Comité du programme d'aide aux employé-e-s

RÉUNION DU COMITÉ CONSULTATIF NATIONAL DU PAE

Le 5 mai 2004

MOT D’OUVERTURE

Neil Barclay ouvre la réunion en souhaitant la bienvenue à tout le monde et en présentant les nouveaux membres et les invités. Il donne aux membres un bref aperçu de son expérience antérieure et mentionne qu’il est content de travailler avec ce groupe.

Reid Corrigall, qui remplace Cathy Munroe, mentionne qu’il croit beaucoup au programme et que les gens qui s’en occupent sont de grande qualité. Il souligne qu’il se réjouit de se joindre au comité.

On présente Sylvie Quinty, la nouvelle chef du PAE pour l’ASFC, qui assiste à la réunion à titre d’observatrice.

Les membres des syndicats (John Benbow, Shawn Bergeron et Eunice Trainor) souhaitent la bienvenue aux nouveaux représentants patronaux au sein du comité. Ils se disent déçus du peu de consultation sur les questions liées au PAE ces derniers mois, surtout si l’on tient compte des récents changements (création de l’ASFC) et des décisions résultantes prises en ce qui a trait au programme. Les syndicats rappellent à la direction son engagement à l’égard d’une consultation concrète avec eux; les représentants syndicaux mentionnent avoir de plus en plus l’impression de n’être informés qu’après les faits. La direction mentionne que la transition s’est déroulée très rapidement et accepte d’en expliquer le contexte aux syndicats. Ces derniers demandent la tenue de consultations appréciables à l’avenir, avant la prise de décisions importantes au sujet du programme.

Doug Gaetz, l’un des observateurs du SEI, s’apprête à quitter le comité. Doug souligne l’importance des employés dans ce programme et remercie les membres de l’avoir soutenu pendant la durée de ses fonctions au sein du comité.

Diana Gee informe le comité que Gil Folkedahl, ancien membre du Comité consultatif national du PAE et grand défenseur du programme, est décédé.

Eunice Trainor informe les membres que Laurel Randle, agente technique de la CEUDA, participera désormais aux réunions.

Lina Ruel discute du rôle important que les membres des comités locaux jouent dans le programme et suggère que l’on mette davantage l’accent sur leur rôle et leur contribution. Les membres sont d’accord et abordent différentes façons de souligner le rôle et de reconnaître la contribution des comités locaux pour la réussite du programme.

Les participants discutent du type de congé accessible aux employés qui se prévalent des services du PAE durant les heures de travail. Certains représentants syndicaux pensent que les conseils en matière de relations de travail sur cette question peuvent être mal interprétés. Le Bureau national du PAE accepte de consulter les Relations de travail pour tenter de clarifier le sens de certains termes.

1. EXAMEN DES ENGAGEMENTS PRIS LORS DE LA DERNIÈRE RÉUNION

Le Bureau national du PAE passe en revue les engagements pris lors de la dernière réunion et les mesures prises à la suite de ces engagements.

Les membres du comité discutent du rapport sur le site Web distribué avant la réunion; ils s’entendent pour que le Bureau national du PAE produise un tel rapport annuellement. Le document, ci-joint, indique le nombre de visites aux divers sites du site Web national du PAE. Les membres proposent différentes idées pour la mise à jour du site Web national (p. ex. fournir la liste des adresses des sites Web locaux et régionaux du PAE), dont son utilisation pour souligner la contribution des comités locaux au programme, et célébrer les réussites et les pratiques exemplaires de ces comités. Le représentant de l’IPFPC demande s’il est possible d’avoir un site Web interactif où les questions pourraient être acheminées, et les réponses du Bureau national du PAE ou des coordonnateurs-conseillers pourraient être affichées. On fait observer que le Bureau national n’a pas les ressources permettant de fournir ce genre de service.

On discute de la brochure du PAE de l’ARC, distribuée récemment. Les membres conviennent que, dans l’avenir, la brochure devrait être distribuée par les représentants du PAE. Ainsi, la brochure pourrait être personnalisée, et le profil des agents de référence et des membres du comité pourrait être rehaussé.

Les membres du comité sont invités à assister à la réunion d’affaires nationale du PAE, pour la journée du 2 juin. L’ordre du jour officiel sera communiqué sous peu.

2. PLANS DE FORMATION

Les membres examinent la formation offerte l’an dernier et les plans pour l’exercice actuel. Le Bureau national du PAE accepte de fournir des plans de formation mis à jour à l’automne.

3. COMITÉS RÉGIONAUX

Le Bureau national du PAE fait un compte rendu du processus de consultation avec les régions concernant la création de comités régionaux du PAE. De façon unanime, les régions mentionnent que le comité local constitue le forum permettant le mieux de soulever des questions. Il revient ensuite aux coordonnateurs conseillers du PAE et/ou aux directeurs régionaux des RH de traiter les questions régionales en consultant les parties appropriées. Cette consultation confirme les conclusions de l’évaluation du programme effectuée en 1999.

Dans la discussion qui suit, les membres du syndicat expriment l’opinion voulant que la consultation et la planification régionales seraient utiles, surtout si l’on tient compte du nombre réduit de coordonnateurs-conseillers responsables de grands secteurs. Les membres des syndicats sont préoccupés par l’absence de conférences régionales annuelles régulières dans certaines régions. On souligne que ces événements sont d’excellentes tribunes pour la constitution de réseaux et la formation continue des membres des comités et des agents de référence.

La direction signale que, dans plusieurs régions, le PAE est un point permanent à l’ordre du jour des réunions du comité patronal-syndical. Les membres conviennent qu’il s’agit d’une pratique exemplaire qui devrait être encouragée dans l’ensemble des régions. Cela n’empêcherait pas les syndicats régionaux et la direction d’organiser des réunions spéciales sur le PAE si besoin est.

4. ACCÈS AU PAE PAR LES RETRAITÉS

Le Bureau national du PAE discute du besoin de positionner cette proposition dans le cadre d’une stratégie de plus grande envergure, surtout compte tenu des discussions actuelles sur le mieux être. Les membres des syndicats expriment une certaine frustration à l’égard du délai écoulé avant que cette question soit soulevée auprès de la haute direction, particulièrement lorsque l’on sait qu’il a été convenu aux réunions antérieures de donner activement suite à cette initiative.

La direction précise que cette proposition sera considérée en même temps que les résultats du sondage sur le mieux-être.

5. FINANCEMENT DU PAE

La discussion sur cette question est reportée après la discussion sur le point à l’ordre du jour qui suit, s’il y a encore lieu d’aborder la question.

6. MISE À JOUR SUR LA TRANSITION

La direction donne des renseignements généraux sur la création de l’ASFC et on discute longuement du statut du PAE dans les deux organisations.

Dans trois régions, certains des coordonnateurs-conseillers sont transférés à l’ASFC (l’un dans la région du Pacifique, deux autres dans la région du Sud de l’Ontario et un dernier au Québec). Dans la région du Nord de l’Ontario, personne n’est transféré, mais des fonds le sont. Dans ces régions, le programme sera géré séparément par les coordonnateurs-conseillers à l’ARC et à l’ASFC, étant donné que des personnes différentes s’occuperont du PAE au sein de chaque organisation.

Les trois autres régions (l’Administration centrale, les Prairies et l’Atlantique) signeront une entente sur les niveaux de service (ENS) avec l’ASFC, et les coordonnateurs-conseillers, qui demeurent à l’ARC, continueront de gérer le programme et d’offrir des services aux employés et aux équipes de direction des deux organisations. Le Bureau national du PAE demeure à l’ARC et il est décidé qu’il fournira des conseils et une orientation fonctionnels à l’ASFC qui est en voie de créer son propre bureau national et son programme.

La direction des deux organisations veut que les services du PAE soient aussi stables que possible pendant cette période de changement. Les plans que l’on établit dans toutes les régions, que la région transfère du personnel ou qu’elle signe une ENS, permettront d’assurer un bon niveau de service, à tous les employés des deux organisations.

Les syndicats réitèrent leur souhait d’être consultés sur les questions avant que les décisions soient prises. La direction mentionne qu’elle a l’intention de consulter les syndicats de façon continue.

Le SEI demande si le modèle actuel du PAE, comprenant entre autres les agents de référence, continuera à l’ARC. La direction confirme que l’ARC conserve le modèle actuel du PAE, dont les coordonnateurs-conseillers, les fournisseurs de services externes, les agents de référence et les membres des comités locaux. Les récentes consultations sur l’examen des programmes ont confirmé que tous les aspects du programme sont bien utilisés et sont appréciés tant par les employés et leurs représentants syndicaux, que par la direction.

7. RAPPORT DE MIEUX-ÊTRE

La direction discute brièvement de l’origine de cette initiative et partage la documentation qui a été distribuée aux bureaux locaux. On demande aux régions de fournir de l’information sur les initiatives en cours en matière de mieux-être, donner leurs points de vue sur les lacunes et les obstacles actuels quant au mieux-être et indiquer quelles devraient être les priorités à cet égard.

Il est question du rôle du PAE pour le mieux-être. Les membres conviennent que le mieux-être englobe beaucoup de choses et que plusieurs programmes, y compris le PAE, concourent au mieux-être des employés et de l’organisation. Le Bureau national du PAE clarifie aussi son rôle dans le sondage sur le mieux-être en cours et donne aux membres du comité l’assurance qu’il n’est pas lié au rapport sur l’absentéisme.

Toute rétroaction des syndicats devra être fournie avant le 25 mai. Les membres de ce comité auront aussi l’occasion de discuter du mieux-être avec les coordonnateurs-conseillers, à la réunion d’affaires nationale du PAE le 2 juin.

8. PRATIQUES EXEMPLAIRES

Le Bureau national du PAE fait le point sur les pratiques exemplaires suivantes :

• un courriel envoyé aux agents de référence et aux membres du comité de l’Administration centrale pendant la Semaine nationale de l’action bénévole pour les remercier de leur participation au PAE;
• des bulletins d’information envoyés aux employés dans de nombreuses régions (p. ex., stress pendant la période des fêtes);
• des ressources et des séances de perfectionnement professionnel et de counselling offertes aux employés touchés par les changements organisationnels dans plusieurs régions;
• des séances sur l’Indice de la santé organisationnelle offertes aux équipes de travail dans certaines régions;
• la région de l’Atlantique a encore une fois obtenu un grand succès avec la Semaine du PAE;
• En suivant l’exemple de la région de l’Atlantique, le Bureau national du PAE a acheté des épinglettes du PAE pour tous les agents de référence et les membres des comités locaux en reconnaissance des efforts qu’ils déploient pour la réussite du programme. Ces épinglettes seront distribuées sous peu.

9. PROCHAINE RÉUNION

Une conférence téléphonique aura lieu en septembre. À moins d’avis contraire, la prochaine réunion se tiendra le mardi 9 novembre 2004.

10. MOT DE LA FIN/TABLE RONDE

Les membres soulignent la contribution de Doug Gaetz, observateur du SEI qui s’apprête à quitter le comité, en lui remettant une lettre de remerciements de la part du comité.

Le Bureau national du PAE souligne le travail effectué par Bonnie Lehman et Judith St Onge pour l’organisation de cette réunion (en plus de l’excellent soutien qu’elles nous donnent toujours) en l’absence de Michel Goguen.

Les membres s’entendent pour dire que la réunion a été productive et utile.

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