Comité du programme d'aide aux employé-e-s

COMITÉ CONSULTATIF NATIONAL DU PAE

DATE : le 17 mai 2006 HEURE : de 9 h à 13 h 30

LIEU : 99, rue Metcalfe – Salle de conférence, 2e étage

MOT D’OUVERTURE

Les représentants de la direction ouvrent la réunion en souhaitant la bienvenue aux membres et en les invitant à se présenter. L’ordre du jour est présenté. Le Bureau national du PAE ajoute un point à l’ordre du jour à la demande du SEI : « Membres du Comité national » devient maintenant le point no 10 à l’ordre du jour.

1. Suivi sur les engagements pris lors de la dernière réunion

Le Bureau national du PAE présente les engagements pris lors de la dernière réunion et les mesures prises à cet égard.

Pour faire suite à l’intérêt manifesté pour la présentation d’un cours modifié portant sur l’Initiative syndicale-patronale (ISP) à la réunion du Comité consultatif national du PAE, le Bureau national du PAE en a évalué la possibilité. Nous avons été informé du fait qu’aucun cours de formation modifié ne serait donné et nous avons acheminé cette information aux membres du Comité, le 23 février 2006. Linda Cassidy (SEI) suggère que le Comité examine le plan d’action de l’ISP une fois la mise en œuvre de la formation bien avancée afin d’aider le Comité à bien travailler ensemble.

Pour répondre à l’engagement concernant la présentation d’un aperçu de l’atelier sur le PAE à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicats, le Bureau national du PAE fournira les renseignements requis plus tard au cours de la réunion d’aujourd’hui.

Le Bureau national du PAE explique que la tentative de collecte de renseignements sur la formation offerte à l’Agence du revenu du Canada (ARC) par le PAE, tel qu’ils sont produits au moyen des Systèmes administratifs d’entreprise (SAE) avec le rôle 20, a permis de conclure que cette façon de procéder présente des difficultés. Plus de détails seront fournis plus tard au cours de la réunion d’aujourd’hui.

Comme il a été convenu, le Bureau national du PAE a consulté les Relations de travail concernant l’article 9.0 du mandat et a distribué la version modifiée aux syndicats le 28 février 2006.

Le Bureau national du PAE a communiqué avec Wayne Huskins et a appris que les renseignements au sujet du PAE sont inscrits dans le calendrier en braille de 2006 2007 qu’il produit pour les employés ayant une déficience visuelle.

Suite aux suggestions des syndicats, le document sur l’orientation stratégique ainsi que le document intitulé « La manière dont le PAE de l’ARC peut appuyer l’organisation dans la gestion du changement continu », ont été examinés en vue d’en préciser la formulation afin de s’assurer que la neutralité du programme est maintenue. Il semble que les versions modifiées de ces documents n’ont pas été reçues. Par conséquent, les Relations de travail les enverront de nouveau aux syndicats.

Tel qu’il avait été promis, on a mis les nouvelles maquettes des affiches à la disposition des syndicats le 26 janvier 2006 afin d’obtenir leurs commentaires.

Le Bureau national du PAE a offert d’envoyer les copies des nouvelles affiches à Lina Ruel du SEI et à John Benbow de l’IPFPC. Le Bureau national du PAE a acheminé les copies du rapport tendanciel de juin à septembre 2005 (le 21 décembre 2005) et celles du rapport des activités d’octobre à décembre 2005 (le 11 avril 2006).

En ce qui a trait à l’engagement de la direction à soulever la question concernant l’extension des services offerts aux employés retraités devant le commissaire, le sujet sera traité plus amplement plus tard au cours de la réunion d’aujourd’hui.

Le Bureau national du PAE fait part des renseignements obtenus sur les cours de planification et de préparation à la préretraite offerts à l’ARC dans son courriel du 6 avril 2006.

Pour ce qui est de la ventilation des succès par région dans le Rapport annuel du PAE, le Bureau national du PAE a informé les syndicats par courrier électronique que les renseignements seront recueillis dans ce format pour le rapport de l’année prochaine.

Le Bureau national du PAE a informé le SEI des dates du cours de formation de base offert en juin 2006 et Hector Walters y participera.

Relations de travail acheminera le document sur l’orientation stratégique et le document intitulé « La manière dont le PAE de l’ARC peut appuyer l’organisation dans la gestion du changement continu » aux syndicats.

Le Bureau national du PAE enverra des copies des nouvelles affiches à Lina Ruel du SEI et à John Benbow de l’IPFPC.

2. Services offerts aux employés retraités

Le Bureau national du PAE indique que le commissaire a été mis au courant de la question concernant l’extension des services du PAE aux employés retraités. La proposition n’a pas été acceptée. Il a été décidé que les ressources limitées du PAE devraient demeurer axées sur les employés dans le milieu du travail.

L’IPFPC exprime sa déception concernant les résultats et indique que l’IPFPC désirera peut-être poursuivre la question davantage. Selon eux, une telle initiative serait en harmonie avec la vision d’Agence 2010 de l’ARC et aurait une incidence importante sur les quelques personnes qui nécessitent un tel service alors qu’elle aurait une incidence marginale sur les ressources et les coûts du PAE. Le représentant de l’IPFPC affirme que la question sera renvoyée à nouveau aux membres de l’exécutif national de l’IPFPC.

3. Atelier à l’intention des gestionnaires et des syndicats

Le Bureau national du PAE donne un aperçu de l’atelier. Les membres ont déjà reçu le matériel du cours. Les documents à l’appui sont distribués pendant la réunion. Le Bureau national du PAE indique que l’atelier sera mis à jour au cours de la prochaine année afin de le rendre plus actuel et qu’il tienne compte du nouveau contexte en fonction du départ de la composante des douanes de l’Agence. Les membres du comité sont invités à faire part de leurs commentaires ou de leurs suggestions.

Tous conviennent que le cours est de très haute qualité. Les membres de l’IPFPC et du SEI font part de leur préoccupation concernant le fait que le cours pourrait ne pas être offert assez souvent dans certaines régions. Des suggestions sont fournies dont les suivantes :

• Inclure une étude de cas sur les centres d’appels.
• Utiliser le cours pour appuyer les gestionnaires dans la gestion des répercussions liées à la transition en cours.
• Accroître la fréquence des cours donnés.
• Adapter certains des outils aux fins d’utilisation sur le site Web national du PAE.
• Accroître la promotion du produit au moyen de liens au Coin des MG, de la formation sur le Programme d'apprentissage des MG (PAMG) et des coordonnateurs de l’apprentissage.

On demande aux membres du Comité de communiquer toute autre rétroaction sur le cours d’ici le 15 juin.

Le Bureau national du PAE mettra à jour l’atelier à des gestionnaires et des syndicats d’ici le troisième trimestre de l’exercice en cours.

Les membres du syndicat fourniront tout autre commentaire sur l’atelier au Bureau national du PAE d’ici le 15 juin.

4. Mise à jour du Bureau national du PAE

1) Tenue de dossiers

Le Bureau national du PAE présente le document de la « Tenue des dossiers », qui a antérieurement été distribué aux syndicats. Le document est le résultat final émanant de l’examen du PAE de 1999 dont une des recommandations était de normaliser le processus de la tenue des dossiers des coordonnateurs conseillers. Rose Norman de l’ancienne région du Sud de l’Ontario (RSO) avait déjà travaillé sur cette initiative. On indique que le document était en cours d’examen par la Section de l’accès à l’information. Les membres sont invités à faire part de leurs commentaires.

Tous sont d’accord que le document est d’excellente qualité. Le représentant de l’IPFPC soulève des questions concernant l’utilisation possible de ces lignes directrices pour les entrepreneurs externes. Le Bureau national du PAE explique que les lignes directrices sont pour les ressources internes. Une discussion s’ensuit sur la vérification des dossiers et la nécessité de faire preuve de sensibilité relativement à cette activité afin d’éviter la perception d’un manque de confidentialité. Le Bureau national du PAE examinera la façon dont la question est traitée dans les lignes directrices sur la supervision clinique et/ou dans l’énoncé des travaux ou dans les marchés des fournisseurs de services externes.

Le SEI demande des précisions sur la formulation « dossier de l’employé » utilisée dans le document. L’expression sera changée à « dossier du client du PAE ». L’IPFPC suggère le retrait du cercle ou du numéro dans le Questionnaire sur la satisfaction de la clientèle.

On demande aux membres du Comité de communiquer toute autre rétroaction sur le document d’ici le 15 juin.

2) Trousse d’information

Le Bureau national du PAE fournit une brève description de la trousse d’information, laquelle est un outil conçu pour les membres locaux du Comité du PAE. Le but de cet outil ainsi que l’histoire derrière ses mises à jour furent également présentés.

Les révisions de la trousse d’information sont le fruit d’un atelier qui a eu lieu pour les membres locaux du Comité du PAE dans la région de l’Atlantique. Le résultat comprend deux volets : un nouveau chapitre intitulé « Conseils pour la tenue de réunions efficaces » a été créé et le chapitre « Promotion » a été modifié afin d’y ajouter un outil de planification et des lignes directrices pour le processus.

Les membres sont d’avis que ces documents sont biens écrits et qu’ils seraient utiles.

On demande aux membres du Comité de communiquer toute autre rétroaction au Bureau national du PAE d’ici le 15 juin.

3) Activités à venir

Le Bureau national du PAE fait part des renseignements suivants sur les activités à venir :

• La Réunion d’affaires nationale du PAE aura lieu à Calgary au cours de la semaine du 19 juin. Elle comportera un atelier intitulé « Outils pour la formation » donné par la University of Calgary.
• La planification pour l’agenda du PAE de 2007 a débuté.
• Les ateliers pilotes sur « Leadership et gestion du changement » et sur « La santé mentale en milieu de travail » qui ont été adaptés avec l’implication de gestionnaires et des syndicats sont présentement offerts et très bien reçus. Un aperçu de l’atelier sur la santé mentale en milieu de travail a été donné devant le Réseau fédéral du mieux-être en milieu de travail qui l’a reconnu comme une pratique exemplaire.
• Site Web : Nous prévoyons examiner et mettre à jour le site Web afin que celui ci comprenne plus de liens à d’autres sites, dont le Coin des MG. Les syndicats seront consultés. Les membres recommandent que nous rendions le site aussi interactif que possible.
• Évaluation du PAE : Le Bureau national du PAE examine la possibilité de mener une évaluation du Programme afin de déterminer où nous en sommes actuellement et si nous sommes en bonne position pour satisfaire aux besoins futurs. La dernière évaluation officielle a eu lieu en 1999 et il semblerait que le temps soit opportun pour examiner à nouveau le Programme à la lumière d’Agence 2010. Le processus est à l’étape de la planification. Les syndicats seront consultés au fur et à mesure que le processus est établi. Tous sont d’accords qu’il s’agit d’un moment opportun pour entreprendre une évaluation.

Le Bureau national du PAE examinera les lignes directrices sur la supervision clinique et/ou l’énoncé de travail ou les contrats des fournisseurs de services externes afin de déterminer comment ils traitent les questions liées à la vérification des dossiers du PAE.

Les membres du syndicat communiqueront toute autre rétroaction sur les documents « Tenue des dossiers » et « Trousse d’information » d’ici le 15 juin.

5. Statistiques

Le Bureau national du PAE présente les statistiques de 2005-2006 pour les 1er et 2e trimestres. Les deux premiers trimestres de 2004-2005 sont également étudiés à titre de référence.

Les points principaux sont les suivants :

• une légère augmentation du taux d’utilisation de 6,1 % à 6,44 %;
• le taux d’utilisation a augmenté à tous les points d’accès;
• le nombre de membres de la famille qui utilisent les services du PAE a augmenté de 222 à 308;
• il y a une augmentation importante du nombre d’employés qui utilisent le PAE pour obtenir des renseignements seulement;
• les trois types principaux de problème traités par les représentants du PAE demeurent les mêmes : les problèmes familiaux et maritaux, émotionnels et liés au travail;
• deux fois plus d’employés ont consulté les ressources internes (les coordonnateurs conseillers et les agents de référence) pour des questions liées au travail par rapport aux ressources externes (entrepreneurs). Cela continue la tendance des dernières années;
• l’accès aux agents de référence a augmenté;
• l’utilisation des services consultatifs des coordonnateurs conseillers a augmenté chez les gestionnaires;
• le nombre de séances d’orientation ainsi que le nombre de personnes qui y participent ont doublé;
• le nombre de séances de formation offertes a plus que doublé. Plusieurs d’entre elles portent sur la gestion du changement et quelques unes sur la santé mentale en milieu de travail.

Le SEI souligne le fait qu’il y a des écarts entre le nombre total de cas et le nombre total de problèmes dans les statistiques des fournisseurs de services externes. La différence sera examinée afin d’obtenir des précisions. Le Bureau national du PAE déclare que le rapport complet sera acheminé aussitôt que celui ci sera disponible.

L’IPFPC suggère que le nombre de personnes qui ne se présentent pas à leur rendez-vous (rendez-vous manqués) soit inscrit dans les données de l’entrepreneur. Cela nous permettrait de savoir si les rendez-vous manqués constituent un problème et si elles sont trop coûteuses pour le Programme. Rose Norman, l’une des coordonnatrices conseillères de la région de l’Ontario a remarqué qu’il s’agissait d’un problème à London, et à sa suggestion, le Comité a pris des mesures pour régler le problème avec le fournisseur local. Cette initiative a donné lieu à une diminution des rendez-vous manqués sans avoir de répercussions sur le taux d’utilisation. On souligne qu’il faut faire preuve de sensibilité dans le cadre de ces processus afin de ne pas décourager les employés à obtenir de l’aide.

Le Bureau national du PAE prendra les mesures suivantes :

• examinera les écarts entre le nombre total de cas et le nombre total de problèmes des entrepreneurs pour apporter les corrections nécessaires;
• acheminera le rapport statistique annuel de 2005-2006 aussitôt que celui ci sera disponible;
• considérera l’ajout des données sur les rendez-vous manqués dans le formulaire de statistiques des fournisseurs de services externes.

Les membres du syndicat fourniront tout autre commentaire sur les formulaires statistiques au Bureau national du PAE d’ici le 15 juin.

6. Rôle 20 des SAE

Le Bureau national du PAE explique qu’en examinant les renseignements recueillis par les SAE avec le rôle 20 pour les activités du PAE, nous avons constaté que les données étaient incomplètes et peu fiables. Plusieurs étapes sont actuellement prises pour corriger la situation. De nouveaux codes nationaux des SAE pour les activités d’apprentissage du PAE ont été créés et communiqués aux régions. Afin d’accroître la fiabilité des données, des lignes directrices seront élaborées et distribuées et décriront les étapes et les options pour encourager l’entrée méthodique et appropriée des données dans toutes les régions.

On suggère également que les renseignements sur le rôle 20 des SAE soient compris dans le chapitre promotionnel de la trousse d’information.

Le Bureau national du PAE intègrera les renseignements sur le rôle 20 des SAE dans le chapitre promotionnel de la trousse d’information.

Le Bureau national du PAE élaborera et distribuera les lignes directrices sur les étapes et les options afin d’encourager l’entrée méthodique et appropriée des données dans le rôle 20 des SAE.

7. GESTIONNAIRES À TITRE D’AGENTS DE RÉFÉRENCE

Puisque le SEI a fait savoir dans deux régions qu’il était préoccupé par le fait que certains agents de référence sont également gestionnaires, le Bureau national du PAE l’a invité à expliquer ses préoccupations.

Le SEI a d’abord émis l’opinion selon laquelle le rôle d’un agent de référence est incompatible avec le rôle d’un gestionnaire. Le SEI ne voit pas comment un gestionnaire peut remplir les deux rôles et demande à la direction d’adopter une position selon laquelle les gestionnaires ne pourraient pas devenir des agents de référence, semblablement à leur politique selon laquelle les représentants de syndicat ne peuvent agir à titre d’agents de référence.

Le Bureau national du PAE explique que le cours de base pour les agents de référence couvre la question des conflits d’intérêts potentiels et que les agents de référence qui sont gestionnaires sont informés de ne pas agir à titre d’agents de référence pour leurs propres membres du personnel afin d’éviter la possibilité d’un conflit d’intérêt. Cela dit, les gestionnaires peuvent agir à titre d’agents de référence pour d’autres employés ou gestionnaires. Il convient de noter que le Programme a toujours compté des agents de référence qui étaient gestionnaires sans qu’il n’y ait eu d’incidence négative.

Le SEI exprime sa préoccupation du fait que si on permet aux gestionnaires d’agir à titre d’agents de référence, cela aura des répercussions négatives sur le PAE et sur l’Initiative syndicale patronale (ISP). Les agents de référence ne sont pas censés intervenir et peuvent seulement référer à d’autres services alors qu’on s’attend, dans le cas de l’ISP, à ce que les gestionnaires interviennent et aident à résoudre des conflits. Selon le SEI, un gestionnaire qui agit à titre d’agent de référence serait ainsi placé en situation de conflit entre les deux rôles, ce qui entraînerait une incidence négative sur les deux programmes, indépendamment des mesures que le gestionnaire déciderait de prendre.

La direction exprime son point de vue du fait que bien que l’ISP soit une initiative relativement nouvelle, la résolution de conflits a toujours fait partie des nombreux rôles des gestionnaires. Toutefois, ce n’est pas leur rôle spécifique contrairement aux conseillers en règlement alternatif des différends (CRAD). La direction est d’avis que le fait d’agir à titre d’agents de référence n’empêche pas les gestionnaires d’exercer leurs fonctions de gestionnaires.

Le représentant de l’IPFPC fait savoir qu’il est préoccupé par le fait qu’il n’a pas été suffisamment informé sur le contexte de la question avant la réunion et qu’il devra consulter les représentants de l’exécutif national de l’IPFPC avant de répondre.

Le Bureau national du PAE fait savoir qu’il hésiterait à demander aux gestionnaires qui agissent actuellement à titre d’agents de référence de quitter leur poste puisqu’ils font un excellent travail et sont un atout pour le Programme. Le Bureau national du PAE se dit prêt à surveiller étroitement la situation de manière à pouvoir intervenir rapidement si un problème devait se présenter. Il indique également que cette question pourrait faire l’objet d’un examen plus approfondi dans le cadre de l’évaluation du programme qu’on considère d’entreprendre dans un proche avenir.

Le SEI fait savoir qu’il soulèvera la question auprès du Comité directeur national de l’ISP.

Le Bureau national du PAE informe les membres qu’il a reçu plusieurs appels de la part des régions concernant des commentaires énoncés par les présidents du SEI sur le réseau des agents de référence. Il semblerait que certains agents de référence auraient entendu que le réseau serait bientôt démantelé. De plus, le Bureau national du PAE a appris que des commentaires semblables ont été dits à un collègue dans un autre ministère fédéral lors d’une récente activité du PAE. Le Bureau national du PAE est d’avis que ces commentaires sont inappropriés et qu’ils manifestent un manque de respect pour les agents de référence qui sont des personnes dévouées et dont le rôle est très apprécié tel qu’il est démontré dans nos renseignements statistiques.

Le SEI affirme que ces commentaires ne reflètent pas leur position sur les agents de référence. Il indique que bien qu’il ne recommande par l’utilisation des agents de référence à ses membres, il appuie entièrement le PAE de l’ARC, lequel est un modèle à trois facettes. Les représentants du SEI croient que la composante des agents de référence du Programme est bien inscrite à l’ARC et n’est pas près de disparaître. Le SEI a l’intention d’examiner sa position sur les agents de référence en consultant ses représentants sur les comités locaux du PAE lors de leur conférence sur le PAE prévue en novembre 2006.

8. PRATIQUES EXEMPLAIRES

Le Bureau national du PAE fait part des pratiques exemplaires suivantes :

• Plusieurs des produits nationaux élaborés par les comités du PAE, dont les ateliers sur la santé mentale en milieu de travail, leadership et gestion du changement et sur la gestion des appels de personnes suicidaires, ont été très bien reçus. L’atelier sur la santé mentale en milieu de travail a été présenté à d’autres ministères qui le considèrent comme une pratique exemplaire et qui ont manifesté un intérêt à ce qu’il soit présenté dans leurs organisations.
• Au cours de la Semaine nationale de l’action bénévole, le Bureau national du PAE a pris le temps de reconnaître et de remercier les agents de référence et les membres des Comités du PAE pour leurs contributions inestimables au Programme et à l’Agence.

La direction invite les membres du comité à communiquer toute autre rétroaction.

Le SEI mentionne les points suivants :

• L’invitation des coordonnateurs conseillers du PAE à mener des séances de formation pendant la Conférence sur le PAE du SEI intitulée « Changing Times, Changing Needs » [Les temps changent et les besoins aussi] qui aura lieu du 23 au 26 novembre 2006.
• Le défi du mieux être dans la région de l’Atlantique entre le syndicat et la direction avec des équipes locales et régionales.

L’IPFPC mentionne les points suivants :

• L’efficacité obtenue en raison de « l’initiative pour gérer les rendez-vous manqués » susmentionnée.
• Les conférences régionales du PAE qui ont eu lieu en 2005-2006.

9. Lettres de remerciement

Les membres signent les lettres, rédigées par le Bureau national du PAE, à l’intention des membres démissionnaires, les remerciant de leur participation au sein du Comité et de leur contribution au succès du Programme.

10. Membres du Comité national du PAE

Une discussion s’ensuit au sujet des membres du Comité à la lumière du fait que l’Union Douanes et Accise (CEUDA) n’est désormais plus membre du Comité. Le SEI est d’avis que, par conséquent, l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) a perdu un poste au sein du comité. Diverses options sont discutées. La direction et le Bureau national du PAE recommandent que l’examen des membres soit entrepris dans le cadre de l’évaluation prévue du Programme.

Le Bureau national du PAE examinera en profondeur la liste des membres du Comité national du PAE au cours de l’évaluation du programme.

11. Mot de la fin

Les membres sont d’accord pour dire que la réunion a été très productive. La date de la prochaine réunion est provisoirement fixée au 2 novembre 2006.

RÉSUMÉ DES ENGAGEMENTS

Approuvé par John Benbow, représentant de IPFPC, le 12 juin 2006.

Approuvé par Claude Bourget, directeur général intérimaire, GSDGSP, Direction générale des ressources humaines, le 12 juin 2006.

Approuvé par Jerry Dee, représentant du SEI, le 13 juin, 2006.

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