Comité du programme d'aide aux employé-e-s

MOT D’OUVERTURE

Les représentants de la direction ouvrent la réunion en souhaitant la bienvenue aux membres, surtout aux nouveaux membres : Claude Tremblay, DG, Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR) et Yves Beaupré, conseiller en relations de travail. M. Tremblay résume brièvement son expérience professionnelle dans le secteur privé avec les PAE, ainsi que son solide appui envers de tels programmes. Il mentionne également la bonne réputation du PAE de l’Agence du revenu du Canada (ARC) dans les régions. On invite tout le monde à ajouter au mot d’ouverture. La directrice nationale du PAE explique la réorganisation de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) de l’ARC, et précise que le PAE fait maintenant partie de la DRMTR. L’ordre du jour est présenté.

1. SUIVI SUR LES ENGAGEMENTS PRIS LORS DE LA DERNIÈRE RÉUNION

Le Bureau national du PAE examine les engagements pris lors de la dernière réunion ainsi que les mesures prises pour chacun d’eux.

À titre de suivi sur l’engagement d’envoyer le document sur l’orientation stratégique et le document intitulé « La manière dont le PAE de l’ARC peut appuyer l’organisation dans la gestion du changement continu » aux syndicats, ainsi que l’engagement d’envoyer des copies des nouvelles affiches à Lina Ruel du Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI) et à John Benbow de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), le Bureau national du PAE a envoyé les documents le 7 juin 2006 et les affiches le 8 juin 2006.

En réponse à l’engagement de mettre à jour l’atelier à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux d’ici le troisième trimestre de l’exercice suivant au plus tard, une nouvelle version de cet atelier sera mise à l’essai à la conférence sur le PAE du SEI les 24 et 25 novembre 2006. Le Bureau national du PAE soumettra la version révisée aux commentaires de tous les coordonnateurs­conseillers et du syndicat après l’essai.

Le Bureau national du PAE a examiné les lignes directrices sur la supervision clinique et les énoncés des travaux (ET) ou les marchés des fournisseurs de services externes afin de modifier les lignes directrices sur la tenue de dossiers. Elles comprennent maintenant une section sur la vérification des dossiers. Les lignes directrices révisées seront diffusées dès qu’elles seront achevées.

Comme convenu, le Bureau national du PAE a examiné l’écart entre le nombre total des cas des entrepreneurs et le nombre total des motifs de consultation, et les statistiques révisées ont été envoyées aux syndicats le 6 juin 2006. Également, le rapport statistique d’ensemble annuel de 2005-2006 a été envoyé le 19 octobre 2006.

En réponse à la suggestion d’ajouter au formulaire de statistiques des entrepreneurs les données sur le nombre de personnes qui ne se présentent pas à leur rendez-vous (absences), le Bureau national du PAE a créé un comité sur les statistiques dirigé par Carolyne Keseris et composé de coordonnateurs-conseillers. Ces personnes examineront les formulaires de statistiques et formuleront des recommandations pour les rapports de l’an prochain, y compris les données sur les absences. Les nouveaux formulaires seraient utilisés dès le prochain exercice. Les formulaires révisés seront soumis aux commentaires des syndicats.

En ce qui concerne l’engagement de trouver de meilleurs moyens de saisir les données sur le PAE dans le rôle 20 des Systèmes administratifs d’entreprise (SAE), le Bureau national du PAE a élaboré des lignes directrices qui comprennent des étapes et des options afin d’encourager la saisie systématique et appropriée des données dans le rôle 20 des SAE.  Ces renseignements seront incorporés au chapitre Promotion de la Trousse d’information. La version finale des lignes directrices sur le rôle 20 des SAE et de la Trousse d’information sera envoyée aux syndicats lorsqu’elle sera achevée.

En ce qui concerne l’engagement d’étudier la question de la composition du Comité national, l’évaluation du Programme qui sera mise en oeuvre bientôt aura comme objectif la formulation de recommandations à cet égard.

Le Bureau national du PAE soumettra la version révisée de l’atelier à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux aux commentaires de tous les coordonnateurs­conseillers et des syndicats après la mise à l’essai.

Le Bureau national du PAE enverra le document final sur les Lignes directrices sur la tenue de dossiers aux syndicats le 1er décembre 2006 au plus tard.

Le Bureau national du PAE soumettra les formulaires de statistiques révisés aux commentaires des syndicats.

Le Bureau national du PAE enverra la version finale des lignes directrices sur le rôle 20 des SAE et de la Trousse d’information aux syndicats lorsqu’elle sera achevée.

2. MISE À JOUR DU BUREAU NATIONAL DU PAE

Le Bureau national du PAE fait le point avec le Comité à propos de l’évaluation du PAE à venir. La directrice confirme que, à la suite de la téléconférence avec les syndicats, le Bureau national du PAE gérera le projet tel qu’il a été prévu à l’origine, avec les conseils de la Division de l’évaluation des programmes. Comme il a été convenu lors de la téléconférence, Lina Ruel participera à titre de représentante des deux syndicats au choix du consultant expert du PAE qui mènera l’évaluation. La Division de l’évaluation des programmes a examiné l’énoncé des travaux et a fourni ses commentaires. La version finale du document devrait être diffusée sous peu.

Le Bureau national du PAE a fourni une version mise à jour de l’ET national pour les entrepreneurs externes aux syndicats avant la réunion. Les expériences récentes ont indiqué un besoin d’examiner le document. Le Bureau national du PAE parcourt le document et explique les changements qui ont été apportés; les définitions et les paramètres sont plus détaillés, surtout en ce qui concerne les « services d’accueil », ainsi que les autres modifications connexes. Également, les soumissionnaires devront maintenant fournir plus de renseignements sur les coûts liés à la prestation de tous les services mentionnés dans le contrat afin d’éviter les coûts cachés qui peuvent ne pas avoir été explicités. Le Bureau national du PAE sollicite les commentaires des syndicats. Le SEI trouve que la nouvelle version augmenterait l’uniformité des contrats d’une région à l’autre. Le représentant de l’IPFPC souligne le besoin d’une section sur l’option de vérifier les dossiers des entrepreneurs. Le Bureau national du PAE communiquera avec la Gestion du matériel afin de déterminer la marche à suivre à cet égard.

Le Bureau national du PAE donne un bref résumé des activités antérieures et futures.

• La dernière réunion d’affaires a été un succès fulgurant. Elle comprenait une formation de deux jours intitulée « Outils pour la formation » et une bonne partie du temps a été consacrée aux produits livrables et à la planification budgétaire, ainsi qu’à l’ET pour l’évaluation.
• Le Bureau national du PAE invite les syndicats à participer à une réunion d’une journée au cours de la prochaine réunion d’affaires, qui aura lieu la semaine du 15 au 19 janvier 2007 à Rigaud. On demande aux syndicats des commentaires et des suggestions sur les sujets potentiellement utiles et significatifs pour la réunion avec les coordonnateurs-conseillers.
• Le SEI suggère :
  • que les coordonnateurs-conseillers fassent part de leurs expériences et défis;
  • le SEI offre de donner de la rétroaction sur des sujets possibles à la suite de la conférence sur le PAE du SEI, ainsi que les résultats d’un questionnaire qui sera distribué aux comités locaux du PAE durant la conférence.
    
    
• L’IPFPC suggère :
  • que, à titre de suivi sur la réunion sur les orientations stratégiques qui a eu lieu en juin 2005, nous discutions de l’orientation future du Programme, qui comprendrait du temps pour des séances de remue-méninges avec les coordonnateurs­conseillers ainsi que pour entendre leurs points de vue;
  • d’obtenir des renseignements sur le processus d’évaluation et potentiellement de consulter l’évaluateur.
    
    
• Le Bureau national du PAE demande si le SEI accepterait de faire part du questionnaire, et le SEI répond par l’affirmative.
• La direction suggère que la réunion comprenne un exposé sur les résultats du sondage des employés et une discussion sur le rôle que le PAE pourrait jouer afin de traiter les enjeux soulignés dans le questionnaire.
• Le prochain cours de formation de base aura lieu du 5 au 9 février 2007 à Rigaud. On offre une place au SEI.
• Le Bureau national du PAE mentionne également que quelques coordonnateurs-conseillers du Programme présenteront trois des ateliers nationaux à la conférence sur le PAE du SEI à Ottawa, du 23 au 25 novembre 2006 :
  • Santé mentale en milieu de travail
  • Atelier à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux
  • Leadership et gestion du changement

Le Bureau national du PAE enverra aux syndicats l’énoncé des travaux révisé pour l’évaluation du PAE dès qu’il sera disponible.

Le Bureau national du PAE communiquera avec la Gestion du matériel afin de déterminer comment composer avec la question des vérifications des dossiers d’un entrepreneur.

Les syndicats fourniront tout commentaire additionnel sur des sujets possibles pour la réunion d’affaires du PAE en janvier 2007.

Le SEI fournira au Bureau national du PAE le questionnaire des comités locaux du PAE qu’ils soumettront aux répondants durant la conférence sur le PAE du SEI, ainsi que les résultats.

Le SEI fournira le nom du participant qui assistera au cours de formation de base qui aura lieu du 5 au 9 février 2007 à Rigaud.

3. RAPPORT ANNUEL DE 2005-2006

Le Bureau national du PAE fournit un aperçu du Rapport annuel de 2005­2006. Les points clés suivants sont mentionnés :

• Taux d’utilisation élevé maintenu à 11,8 %
• Augmentation marquée du nombre de services de consultation offerts
• Augmentation marquée de mesures préventives (presque triplées)
• Élaboration d’un grand nombre d’ateliers et d’outils

Une discussion sur le rapport a suivi.

• Le SEI se renseigne sur la diminution du taux d’utilisation. Le Bureau national du PAE explique les facteurs qui peuvent avoir influé sur la diminution. Les processus régionaux de passation de marchés étaient en cours dans plusieurs régions, ce qui a entraîné une diminution du temps dont disposaient les membres du Comité pour faire de la promotion. Également, plusieurs régions ont choisi de nouveaux entrepreneurs externes. Habituellement, la demande est moins marquée au cours d’une phase de transition entre les entrepreneurs. Également, le départ des Douanes pourrait avoir eu des répercussions sur la diminution. Le SEI mentionne la possibilité d’une nouvelle tendance à la baisse du taux d’utilisation, puisque celui-ci diminue depuis trois ans consécutifs. Même si le taux d’utilisation demeure tout de même satisfaisant, le Bureau national du PAE suivra la situation de près.

• Les syndicats recherchent des précisions sur les données du tableau 1 des activités régionales du Programme, surtout sur le nombre de marchés et de comités dans différentes régions. Le Bureau national du PAE vérifiera les chiffres auprès des régions et fera le point avec le Comité.

• L’IPFPC souligne les taux d’utilisation continuellement moins élevés à l’Administration centrale (AC) et la baisse importante dans l’ancienne région du Nord de l’Ontario (RNO). Le Bureau national du PAE mentionne le fait que la région de l’AC comprend une proportion plus élevée d’employés qui font partie des cadres, et que ces personnes pourraient utiliser d’autres services de consultation. Le fait d’offrir des services de PAE dans 11 Directions générales et 28 immeubles pose aussi un problème inhérent. Dans la région de l’Ontario, le défi est associé au vaste territoire de l’ancienne région du Nord de l’Ontario. Le Bureau national du PAE souligne que la gestion des services de PAE relève de la région. La direction suggère que le Bureau national du PAE rappelle aux directeurs des RH lors de l’une de leurs téléconférences l’importance d’incorporer le PAE à titre de point permanent à l’ordre du jour du Comité syndical-patronal.

• Les syndicats suggèrent que la section sur la surveillance soit révisée. Le Bureau national du PAE modifiera le rapport à cet effet.

• Le Bureau national du PAE souligne que le rapport du PAE présente maintenant le taux d’utilisation des représentants syndicaux. On remercie les syndicats pour avoir fourni le nombre de représentants à l’Agence, chiffre nécessaire pour le calcul.

• La version finale du Rapport annuel sera envoyée au Comité de gestion de l’Agence (CGA) en janvier.

En général, la direction et les syndicats trouvent que le rapport fait clairement preuve de la qualité et de la quantité du travail effectué par les coordonnateurs-conseillers du PAE, les contractuels, les agents de référence et les comités locaux. Ils trouvent également que le rapport indique clairement l’harmonisation entre les activités du Programme et l’orientation stratégique élaborée en 2005.

Le Bureau national du PAE terminera le rapport en fonction des commentaires des syndicats et une fois que les commentaires des coordonnateurs-conseillers auront été reçus. Il sera ensuite diffusé auprès des membres du Comité.

Le Bureau national du PAE vérifiera les chiffres dans le tableau 1 des activités régionales du Programme avec les régions et fera le point avec le Comité.

Le Bureau national du PAE rappellera aux directeurs des RH l’importance d’incorporer le PAE à titre de point permanent à l’ordre du jour du Comité syndical-patronnal.

4. BULLETIN DU PAE NATIONAL

Le représentant de l’IPFPC propose que le PAE produise un bulletin national du PAE semblable à celui que produit l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Le Bureau national du PAE distribue des copies du bulletin de l’ASFC, ainsi que le bulletin que le PAE de l’AC de l’ARC diffuse actuellement. On discute brièvement d’options possibles, y compris un bulletin national avec des renseignements pertinents aux régions. Le SEI se préoccupe du fait que les initiatives des régions pourraient être dédoublées.

Le Bureau national du PAE étudiera la possibilité de lancer un bulletin national du PAE et discutera de la question avec les coordonnateurs­conseillers à la séance de travail en janvier. On tiendra les syndicats au courant à ce sujet.

5. CHOIX DES AGENTS DE RÉFÉRENCE DU BSFV

Le représentant de l’IPFPC donne des renseignements sur les discussions récentes au Bureau des services fiscaux de Vancouver (BSFV) en ce qui concerne le choix des agents de référence. L’IPFPC exprime ses préoccupations sur le fait que la direction choisirait de limiter l’accès aux services de PAE par les employés. Le Bureau national du PAE informe les membres qu’il a parlé au coordonnateur-conseiller de la région, et que la question serait étudiée en profondeur. La perspective de la haute direction du BSFV n’est pas claire en ce moment et peut avoir été mal représentée. Le SEI n’était pas au courant de la situation, et demandera des précisions à son représentant régional. Le SEI et l’IPFPC mentionnent la question du financement de la formation des agents de référence. Le Bureau national du PAE indique que des fonds sont affectés à la formation des agents de référence par le Bureau national du PAE au moyen de l’affectation de fonds liés au PAE dans l’affectation relative aux ressources humaines (RH).

Le Bureau national du PAE et la direction réitèrent la position nationale selon laquelle, comme le mentionne la Politique de l’AC sur le PAE, les différentes composantes du PAE ne sont pas facultatives :

« L’ARC s’engage à :
offrir un PAE qui soit doté de points d’accès multiples (conseillers contractuels, coordonnateurs-conseillers de l’ARC et agents de référence.) »

(Politique du PAE de l’ARC, p. 1)

Le Bureau national du PAE assurera un suivi auprès de la région et renforcera l’importance de faire en sorte que tous les employés aient accès à toutes les composantes du Programme.

6. PRATIQUES EXEMPLAIRES

Le Bureau national du PAE fait part des pratiques exemplaires suivantes.

• Les coordonnateurs-conseillers de la région de l’Atlantique ont organisé une vidéoconférence avec les agents de référence, ainsi que des téléconférences régionales avec les comités locaux. Cela permet aux agents de référence et aux comités locaux d’obtenir un appui continu dans leurs rôles respectifs, de partager des ressources et des pratiques exemplaires ainsi que de tenir le réseau uni et informé.

• Dans le cadre de la Semaine nationale de la santé mentale, le Bureau national du PAE a donné des renseignements sur nos ateliers et outils en santé mentale au Réseau national du mieux‑être en milieu de travail. Ces activités ont mené à la présentation des ateliers aux conseillers de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), aux employés de l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC) et au Réseau national du mieux‑être en milieu de travail.

• Les coordonnateurs-conseillers signalent que le soutien et la collaboration mutuels qu’ils reçoivent de leurs collègues du PAE font preuve d’un solide esprit de travail d’équipe et collaboration.

• La candidature des coordonnateurs-conseillers a été proposée pour le Prix d’excellence de l’ARC dans la catégorie « Service à la clientèle ».

• L’AC diffuse un bulletin électronique trimestriel à tous les employés.

• Dans le cadre de la semaine du PAE, l’AC et la région de l’Atlantique ont pris part à un défi du mieux-être amical.

La direction invite les membres du Comité à donner leurs commentaires.

Le représentant de l’IPFPC mentionne qu’une conférence locale pour les comités du PAE et les agents de référence de 5 BSF a eu lieu à London. Elle comprenait le partage de pratiques exemplaires. Également, une « journée casino » a été organisée à Windsor.

7. LETTRES DE REMERCIEMENT

Les membres signent les lettres, rédigées par le Bureau national du PAE, à l’intention des membres démissionnaires, les remerciant de leur participation au sein du Comité et de leur contribution au succès du Programme.

8. MOT DE LA FIN

Les membres sont d’accord pour dire que la réunion a été très productive.  La date de la prochaine réunion est provisoirement fixée au mercredi 16 mai 2007.

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