Comité du programme d'aide aux employé-e-s

PROCÈS-VERBAL

RÉUNION DU COMITÉ CONSULTATIF NATIONAL DU PAE
Le 6 mai 2003

Mot d'ouverture

Jill LaRose souhaite la bienvenue à tous les participants et mentionne que l'ordre du jour est assez chargé.

Comme il s'agit de la première réunion du Comité pour certaines personnes, qui sont soit des membres soit des spécialistes, les participants prennent quelques instants pour se présenter.

1) Examen des engagements

Le Bureau national du PAE passe en revue la liste des engagements qui ont fait l'objet d'un accord lors de la précédente réunion du Comité consultatif national du PAE.

Le représentant de l'IPFPC veut savoir ce qu'il advient de la conférence nationale des coordonnateurs-conseillers du PAE, prévue pour avril 2003 mais reportée à la suite de compressions budgétaires. Il s'enquiert également des travaux des divers sous-comités composés de coordonnateurs-conseillers et qui ont été mis sur pied lors de leur conférence en 2002. Le Bureau national du PAE rend compte au Comité de l'état des divers sous-comités. Trois des six comités originaux ont été dissous. Le sous-comité responsable des dossiers et de leur tenue ainsi que celui chargé des agents de référence devaient présenter un rapport provisoire de leurs travaux lors de la conférence nationale; à la suite de l'annulation de cet événement, les projets ont été interrompus. Ces comités espèrent mener à bien leurs projets avant la tenue d'une éventuelle conférence à l'automne ou de la prochaine réunion du présent Comité. Le comité responsable de l'organisation de la conférence nationale attend de connaître les dates où pourrait se tenir la conférence reportée.

Le Comité discute brièvement de la nouvelle image de marque et de la perte d'identité perçue qu'elle occasionne (c.-à-d., logo du PAE) au Programme. Les syndicats proposent des façons de faire savoir que la direction et les syndicats appuient conjointement le Programme.

2) mise à point concernant le projet de passation de marchés

Le Bureau national du PAE fait le point sur l'état de ce projet.

Le volet Demande de renseignements (DR) du projet est complété. On a rédigé un résumé des réponses des entreprises, qu'ont reçu les syndicats et les directeurs régionaux des RH. Les huit entreprises qui ont répondu estiment que notre énoncé des travaux générique pour les services externes du PAE constituait un produit viable. Les exigences sont raisonnables, il est possible d'y satisfaire et le régime de la rémunération des services est envisageable pour la facturation. Sur ce dernier point toutefois, certaines entreprises soutiennent qu'un régime de tarif forfaitaire est plus facile à administrer. Quoique ces dernières aient sûrement raison, le Bureau national du PAE mentionne qu'il ressort de la démarche suivie par l'ADRC qu'un tel régime risque de donner lieu à un taux d'utilisation moindre et une diminution du nombre de services reçus pour les sommes dépensées.

La version définitive de l'énoncé des travaux est prête pour envoi à l'ensemble des intervenants du PAE : elle servira de document de base à tous les contrats externes du Programme.

Le Bureau national du PAE, en consultation avec des spécialistes de la Direction de la gestion du matériel au sein de la Direction générale des finances et de l'administration, a rédigé un document traitant des diverses solutions qui s'offrent à l'ADRC pour rationaliser le processus de passation de marchés du PAE et le nombre de marchés de service actuellement en vigueur. Les syndicats ont reçu une copie de ce document avant la réunion.

Le Bureau national du PAE fait un survol des trois solutions possibles décrites dans le document, à savoir le statu quo, les marchés national ou régionaux et l'offre à commandes nationale.

Judy Bonacci, de la Direction de la gestion du matériel, est disposée à répondre à des questions.

Toutes les solutions possibles comportent des coûts réels de prestation de services similaires. Les économies seraient d'ordre administratif, puisqu'un seul comité d'envergure nationale pourrait émettre une offre à commandes nationale. Les coûts administratifs reliés à ce comité doivent être ajoutés à l'option de l'offre à commandes, quoiqu'il soit possible que ses dépenses soient engagées une fois à tous les deux ou trois ans, voire aussi peu souvent qu'une fois à tous les cinq ans. Cette option se compare à l'exigence qui incombe à tous les comités consultatifs locaux du PAE de réaliser un processus de passation de marchés dès l'expiration d'un marché. Dans l'ensemble de l'ADRC, on dénombre environ 65 marchés de ce genre.

Les syndicats se disent préoccupés par le fait que ce processus passe outre à la contribution et au caractère distinct locaux. Judy Bonacci mentionne que l'offre à commandes nationale disposera des instruments nécessaires pour répondre aux besoins des régions et des collectivités. On dressera une liste d'entrepreneurs ayant une autorisation préalable, que les collectivités, les districts ou les régions consulteront pour choisir le fournisseur qui réponde à leurs besoins. Les comités locaux pourraient participer à ce volet du processus. Mme Bonacci signale également que les commandes subséquentes à une offre à commandes se feront dans les SAE; ainsi, des renseignements à jour sur les dépenses sont facilement consultables. Enfin, elle confirme au Comité que les marchés du PAE sont exclus des dispositions de l'ALÉNA.

Les syndicats notent que l'option de l'offre à commandes semble être avantageuse puisqu'elle préserve la contribution et le caractère distinct locaux. Abondant dans ce sens, la direction ajoute que cette option rationalise le processus sur le plan administratif, laissant aux comités locaux plus de temps à consacrer à la promotion du programme. Elle fera également en sorte que les employés bénéficient d'un haut niveau uniformisé de services. La direction signale que les directeurs régionaux des RH, après en avoir été informés, ont convenu que cette option méritait d'être explorée davantage.

La direction remercie les syndicats d'avoir émis leurs commentaires sur ce sujet et leur mentionne qu'ils seront tenus au courant de tout progrès dans ce domaine.

3) agendas du PAE : commentaires (2003) et planification (2004)

Le Bureau national du PAE donne un aperçu du document qu'ont reçu les syndicats avant la réunion en terminant par la recommandation selon laquelle les dimensions et la conception de l'agenda ne devraient pas changer en 2004. L'agenda présentera certaines dates mises en évidence, comme le proposait le groupe de l'équité en matière d'emploi (EE) et on trouvera à la fin une page présentant des sites Web d'intérêt pour les employés.

En réponse à une suggestion faite par les syndicats, le Bureau national du PAE accepte d'ajouter l'adresse Web de ces derniers (SEI, CEUDA et IPFPC) à cette liste. De plus, le soutien conjoint au Programme de la part de la direction et des syndicats sera mentionné dans l'agenda de 2004.

Un représentant du SEI présente l'agenda que Dofasco offre à ses employés et qui constitue un modèle de planificateur mensuel de la taille d'un portefeuille comportant des conseils en matière de santé. Il s'ensuit une discussion sur les différentes options relatives à la conception de l'agenda de 2004. Les participants examinent la possibilité que l'agenda soit divisé en mois et qu'on apporte une modification à la reliure spirale qui le rendrait plus facile à utiliser. Ils conviennent que ces questions doivent être examinées avec les concepteurs et d'autres représentants de la Direction des publications. Les membres du Comité seront informés des conclusions.

Le Comité aborde la question de la distribution et le fait que des employés ne veulent pas avoir ou utiliser l'agenda. Le Bureau national du PAE mentionne que l'agenda a pour but premier de mieux faire connaître le PAE : il importe donc que chaque membre du personnel en obtienne un exemplaire. On propose d'expédier à tous les employés un message écrit (Interaction ou courrier électronique) les informant de l'arrivée prochaine de l'agenda de 2004 et résumant les conclusions de l'étude sur l'agenda menée au début de 2003. Ce communiqué pourrait également comporter une liste de suggestions à l'intention des employés qui ne veulent pas avoir l'agenda ou qui n'en ont pas besoin (p. exemple, l'apporter à la maison, en faire don à un collègue qui a besoin de deux agendas). La question de l'utilisation du papier recyclé doit également être abordée à la lumière des préoccupations soulevées au sujet du développement durable.

Le représentant de l'IPFPC rappelle que les calendriers de deux ans en braille élaborés au cours de la première année du projet présentaient les années 2002 et 2003. Le Bureau national du PAE veillera à ce que ce produit soit offert en 2004.

4) Stratégie de la promotion du PAE

Le Bureau national du PAE fait un survol de la plus récente version du document traitant de la stratégie de la promotion tout en remerciant les membres d'avoir promptement donné leurs commentaires sur le document en février dernier. Pour la suite de la démarche, les coordonnateurs-conseillers seront priés d'étudier le document avec les comités consultatifs locaux du PAE et les agents de référence de leur champ de responsabilités afin de recueillir de plus amples commentaires.

Il s'ensuit une discussion sur les normes relatives à l'animation de l'atelier à l'intention des gestionnaires et des représentants syndicaux du PAE. Le représentant de l'IPFPC souligne l'importance de répondre aux besoins en matière de formation dans toutes les localités. La direction propose que cette question soit soulevée aux fins de discussions lors de l'étude des normes figurant dans le document sur la stratégie de la promotion par les coordonnateurs-conseillers et les membres des comités locaux.

La question d'un reportage sur bande vidéo expliquant le PAE ainsi que ses aspects orientation et outils de formation est abordée. La direction mentionne que selon certains spécialistes en communications, cette formule ne permet pas de faire de la promotion de façon rentable et qu'il existe d'autres outils plus efficaces pour joindre les employés. Le Comité convient que la production d'un reportage sur bande vidéo ne sera plus à l'étude.

Le Comité est d'accord pour que le soutien conjoint des syndicats au Programme soit clairement mentionné sur les produits promotionnels. Le dépliant du PAE, dont la révision est en cours, offre l'occasion idéale de demander aux Communications les mesures à prendre pour répondre à ce besoin et satisfaire en même temps aux exigences de l'ADRC stipulées dans sa politique en matière d'image de marque.

Les membres du Comité reçoivent une version préliminaire d'une trousse d'information, composée d'une série de modules visant à fournir d'importants renseignements sur le PAE aux membres, nouveaux ou chevronnés, des comités consultatifs locaux du PAE. Un autre module qui traitera de la passation de marchés pour des services externes du PAE est en cours de rédaction et sera présenté aussitôt que possible. Le Bureau national du PAE demande que les syndicats fassent part de leurs commentaires d'ici la mi-juin et accepte d'expédier aux membres représentant des syndicats une version électronique des documents.

5) plans de formation pour 2003-2004

Le Bureau national du PAE fait le survol des plans de formation reliés aux occasions d'apprentissage pour les agents de référence et les membres des comités locaux ainsi qu'aux ateliers à l'intention des gestionnaires et des représentants syndicaux.

Le représentant de l'IPFPC signale que dans certains secteurs, les dates pour la tenue de l'atelier à l'intention des gestionnaires et des représentants syndicaux ne sont pas encore connues. La direction fait remarquer que le document constitue un plan et que de plus amples renseignements seront connus au fil de l'exercice. Le Bureau national du PAE confirme que l'agence a atteint au cours du dernier exercice l'objectif de présenter cette formation à 20 % de ses superviseurs et gestionnaires.

Il s'ensuit une discussion sur les conférences régionales du PAE, réunissant des agents de référence et des membres des comités locaux du PAE et qui ne sont pas tenues à tous les ans. La direction fait remarquer qu'il incombe aux régions de définir les besoins de leur réseau et d'élaborer les mesures à prendre pour y répondre. La fréquence de la tenue d'une activité ne permet pas de conclure de façon fiable qu'un besoin est comblé ou non. La direction est d'avis que les régions ont trouvé d'autres formules que les conférences, annuelles ou officielles, pour répondre aux besoins en matière d'apprentissage des différents intervenants du PAE.

6) Mise à jour sur le plan d'action du PAE

Le Bureau national du PAE présente une mise à jour sur les différentes initiatives prévues dans le plan d'action du PAE.

La discussion a porté sur la recommandation visant l'embauche par le Bureau national du PAE d'un superviseur clinique en vue de donner un soutien clinique aux coordonnateurs-conseillers du PAE. Les solutions de rechange à un poste comblé à temps plein (première possibilité) sont les suivantes : prestation de services aux coordonnateurs-conseillers par un bureau privé de spécialistes d'envergure nationale (deuxième possibilité); prestation de services en supervision clinique aux coordonnateurs-conseillers par des spécialistes externes de leur choix et se trouvant dans leur région (troisième possibilité). On estime qu'un coordonnateur-conseiller a besoin de 10 heures de services de supervision clinique par année.

La troisième possibilité fait l'objet d'une discussion. Le Bureau national du PAE donne des explications sur ce que comporte le rôle de la supervision clinique. Le représentant de l'IPFPC fait observer que si la troisième possibilité est retenue, les autres tâches qu'exécute le superviseur clinique à temps plein (première possibilité) seront laissées pour compte. Le Bureau national du PAE mentionne que la plupart des tâches qui auraient été affectées à un superviseur clinique en résidence sont déjà prises en charge par les employés du Bureau national du PAE. Le représentant de l'IPFPC s'enquiert de l'établissement des coûts relativement à la troisième possibilité. Selon le Bureau national du PAE, les projections ont été établies dans le cadre de consultations menées auprès des coordonnateurs-conseillers et à l'aide de normes en matière de supervision clinique de la Employee Assistance Society of North America (EASNA). Les heures supplémentaires nécessaires aux consultations ont également été prises en compte.

La direction souligne que d'autres travaux seront nécessaires avant de définir avec précision les paramètres et les processus que comporte la troisième possibilité. Les syndicats estiment qu'il est important de veiller au respect de l'esprit de la recommandation figurant dans le rapport d'évaluation du PAE au sujet de l'évaluation clinique.

7) pratiques exemplaires

Le Bureau national du PAE présente à titre d'exemple d'une pratique exemplaire la Semaine du PAE de la région de l'Atlantique, qui s'est déroulée du 3 au 7 février 2003. Au cours de cette semaine, des activités évoquant un thème du PAE ont eu lieu dans des bureaux partout dans la région. Les comités locaux du PAE et des agents de référence ont organisé avec énergie les activités et veillé à ce que certains événements fassent l'objet d'une bonne campagne de promotion et qu'ils se déroulent comme sur des roulettes. La direction et les syndicats de toutes les collectivités ont accordé conjointement à cette initiative un soutien inconditionnel.

Le représentant de l'IPFPC donne en exemples de pratique exemplaire les salons d'information sur la santé qui ont eu lieu dans diverses collectivités un peu partout au pays et les conférences régionales conjointes auxquelles ont participé des agents de référence et des membres des comités locaux.

8) couverture du PAE aux employés à la retraite

Le représentant de l'IPFPC décrit les difficultés auxquelles font face certains employés après le départ à la retraite de s'adapter à un si grand changement dans leur vie. Selon lui, il convient de prolonger les avantages du PAE afin de couvrir les retraités pour une période d'un an débutant au départ à la retraite.

La direction mentionne que la question a déjà été étudiée et qu'il a été décidé de se concentrer sur la préparation à la retraite plutôt que sur le prolongement des avantages. Tous les membres sont d'avis que le dossier mérite d'être réexaminé. Le Bureau national du PAE tiendra les parties au courant des développements.

9) table ronde

Les représentants des syndicats sont d'avis que la réunion d'aujourd'hui a été fructueuse et souhaitent également attirer l'attention sur la réponse du réseau du PAE et de la direction à la crise du SRAS. Selon eux, les communications aux employés ont été rapides et ont pris en compte leurs préoccupations.

Les participants traitent la question d'un contractant externe qui établit des statistiques comportant une ventilation des groupes professionnels des clients. Ils sont d'avis que ces renseignements ne sont pas utiles et que le fournisseur sera prié de ne plus les fournir.

La direction fait remarquer à son tour la réaction prompte du réseau du PAE à la crise du SRAS et souligne les mesures efficaces qui ont été prises récemment lors d'incidents critiques survenus.

Mot de la fin

La prochaine réunion est provisoirement prévue pour le 5 novembre 2003.

Jill LaRose
Directrice générale,
Direction de la gestion stratégique de la direction générale et soutien aux programmes
Direction générale des ressources humaines

Eunice Trainor
Troisième vice-présidente nationale
CEUDA

John Benbow
Représentant du PAE
IPFPC

Shawn Bergeron
Vice-président régional
SEI

Revenez souvent et envoyez-nous un courriel à webmaster@ute-sei.org si vous rencontrez des problèmes avec le site.

Droits d'auteur© 2000-2007 SEI tous droits réservés