Comité du programme d'aide aux employé-e-s

COMITÉ CONSULTATIF NATIONAL DU PAE

DATE : Le 23 février 2005 Heure : de 9 h à 12 h

ENDROIT : 99, rue Metcalfe – salle de conférence du 9e étage

MOT D’OUVERTURE

Neil Barclay ouvre la séance en souhaitant la bienvenue à Hector Walters (SEI), qui participe pour la première fois à une réunion de ce comité.

La direction mentionne le Rapport annuel du PAE pour 2003-2004, qui vient d’être diffusé, comme exemple d’outil qui sert à faire connaître les services précieux qui sont fournis dans le cadre du programme et à attester le travail acharné de tous les intervenants du PAE.

Les syndicats soulignent l’importance de tenir des réunions deux fois par année et se disent contents de voir que les représentants patronaux actuels continuent à participer aux réunions; ils trouvent que la continuité est importante.

La direction est d'accord avec les syndicats qu’il serait avantageux de tenir des conférences téléphoniques régulièrement entre les réunions semestrielles.

La direction ajoute un point à l’ordre du jour sur le protocole d’entente conclu avec l’ASFC.

Des conférences téléphoniques, auxquelles participeront les membres du comité, auront lieu régulièrement entre les réunions semestrielles.

1. Examen des engagements

a) Bulletin des Relations de travail portant sur les congés

Des renseignements à ce sujet ont déjà été envoyés aux syndicats.

La direction répète qu’il est important que certains problèmes se rapportant aux congés liés au PAE soient réglés au plus bas niveau possible. Le programme au niveau local relève de la direction, et la plupart des problèmes peuvent être réglés à ce niveau-là. La direction et les syndicats conviennent que la sensibilisation au rôle des gestionnaires pour ce qui est du PAE devrait faire partie de la formation que les gestionnaires reçoivent.

Le Bureau national du PAE consultera la Direction de la formation et de l’apprentissage pour évaluer la quantité d’information sur le PAE qui est fournie dans le cadre du Programme d’apprentissage des MG.

b) Communication du rapport sur le mieux-être

Des renseignements à ce sujet ont déjà été envoyés aux syndicats.

c) Statistiques pour 2003-2004

Des renseignements à ce sujet ont déjà été envoyés aux syndicats.

d) Messages aux bureaux locaux sur la transition pour ce qui est de l’ASFC

Des renseignements à ce sujet ont déjà été envoyés aux syndicats.

2. Mise à jour

Des renseignements sur les points suivants ont été envoyés aux syndicats le 24 novembre 2004 à la suite de l’annulation de la réunion du 9 novembre.

a) Réunion nationale du PAE (juin 2004) – État des projets

Des lignes directrices sur la tenue des dossiers ont été rédigées et seront mises à jour.

Un énoncé de travail indiquant les services à fournir relativement à la supervision clinique des coordonnateurs-conseillers a été rédigé, et des lignes directrices sur ces services doivent être rédigées. Le Bureau national du PAE confirme qu’une partie des fonds affectés aux régions est destinée à la supervision clinique.

Le Bureau national du PAE présente un exemplaire du Rapport tendanciel trimestriel pour la période allant de septembre à décembre 2004. Ce tout nouveau rapport a pour but de tenir compte des renseignements sur l’incidence des activités des coodonnateurs-conseillers, renseignements qui, à l’heure actuelle, ne peuvent pas être indiqués dans les formulaires normalisés de présentation des rapports de statistiques. Le Bureau national du PAE a l’intention de consulter les directeurs régionaux des RH et les coordonnateurs-conseillers pour obtenir leurs commentaires sur cet outil.

Les syndicats se demandent s’il y a lieu d'inclure plus de précisions dans le rapport et s’il serait possible de faire état des activités et de leur incidence sur chaque région. Les représentants du Bureau national répondent que le rapport est censé être un rapport national et qu’il est possible d’obtenir les renseignements locaux ou régionaux des coordonnateurs-conseillers. La direction suggère que le rapport demeure relativement simple et qu’il soit réexaminé après qu’il aura été utilisé régulièrement pendant une certaine période.

Les syndicats sont renseignés sur la séance d’apprentissage à l’intention des coordonnateurs-conseillers, qui a eu lieu du 10 au 14 janvier 2005. Les coordonnateurs-conseillers ont eu deux jours de perfectionnement professionnel en ce qui a trait à l’expertise en consultation, formation qu’ils avaient désignée comme étant nécessaire lors de la réunion d’affaires en juin 2004. Pendant une autre journée, Neil Barclay a fait un exposé sur les priorités des Ressources humaines, et les participants ont parlé de leur développement professionnel. Finalement, les participants ont assisté à une réunion d’une journée avec des conseillers en règlement alternatif des différends (CRAD) de partout au pays, où les deux groupes ont précisé leurs rôles et ont parlé des façons dont leur interaction pourrait avoir une incidence positive sur leurs programmes et sur les employés qui y ont recours.

Le Comité consultatif national du PAE a été invité à participer à la prochaine réunion d’affaires du PAE, qui est prévue pour la semaine du 13 au 17 juin 2005. Le Bureau national du PAE élaborera un ordre du jour et prévoira une journée pour une rencontre entre le comité et les coordonnateurs-conseillers.

Les syndicats doivent fournir leurs commentaires écrits officiels sur le rapport tendanciel au plus tard le 25 mars 2005.

On consultera les syndicats sur l’ordre du jour de la réunion d’une journée à laquelle participeront les membres du comité et les coordonnateurs-conseillers (réunion d’affaires en juin 2005).

b) Rapport sur le mieux-être et accès au PAE par les retraités

La direction explique que le nouveau commissaire n’a pas encore été mis au courant de l’initiative du mieux-être.

Le représentant de l’IPFPC soulève la question de l’accès au PAE par les retraités et dit que le comité a convenu de l'importance de cet accès il y a déjà un certain temps, et que les employés sont déçus que les choses n'avancent pas.

Le Bureau national du PAE précise qu’il y a trois ans que la question a été présentée à la haute direction, qui, à ce moment-là, a décidé qu’il fallait se concentrer sur la préparation à la retraite. La direction compte toujours soulever la question si une stratégie plus vaste en matière de mieux-être est élaborée à l’avenir.

c) Plans de formation

Les membres du comité discutent d’un document portant sur les plans de formation qui indique les activités de formation et d’apprentissage pour l’exercice 2004-2005.

Le SEI exprime des préoccupations quant au manque d’attention prêtée aux activités des comités locaux du PAE. Les syndicats répètent qu’il est important pour les comités locaux du PAE de tenir régulièrement des réunions et des conférences. La direction explique que des questions en particulier doivent être réglées aux niveaux local et régional, mais elle convient que cette question mérite l’attention des directeurs régionaux des RH.

La question du mandat du Comité consultatif national du PAE est soulevée, et la discussion qui s’ensuit porte sur le besoin de réexaminer le rôle stratégique du comité et d’en parler.

Le Bureau national du PAE convient de modifier le modèle du plan de formation pour qu’il soit possible d’y inclure des renseignements sur les activités des comités locaux.

La direction convient de soulever la question des activités régionales d’apprentissage se rapportant au PAE auprès des directeurs des RH.

Il est décidé que la prochaine réunion du Comité consultatif national du PAE aura pour but de parler de la stratégie du programme et du mandat du comité.

d) Plans relatifs à la GSDIC

Les syndicats demandent de l’information sur le stress dû à un incident critique et sur les genres de séances de verbalisation et de désamorçage utilisés. Il est convenu qu’un exposé sur cette question fait par un coordonnateur-conseiller serait utile.

Une présentation sur la GSDIC sera faite au comité à une réunion future.

3. Statistiques

Le comité apprend que le Rapport annuel pour 2003-2004 a été affiché dans le site Web national du PAE.

Le comité parle du rapport Excel produit au moyen des statistiques pour les six premiers mois de l’exercice en cours. Étant donné qu’il s’agit du premier rapport renfermant des données sur les employés de l’ARC seulement, il est impossible de tirer des conclusions à ce moment-ci. Les statistiques de fin d’année seront plus informatives.

Les syndicats disent qu’ils sont inquiets sur la réduction évidente du temps que les coodonnateurs-conseillers consacrent au counseling. La direction répond que cette question a fait l’objet d’une discussion à la séance d’apprentissage qui a eu lieu en janvier 2005, et qu’à ce moment là, les coordonnateurs-conseillers ont fait savoir que leur travail évolue, car ils commencent à participer davantage à la gestion et à la coordination du programme. Cependant, les coordonnateurs-conseillers se sentent appuyés et n’estiment pas que cette question est d’une grande importance. Le comité convient qu’il faut que la question soit surveillée et qu’elle pourrait faire l’objet d’une discussion à la réunion d’affaires de juin.

L’IPFPC soulève la question de l’inaction du Comité du PAE à l’Administration centrale et dit qu’à cause de cette inaction, le représentant de l’IPFPC s'est retiré du comité. L’IPFPC dit aussi que, comparativement aux autres régions, le taux d’utilisation enregistré à l’Administration centrale est très bas. La direction dit aux syndicats que les coordonnateurs-conseillers à l’AC et le directeur des RH sont au courant de la situation, et que des façons de donner un nouveau souffle au Comité du PAE à l’AC sont en train d’être examinées.

Le Bureau national du PAE enverra aux syndicats une copie à jour sur support électronique des données statistiques pour les six premiers mois de l’exercice en cours.

4. Pratiques exemplaires

Le comité a reçu la liste partielle suivante des pratiques exemplaires actuellement adoptées dans le cadre du PAE de l’ARC :

• la tenue d’une grande variété de séances d’information et d’orientation et d’activités de formation, ce qui est la preuve d’un programme actif;
• la tenue d’activités sur le mieux-être à grande portée : le bureau d'Edmonton a organisé une foire sur le mieux-être le 3 février 2005 qui a connu beaucoup de succès; la région de l’Atlantique a tenu sa semaine annuelle du PAE du 7 au 11 février; l’AC a aussi tenu une semaine du PAE du 7 au 11 février; les comités du mieux-être continuent à évoluer;
• des partenariats avec d’autres programmes (EME, RAD), avec le secteur public (réseau fédéral du mieux-être en milieu de travail) et avec le secteur privé (Association canadienne pour la santé mentale) sont en cours;
• des agendas du PAE pour 2005 ont été distribués dans toutes les régions, sauf dans celles du Pacifique et du Québec.

Le Bureau national du PAE fait savoir que le site Web national du PAE continue à afficher des liens vers des sites qui pourraient intéresser les employés (site Web de la région de l’Atlantique, Développement durable, etc.).

Le Bureau national du PAE convient d’examiner la possibilité d’afficher les pratiques exemplaires dans le site Web national du PAE.

5. Communication entre les membres du comité

L’IPFPC demande s’il faut que les Relations de travail s’occupent de toutes les communications entre les membres du Comité consultatif national du PAE. Le syndicat estime que les renseignements sur le programme ne sont pas tous communiqués et que la communication directe entre les membres pourrait s’avérer plus efficace.

La direction explique que les Relations de travail servent d’intermédiaire dans toutes les communications entre les syndicats et la direction. Les Relations de travail garantissent que les renseignements sont transmis rapidement et font un suivi à l’égard des engagements pris. La direction dit aussi que des renseignements importants sur le PAE sont transmis aux syndicats en temps opportun. La direction demande aux syndicats de lui signaler les questions qui posent un problème en particulier, le cas échéant.

6. Protocole d’entente passé avec l’ASFC

L’ARC et l’ASFC ont conclu un protocole d’entente visant à faciliter la transition et à garantir que les employés de la nouvelle agence continuent à bénéficier du même niveau de services dans le cadre du PAE. L’entente précise que les services de coordination et de gestion pour le programme de l’ASFC seront fournis par les coordonnateurs-conseillers de l’ARC à l’AC et dans les régions des Prairies et de l’Atlantique. La période visée par l’entente est d’un minimum d’un an, jusqu’à concurrence de deux ans. La question des dates d'expiration a récemment fait l’objet d’une discussion avec l’ASFC. Les agences ont convenu que le protocole d’entente pour l’AC expirera le 31 mars 2005. Les protocoles d’entente pour les régions des Prairies et de l’Atlantique expireront le 30 juin 2005, à moins que les postes de coordonnateurs-conseillers ne soient comblés avant cette date.

La direction confirme qu’aucun poste à l’ARC n’est touché et que le financement sera attribué pour tous les postes.

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion du comité est prévue pour le 11 mai 2005.

MOT DE LA FIN

La direction remercie les participants de cette réunion productive et dit qu'elle estime que les discussions stratégiques proposées pour la prochaine réunion seront très utiles.

Les syndicats sont contents des discussions franches et ouvertes qui ont eu lieu. Ils voient la valeur du rapport tendanciel qui a été élaboré. Ils estiment que les discussions ont été productives et ils ont hâte de parler des nouvelles tendances du programme avec les coordonnateurs-conseillers à la réunion d’affaires du PAE, qui aura lieu en juin.

RÉSUMÉ DES ENGAGEMENTS

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