afin qu’ils soient informés des prochaines initiatives de l’organisation.

Claude Tremblay, DG, recommande que l’on rédige un rapport décrivant en détail les avantages et les répercussions de cette pratique et qu’on le distribue aux autres régions.

Le Bureau national du PAE s’engage à transmettre, dès que possible aux syndicats, un aperçu des modifications proposées pour le site Web du PAE.

8.  MOT DE LA FIN

Claude Tremblay, président de la réunion, remercie tous les membres pour leur participation à la réunion. Il exprime combien il est bon de voir les personnes travailler ensemble pour le bien-être des employés. On envisage deux dates possibles pour la prochaine réunion, soit le 1er novembre 2007 ou le 17 octobre à Toronto pour la faire coïncider avec la réunion d’affaires du PAE.

Le Bureau national du PAE examinera les deux dates pour la prochaine réunion du Comité consultatif national et informera les membres du Comité.

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