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Comité du programme d'aide aux employé-e-s
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| Jill LaRose Directrice générale, Gestion stratégique de la direction générale et soutien aux programmes 200, avenue Laurier Ouest, 4e étage, Ottawa Tél. : (613) 941-9405 |
Mark Leonard Premier vice-président national, CEUDA Hamilton (Ontario) Tél. : (905) 308-8662 |
| Cathy Munroe Directrice régionale – SFD Région du Nord de l'Ontario 2265, boul. St-Laurent, Ottawa Tél. : (613) 991-0566 |
John Benbow Représentant du PAE, IPFPC London (Ontario) Tél. : (519) 851-2027 |
| John Benbow Représentant du PAE, IPFPC London (Ontario) Tél. : (519) 851-2027 |
Suzanne Gorley Coordonnatrice nationale du PAE 99, avenue Metcalfe, 3e étage, Ottawa Tel. : (613) 954-8127 |
| Shawn Bergeron Vice-président régional, SEI Winnipeg (Manitoba) Tél. : (204) 984-5262 |
Michel Goguen Conseiller principal du PAE 99, avenue Metcalfe, 3e étage, Ottawa Tél. : (613) 952-2109 |
| Lina Ruel Agente des relations de travail, SEI 233, rue Gilmour, Ottawa Tél. : (613) 235-6704 |
Sydne Genge Gestionnaire, Relations de travail, 200, avenue Laurier Ouest, 3e étage, Ottawa Tél. : (613) 954-0094 |
| Eunice Trainor Quatrième vice-présidente nationale, CEUDA Centre fiscal de Summerside, Î.-P.-É. Tél. : (902) 432-5869 |
Bonnie Lehman Conseillère principale en relations de travail, 200, avenue Laurier Ouest, 3e étage, Ottawa Tél. : (613) 957-3543 |
| Observateurs Doug Gaetz, membre du comité du PAE du SEI Diana Gee, membre du comité du PAE du SEI Judith St-Onge, bureau national du PAE (compte rendu) |
Jill LaRose souhaite la bienvenue aux participants et demande au bureau national du PAE de remettre les lettres d'appréciation aux membres sortants du Comité consultatif national du PAE. Suzanne Gorley remercie officiellement les membres sortants pour leur travail et leur dévouement envers le programme au fil des ans; elle leur remet les lettres d'appréciation signées par Dan Tucker, sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines, et par les membres du Comité consultatif national du PAE. Mark Leonard exprime combien il apprécie cette reconnaissance; il mentionne qu'il a aimé faire partie du comité et que, selon lui, les membres ont accompli du bon travail ensemble. La lettre à l'intention de Bob Campbell lui est remise in absentia.
Jill LaRose remercie les membres sortants et souhaite la bienvenue aux nouveaux membres : Shawn Bergeron, SEI (remplacera Bob Campbell); Eunice Trainor, CEUDA (prendra la place de Mark Leonard); Cathy Munroe, nouvelle représentante de la partie patronale; Diana Gee, nouvelle observatrice du SEI.
Jill LaRose se présente aux membres du comité, leur donne un bref aperçu de son expérience professionnelle et déclare qu'elle se réjouit d'avoir l'occasion de travailler avec le comité. Elle remercie l'équipe du bureau national du PAE pour son ardeur au travail, tant dans la gestion du programme au fil des ans que dans la préparation de cette réunion. Jill exprime combien il lui fait plaisir de participer au PAE; elle décrit le programme comme un modèle à suivre auquel les employés sont favorables, qui profite d'un fort soutien de la part de l'ensemble des intervenants et qui est bien géré par le personnel.
Ensuite, Jill prend le temps de présenter au comité la nouvelle représentante de la partie patronale, Cathy Munroe. L'on décrit la vaste expérience de Cathy au sein de l'ancien organisme Accise, Douanes et Impôts, pour ensuite déboucher sur son poste actuel de directrice régionale des Douanes pour la région du Nord de l'Ontario. Cathy exprime combien elle apprécie avoir été invitée à siéger au comité; elle s'attend à prendre plaisir à travailler avec les membres et à participer à un programme important comme celui-ci.
Jill commente la nouvelle politique sur le PAE, qui en était au processus d'approbation officielle quand elle s'est jointe à l'Agence. Elle trouve qu'il s'agit d'un bon exemple de produit créé grâce à une collaboration extensive. Cette politique est appropriée et constitue un point de départ pour un programme efficace. Jill félicite les membres du comité pour leur contribution au processus. Selon toute vraisemblance, la politique a été bien accueillie par le personnel des bureaux locaux.
John Benbow souhaite la bienvenue aux nouveaux membres du comité, et insiste sur l'importance de la continuité et de l'engagement à long terme des représentants de la partie patronale au sein du comité.
Mark Leonard présente sa remplaçante, Eunice Trainor, et réitère qu'il a vraiment apprécié le temps qu'il a passé comme membre du comité.
Shawn Bergeron exprime sa joie à l'idée de devenir membre du comité. Il reconnaît la nécessité d'avoir une bonne politique, mais prévient qu'il est important d'éviter la complaisance et de revoir la politique de façon régulière afin de s'assurer que le programme répond aux besoins des employés. Afin de souligner l'importance du programme, il cite un récent exemple de violence en milieu de travail survenu dans un bureau gouvernemental provincial, et insiste sur l'importance de déployer les efforts nécessaires pour s'assurer que les services du PAE sont à la disposition de tous les employés qui en ont besoin.
La direction passe la question en revue; elle décrit le processus qui a été suivi jusqu'à présent pour l'élaboration de l'énoncé des travaux, la préparation de l'ébauche de la demande de renseignements (DR) et l'acheminement aux syndicats pour leur rétroaction. La direction encourage ensuite les syndicats à commenter la DR.
Les syndicats proposent que le terme « cas » soit défini dans le document et ils indiquent que la définition utilisée sur le formulaire statistique du PAE serait un bon point de départ. Ils se renseignent également sur les prochaines étapes du processus.
Judy Bonacci (Gestion du matériel) explique que la DR sera affichée dans le système d'appel d'offres électronique (MERX) pendant quarante jours. Les fournisseurs de services intéressés seront en mesure de répondre à une série de questions visant à recueillir leur rétroaction sur le document de l'énoncé des travaux et sur leur capacité de répondre aux exigences de l'ADRC en matière de passation de marchés. Les fournisseurs du PAE connaissent le système MERX et ce dernier est facilement accessible. Judy mentionne clairement qu'il ne s'agit pas d'un processus d'appel d'offres mais d'un simple processus visant à regrouper des renseignements. Ces derniers seront ensuite analysés par les employés du bureau national du PAE. Les employés prépareront une liste d'options à l'intention des divers intervenants, c.-à-d. les autorités contractantes, la direction, les syndicats et le réseau du PAE. Ce processus vise à assurer l'uniformité du niveau de service par l'entremise des marchés du PAE et à rendre la gestion du processus aussi efficiente et efficace que possible.
En réponse aux questions soulevées par les syndicats, la direction reconnaît l'importance de conserver la contribution locale dans le processus de détermination des besoins et d'évaluation des services; elle déclare que les comités locaux sont les mieux placés pour exécuter cette fonction importante.
La direction s'engage à définir le terme « cas » dans le document et à acheminer la version finale de la DR à la Gestion du matériel le plus tôt possible afin qu'elle puisse être affichée dans le système MERX.
Le syndicat demande à la direction d'éclaircir l'objectif de la vérification des marchés du PAE menée l'an dernier dans la région du Pacifique.
Le bureau national du PAE répond que la vérification s'est produite à la suite des résultats et des recommandations contenues dans l'évaluation du PAE de 1999. Les résultats concernant les marchés n'y étaient pas spécifiques à chaque région. La direction de la région du Pacifique désirait connaître la situation des divers marchés dans la région et a demandé à la Gestion du matériel d'entreprendre un examen. La Gestion du matériel a confirmé la présence de certains problèmes dans la région (marchés expirés, employés non couverts) et la direction a décidé d'embaucher une entreprise externe pour effectuer une vérification. La direction a retenu les services de Managed Employee Assistance (MEA), le groupe qui avait effectué la première évaluation nationale du PAE.
La direction mentionne cette activité à titre d'exemple de pratique exemplaire, car la région a pris les mesures nécessaires pour assurer l'uniformité du haut niveau de services aux employés par l'entremise des marchés externes du PAE.
Le bureau national du PAE présente un survol des données statistiques pour l'exercice financier 2001-2002. Le comité discute du taux d'utilisation et du fait que, pour la première fois, les cas traités par les professionnels du PAE (coordonnateurs-conseillers et fournisseurs) étaient saisis séparément des cas rapportés par les agents de référence. Le comité discute également du genre de problèmes rapportés. Le bureau national du PAE fait remarquer qu'un pourcentage plus élevé d'employés ont signalé des problèmes liés au travail aux intervenants internes qu'aux intervenants externes du PAE. En conséquence, les fournisseurs externes font état d'une plus grande fréquence de problèmes familiaux et émotionnels que les intervenants internes. Tout laisse croire que les employés effectuent un certain autodiagnostic et choisissent la ressource qui, selon eux, est mieux en mesure de les aider. Cela fait ressortir les avantages d'un PAE offrant plusieurs points de service.
Le bureau national du PAE s'engage à communiquer les données statistiques détaillées aux membres du comité le plus tôt possible. Le bureau s'engage également à préparer le rapport national 2001-2002 d'ici le mois de décembre.
En réponse à une préoccupation exprimée par l'un des syndicats concernant la taille de la police utilisée dans les formulaires statistiques, le bureau national du PAE présente la rétroaction des utilisateurs dans les bureaux locaux. Les coordonnateurs-conseillers et les agents de référence se disent satisfaits du formulaire. Son format électronique en facilite la manipulation pour une visualisation opportune. Le comité est d'accord pour que l'on fasse appel à une expertise technique locale s'il devient nécessaire d'imprimer des copies du formulaire avec une plus grande taille de police.
Le bureau national du PAE effectue le compte rendu des diverses initiatives de gestion du stress dû à un incident grave (GSIG) qui se déroulent dans les régions. L'initiative de modèle utilisant les pairs de la région du Pacifique est une réussite; ce modèle suscite de l'intérêt dans les régions des Prairies (Manitoba et Saskatchewan) et du Nord de l'Ontario. D'autres régions examinent la question et peuvent déterminer que les plans de GSIG existants sont suffisants. Le bureau national du PAE accepte de fournir aux syndicats une copie de l'évaluation officielle que la région du Pacifique a faite de son programme.
Le bureau national du PAE fait le point sur le projet d'agenda du PAE pour 2003. La version finale est à l'étape de l'impression et l'on s'attend à ce que les copies soient dans les divers centres de distribution d'ici le 4 novembre. Le bureau confirme que les copies en braille produites l'an dernier par Wayne Huskins étaient des calendriers pour deux années (2002 et 2003). Il est à espérer que les problèmes de distribution que nous avons connus l'an dernier ont été réglés grâce à la désignation de coordonnateurs de l'agenda pour chaque région. De plus, une fenêtre flash dans les SAE rappellera aux personnes désirant commander des agendas de consulter leur coordonnateur respectif. En ce qui a trait à l'InfoZone, une fenêtre flash devrait apparaître vers la fin octobre afin d'informer les employés qu'ils recevront leur agenda sous peu. Une consultation continue se déroule auprès de spécialistes de la TI concernant le mécanisme de sondage en ligne qui doit être actif pendant le mois de janvier. Les syndicats proposent que le mode de distribution soit uniforme (certains secteurs personnalisent leurs agendas avec des étiquettes ou les distribuent individuellement). La direction répond que le bureau national du PAE a coordonné la production et la distribution en plus de fournir un préavis concernant l'initiative. Les régions, les circonscriptions et les bureaux locaux sont les mieux placés pour déterminer le meilleur moyen de distribution.
Le bureau national du PAE présente une proposition du groupe de l'équité en matière d'emploi (ÉME) visant à inclure les dates importantes pour leurs groupes désignés dans l'agenda de 2004. Le comité discute d'autres renseignements qui pourraient être communiqués aux employés au moyen de l'agenda.
Le bureau national du PAE accepte d'examiner la question, à savoir s'il y a lieu d'inclure ou de mettre au premier plan les dates proposées par l'ÉME. On examinera aussi l'idée d'ajouter une page à la fin de l'agenda comprenant les sites Web potentiellement utiles. Une proposition concernant ces suggestions sera présentée au comité lors de la prochaine réunion.
Une discussion a lieu sur l'ébauche du document concernant une stratégie de communications pour le PAE. L'on s'entend sur le fait que certaines parties de l'ébauche ne s'appliquent plus et que le document devrait être révisé. Le comité est d'accord sur le fait qu'une stratégie de communications devrait être un outil utile qui comprend un cadre et des lignes directrices, et qui fournit un soutien en ce qui a trait aux produits et au partage des idées.
Le bureau national du PAE accepte de réviser le document afin de le rendre plus pratique et plus utile pour les bureaux locaux; une nouvelle version sera fournie aux membres du comité à la mi-février pour recueillir leur rétroaction.
L'un des syndicats soulève la question d'un vidéo promotionnel pour le programme. Le comité discute de la possibilité d'utiliser des vidéos génériques existants ou d'autres moyens de promotion, comme un site Web par exemple. Le bureau national du PAE rappelle à ses membres que le spécialiste des communications qui a assisté à la réunion de ce comité tenue le 17 septembre 2001 était d'avis que les vidéos doivent être lancés de façon centralisée et qu'il existe d'autres outils qui sont plus faciles à mettre à la disposition des employés. Elle avait poursuit en disant qu'il est important de se concentrer sur l'élaboration d'une stratégie de communications afin de connaître le genre de produits promotionnels qui serait le plus efficace pour répondre aux besoins des employés.
Le bureau national du PAE accepte de fournir aux membres du comité l'ébauche du synopsis du vidéo qui a été préparé en 1999. La question des produits promotionnels sera abordée à la prochaine réunion du comité.
Le bureau national du PAE présente un document qui résume la formation et les conférences tenues et planifiées durant cet exercice financier pour les agents de référence et les comités locaux du PAE.
L'un des syndicats fait remarquer que ce document ne mentionne pas les incidences de la formation syndicale-patronale sur le PAE. Le bureau national du PAE explique que les renseignements concernant la formation syndicale‑patronale sont saisis dans les statistiques discutées au troisième point.
Une discussion s'ensuit dans le but de savoir si cette formation est encore donnée conjointement par les coordonnateurs-conseillers du PAE et les fournisseurs. L'on explique que, dans certains cas, la formation est donnée conjointement mais que, dans d'autres cas, elle peut être donnée par les coordonnateurs-conseillers seulement, ou par le fournisseur seulement, selon le lieu et la logistique. Le bureau national du PAE explique que la chose la plus importante est que l'atelier soit donné par un professionnel du PAE.
Le syndicat trouve que ce cours est vraiment nécessaire et se dit préoccupé par le fait que, en 2001-2002, le nombre de séances de formation syndicale‑patronale a diminué par rapport aux exercices précédents. L'on s'entend pour que le bureau national du PAE informe les coordonnateurs-conseillers de cette préoccupation et s'assure que ces derniers recensent leurs secteurs pour en évaluer les besoins. L'on s'entend également pour que le bureau fournisse aux membres du comité un aperçu de cette séance au cours des prochains jours et qu'il en mette à jour le contenu d'ici la fin décembre.
Le syndicat se dit également préoccupé par le fait que les conférences du PAE n'ont pas lieu annuellement dans l'ensemble des régions. Bien que la direction soit d'accord pour que l'on encourage les régions à tenir une conférence annuellement, l'on signale que les régions doivent également avoir la souplesse pour évaluer la façon dont elles répondront aux besoins en formation du réseau du PAE dans leurs propres secteurs, car la géographie, la dispersion des bureaux et les ressources sont différentes de région en région.
Afin de donner suite aux questions soulevées à la dernière réunion, le bureau national du PAE présente un sondage mené auprès des coordonnateurs-conseillers concernant les pratiques budgétaires régionales. Aucun coordonnateur-conseiller ne possède le pouvoir de signature mais la plupart participent au processus d'affectation budgétaire du PAE dans leur région.
Le syndicat se dit préoccupé par la façon dont les budgets fonctionnels du PAE sont dépensés. Les représentants syndicaux demandent à la direction si elle peut révéler combien a été attribué à chaque région et combien chaque région a consacré au PAE. La direction accepte d'examiner la question et de déterminer quels renseignements elle peut partager avec les syndicats.
Le bureau national du PAE présente une mise à jour sur les progrès réalisés dans chaque partie du plan d'action depuis la dernière réunion.
Le syndicat demande des éclaircissements sur la justification raisonnée dont découle la recommandation concernant la supervision clinique. Une discussion s'ensuit au sujet des pratiques actuelles qui ont cours dans l'industrie.
Le bureau national du PAE distribue un court document qui survole les diverses options à l'étude en ce qui a trait à l'apport de supervision et de soutien cliniques aux coordonnateurs-conseillers. Un représentant syndical suggère à la direction d'examiner la façon dont la supervision clinique est offerte au sein d'organismes de taille semblable qui possèdent des ressources d'orientation internes. Le bureau national du PAE est d'accord avec la suggestion, et affirme que l'évaluation de ces options est une priorité et qu'elle sera terminée d'ici la fin de l'exercice financier.
Le bureau national du PAE présente un aperçu de la Conférence nationale des coordonnateurs-conseillers du PAE, qui a eu lieu à Montréal en avril dernier. Le comité trouve intéressant que les coordonnateurs-conseillers aient formé des sous-comités pour se pencher sur les questions d'intérêt et les questions prioritaires.
Les syndicats demandent à être tenus au courant de tout produit ou recommandation découlant des sous-comités; la direction accepte de se plier à cette demande.
L'un des syndicats mentionne que le genre de séance présentée aux coordonnateurs-conseillers à Montréal (Énergie, engagement et efficacité; animée par le Dr Francine MacInnis) pourrait également être utile aux agents de référence en raison du risque d'épuisement professionnel qu'ils courent en venant constamment en aide aux employés. Le bureau national du PAE explique que l'atelier pour agents de référence expérimentés consacre une demi-journée au thème « Prendre soin de soi en tant qu'intervenant » afin d'examiner cette question.
L'un des représentants syndicaux propose que les prochaines réunions se tiennent dans la matinée plutôt que pendant l'après-midi, car le comité aurait ainsi le temps de traiter à fond l'ensemble des questions. On tentera de fixer les réunions le matin, selon la disponibilité de chacun. Pour ce qui est de la suggestion de s'en tenir à la date originale une fois celle-ci fixée, on s'efforcera de le faire dans la mesure du possible.
Eunice Trainor demande s'il est possible que les affiches du PAE mentionnent la participation du syndicat au programme. Le bureau national du PAE répond que les affiches comprennent déjà la phrase « Un programme mixte patronal-syndical ». Les affiches comprennent également une fenêtre pouvant être utilisée pour ajouter des renseignements locaux (p. ex. le nom et le numéro de téléphone des fournisseurs de services).
Mark Leonard déclare aux membres qu'il a apprécié travailler avec eux au cours des trois dernières années et souhaite à tous la meilleure des chances dans leurs projets futurs.
John Benbow souligne que la réunion a été très productive. Il propose à la direction de songer à offrir un petit cadeau en signe d'appréciation aux membres sortants. La direction prend bonne note de cette suggestion.
Jill LaRose remercie les membres pour leur participation. Tous sont d'avis que la réunion a été très productive.
Jill Larose
Directrice générale, Gestion stratégique de la direction générale et soutien aux programmes
Direction générale des ressources humaines
Mark Leonard
Premier vice-président national
CEUDA
John Benbow
Représentant du PAE
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Shawn Bergeron
Vice-président régional
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