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Comité du programme d'aide aux employé-e-s
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| Paul Burkholder Directeur général, Direction de la stratégie, de la politique et de la planification 200, av. Laurier O., 6e étage, Ottawa Tél. : (905) 308-8662 |
Mark Leonard 3e vice-président national, CEUDA Hamilton (Ontario) Tél. : (613) 941-9405 |
| Suzanne Gorley Coordonnateur national du PAE 99, av. Metcalfe, 3e étage, Ottawa Tél. : (613) 954-8127 |
John Benbow Représentant du PAE, IPFPC London (Ontario) Tél. : (519) 851-2027 |
| Michel Goguen Consultant du PAE 99, av. Metcalfe, 3e étage, Ottawa Tél. : (613) 952-2109 |
Bob Campbell 1er vice-président national, SEI Saint John (Nouveau-Brunswick) Tél. : (506) 636-3987 |
| Sydne Genge Gestionnaire, relations de travail 200, av. Laurier O., 3e étage, Ottawa Tél. : (613) 954-0094 |
Lina Ruel Agente des relations de travail, SEI 233, rue Gilmour, Ottawa Tél. : (613) 235-6704 |
| Observateurs Doug Gaetz, membre du comité du PAE du SEI Sabri Khayat, membre du comité du PAE du SEI Judith St-Onge, Bureau national du PAE (compte rendu ) |
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Paul Burkholder commence la réunion en souhaitant la bienvenue aux participants et se dit heureux de les rencontrer. Il souligne que l'ordre du jour est chargé et qu'il compte examiner chaque point avec les représentants syndicaux.
M. Burkholder mentionne qu'une deuxième représentante patronale avait accepté de siéger au comité, mais qu'il lui est impossible d'assister à la réunion. Cathy Munroe, directrice régionale des services frontaliers des douanes de la Région du Nord de l'Ontario, joint les rangs du comité forte d'une vaste expérience des secteurs de l'impôt et des douanes. Cathy se réjouit à l'idée de siéger au comité et compte participer à la prochaine réunion.
M. Burkholder explique au comité que la Direction générale des ressources humaines à l'Administration centrale a été restructurée. La division du PAE (Bureau national du PAE) fera désormais partie de la nouvelle Direction de la gestion stratégique de la direction générale et Soutien aux programmes. Dan Tucker, sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines, appuie solidement le PAE et estime que cette mesure sera avantageuse pour le programme.
M. Burkholder rappelle que l'objectif principal de chaque membre du comité consiste à s'assurer que les employés de l'ADRC ont accès à des services de grande qualité dans le cadre du PAE. Le comité est bien placé pour veiller à ce que le programme soit promu dans toute l'Agence et qu'il soit géré de façon efficace et efficiente.
Le coprésident de la CEUDA, Mark Leonard, se réjouit de cette possibilité de franche discussion. Toutefois, les syndicats remettent en question la nécessité de continuer à désigner un coprésident syndical pour chaque réunion. Ils estiment que seule la direction devrait présider les réunions, puisque le programme n'est plus géré conjointement. Le syndicat affirme que les réunions leur donnent l'occasion de se tenir au courant des dossiers du programme. La direction répond que les réunions, à son avis, ne sont pas que de simples séances d'information mais donnent l'occasion aux parties de discuter entre elles. Les parties se plient au souhait des syndicats de suspendre la désignation d'un coprésident syndical.
Les parties s'entendent pour modifier légèrement l'ordre du jour en repoussant le point du plan d'action MEA/PAE à la fin de l'ordre du jour.
La direction examine les modifications apportées à la politique par suite des commentaires des syndicats. On discute des prochaines étapes du processus d'approbation.
On discute longuement de la section de la politique traitant de l'accès aux services. On s'entend pour dire que le paragraphe devrait être abrégé, car les parties estiment que la politique devrait offrir une orientation générale plutôt que de tenter de traiter tous les cas possibles.
Les parties discutent également de la définition du counseling à court terme présentée dans le document. Les parties conviennent de supprimer, dans la définition, la mention du nombre moyen d'heures par cas, qui pourrait être interprété à tort comme un plafond ou un maximum.
Le comité discute de la gestion du stress à la suite d'un incident critique (GSIC). Le Bureau national du PAE explique au comité l'initiative menée par les douanes de la Région du Pacifique, qui fonctionne selon un modèle de désamorçage par les pairs assez courant dans les organisations engagées dans le domaine de l'intervention (policiers, pompiers). L'équipe du PAE a participé au lancement du projet pilote, qui a recours aux pratiques et aux plans existants de gestion du stress à la suite d'un incident critique (GSIC) d'autres régions de l'Agence et d'autres organismes. Le projet du Pacifique est actuellement à l'étape de l'évaluation. Les résultats seront diffusés. On est en voie d'examiner l'application de ce modèle au secteur de l'impôt. Selon la rétroaction initiale, un modèle de désamorçage par les pairs pourrait s'avérer inapproprié pour un groupe d'employés qui travaillent dans des bureaux.
Le syndicat demande la communication fréquente et rapide de l'information sur les nouvelles initiatives ou les pratiques exemplaires comme celle-ci. La direction est d'accord.
La direction énumère à nouveau les prochaines étapes du processus d'approbation de la politique et promet aux syndicats de les aviser lorsque la politique recevra l'approbation définitive du conseil de direction (CDD).
Le comité discute de l'ébauche définitive de l'énoncé des travaux (EDT) générique qui sera utilisé pour tous les contrats de service externes du PAE.
Le syndicat fait remarquer que la mention de la capacité des entrepreneurs d'offrir leurs services à des employés assumant un rôle d'intervention a été supprimée de la partie xv des exigences impératives. Les parties conviennent qu'une nouvelle disposition (xvi) sera ajoutée et se lira comme suit : « avoir la capacité d'offrir des services aux employés assumant un rôle d'intervention, en tenant compte des quarts de travail, de la situation particulière des bureaux éloignés et de la nature du travail ».
On discute de la prochaine étape du processus de sollicitation de commentaires auprès des entrepreneurs éventuels. Le Bureau national du PAE collaborera avec la Gestion du matériel à l'AC pour amorcer l'élaboration d'une demande de renseignements (DDR) qui sera utilisée conjointement à l'EDT pour recueillir, auprès des entrepreneurs du pays, des renseignements au sujet de la prestation des services. Le comité sera informé de l'avancement du projet.
Les parties se penchent sur la question et conviennent qu'il est important de continuer à déconseiller aux membres du réseau du PAE, particulièrement aux agents de référence et aux coordonnateurs-conseillers, de participer au programme de règlement alternatif des différends (RAD) à titre de fournisseurs de services (p. ex. encadreurs, facilitateurs ou médiateurs). Les agents de référence doivent bien connaître les services offerts dans le cadre du RAD afin de renseigner leurs clients du PAE. Toutefois, leur participation au processus pourrait entraîner des conflits d'intérêts et favoriser les réactions négatives envers le PAE.
La politique a été communiquée à la direction, au réseau du PAE et au Bureau de la gestion des différends. Toute question ou préoccupation formulée au nom d'un agent de référence doit être présentée au coordonnateur-conseiller approprié du PAE. Les autres demandes de renseignements doivent être présentées au Bureau national du PAE.
Le syndicat veut aborder la question des budgets du PAE, à savoir comment ils sont attribués, s'ils sont rattachés à un poste précis et qui détient le pouvoir de signature. Le syndicat estime que les coordonnateurs-conseillers, s'ils obtenaient le pouvoir de signature, pourraient offrir un service plus efficace à leurs clients (p. ex. retenir les services de conférenciers, acheter de petites marques d'appréciation, etc.).
La direction explique le processus d'attribution des budgets récemment fonctionnalisés. Les sous-commissaires régionaux distribuent les fonds aux directeurs régionaux des ressources humaines. Les deux crédits salariaux, soit les fonds pour les ETP et les fonds de fonctionnement et d'entretien, sont définis dans la trousse de financement. On assure le suivi de la dépense de ces fonds au moyen des postes et des codes d'activités. Comme dans tous les autres secteurs de programmes, le pouvoir de dépenser les fonds budgétaires du PAE est réservé aux gestionnaires qui détiennent le pouvoir de dépenser en vertu de l'article 34, et ce pouvoir n'est pas délégué aux coordonnateurs-conseillers du PAE (PE-04). Par conséquent, bien qu'ils aient leur mot à dire sur les dépenses (plans de travail et prévisions budgétaires), les coordonnateurs-conseillers n'ont pas le pouvoir direct de dépenser.
De plus, la direction estime qu'il serait impossible de déléguer le pouvoir de dépenser de l'article 34 aux coordonnateurs-conseillers du PAE et fait remarquer qu'il semble y avoir, à ce jour, des variations régionales dans l'application des processus d'établissement des budgets. La direction suggère de soulever la question auprès des parties intéressées afin que les pratiques exemplaires puissent être mises en évidence et diffusées; la direction accepte de transmettre les renseignements pertinents aux syndicats.
Le syndicat demande si les fonds pour les conférences régionales des comités locaux et des agents de référence proviennent des budgets attribués, soulignant l'importance d'assurer une formation solide pour le réseau du PAE. La direction explique que l'on s'attend à ce que les régions financent les principaux extrants avec les budgets reçus. De plus, la nature et la fréquence de la formation peuvent varier d'une région à l'autre en fonction des besoins, de la dispersion géographique et de la taille du réseau du PAE.
Le comité discute brièvement du rapport 2000-2001 distribué récemment aux bureaux locaux sous forme d'exposé PowerPoint. Le syndicat demande une ventilation en fonction des endroits où se sont tenus les 22 ateliers de formation, y compris l'atelier à l'intention des gestionnaires et des représentants syndicaux, en soulignant que ce cours a été bien accueilli par les participants. Le Bureau national du PAE accepte de transmettre l'information.
Le Bureau national du PAE rappelle qu'il n'a pas encore reçu toutes les statistiques de fin d'exercice pour 2001-2002. Par conséquent, le rapport de fin d'exercice n'est pas encore prêt.
Le syndicat soulève la question de la lisibilité des formulaires statistiques utilisés actuellement, en particulier le problème posé par la taille trop petite des caractères. La direction accepte de se pencher sur la question en vue de rendre les formulaires plus lisibles et conviviaux. Le comité discute également du processus de collecte des données dans le contexte du type de rapports produits. Le Bureau national du PAE suggère d'examiner les types de systèmes utilisés par les entrepreneurs externes dans le cadre de l'examen du processus d'adjudication des contrats en cours, mais affirme que l'on ne pourra probablement pas exiger que tous les entrepreneurs utilisent le même système de gestion d'information.
On fait le point sur les postes de coordonnateurs-conseillers du PAE qui ont été comblés depuis six mois. Des postes ont été comblés dans les régions du Pacifique (Laura Allen), des Prairies (Terri Johnston) et de l'Atlantique (Lisa Beaulieu-Picard).
Le comité discute ensuite de la recommandation d'embaucher un superviseur des services cliniques au Bureau national du PAE, énoncée dans le rapport d'évaluation. La direction explique qu'une grande partie du travail de préparation est fait et demande l'opinion du syndicat sur la dotation du poste. Le Bureau national du PAE explique que le titulaire du poste aurait comme objectif d'établir des normes professionnelles pour le programme, de superviser les coordonnateurs-conseillers du PAE, de veiller à l'assurance de la qualité et d'assurer une surveillance continue.
La direction explique qu'elle ne conteste pas la nécessité de l'expertise, mais se demande s'il s'agit de la meilleure méthode de prestation. Elle est d'avis qu'une grande partie du travail (p. ex. l'établissement des normes professionnelles) se ferait au début du processus et se demande s'il existe d'autres façons d'obtenir l'expertise nécessaire que d'y consacrer un poste à plein temps.
Les syndicats signalent qu'on a relevé, dans l'évaluation, un manque de surveillance professionnelle au sein du Programme. Ils remettent en question la viabilité et la continuité des changements proposés et mis en œuvre au sein du Programme sans la dotation de ce poste de spécialiste. Les syndicats ont la conviction que ce poste doit être comblé pour assurer un soutien professionnel aux conseillers des régions.
La direction remercie les syndicats pour leur rétroaction et promet de les tenir au courant de la situation.
Le Bureau national du PAE fait le point sur la formation donnée aux agents de référence (AR) au cours du dernier exercice dans le cadre des cours de base et des cours avancés à leur intention. Des conférences régionales, qui donnent aux AR et aux membres des comités locaux l'occasion de tisser des liens et d'apprendre, ont été organisées dans plusieurs régions et se tiendront dans plusieurs autres au cours des mois qui viennent.
Le syndicat demande plus de détails sur les activités de formation des comités locaux. Le Bureau national du PAE accepte de demander aux coordonnateurs-conseillers de suivre le dossier de plus près à l'avenir.
Le comité examine brièvement une ébauche de stratégie de communication produite par le groupe des communications de l'Administration centrale. Quelques modifications sont suggérées (il faudrait décrire le rôle du Comité consultatif national du PAE et considérer le site Web du PAE comme un outil de marketing), le comité décide qu'il faudra examiner le document plus en profondeur. La direction souligne également l'importance de distinguer les stratégies de communication à l'intention du programme et des clients de celles propres au réseau du PAE et aux autres intervenants du programme.
Le comité discute des commentaires reçus des divers secteurs. On en conclut que le produit a été très bien reçu par les employés et s'est avéré être un outil promotionnel utile et instructif de grande valeur. Les syndicats soulèvent la question des problèmes de distribution. Dans certains secteurs, les employés n'ont pas reçu d'agenda en raison de leur lieu de travail (télétravailleurs, vérificateurs chez un client, douanes) ou de quantités insuffisantes (employés nommés pour une période déterminée). Les syndicats demandent à la direction de s'assurer que les problèmes de livraison sont corrigés et que la distribution est équitable à l'avenir. Le comité affirme que les coordonnateurs-conseillers du PAE sont les mieux placés pour coordonner la distribution et qu'une liste de vérification pourrait être préparée pour les bureaux locaux.
Le Bureau national du PAE communiquera les commentaires reçus aux directeurs régionaux des RH afin qu'une décision puisse être prise sur la production d'un agenda pour 2003. Le Bureau accepte également d'envisager la possibilité d'annexer à cet agenda un système de rétroaction et un bref sondage des employés.
Le comité consultatif national du PAE souhaite remercier Wayne Huskins pour avoir adapté l'agenda à l'intention des employés ayant une déficience visuelle. Wayne a produit un calendrier en braille et y a inséré les renseignements sur le PAE compris dans l'agenda. Le calendrier a été distribué en décembre. Le temps et l'énergie consacrés par Wayne sont fort appréciés.
On fait le point sur l'état du site Web national du PAE. Plusieurs liens actifs ont été supprimés parce qu'ils pointaient vers des sites non bilingues. On cherche une façon de pallier aux liens directs vers des sites unilingues (français et anglais). Les renseignements sur le PAE compris dans l'agenda ont également été ajoutés au site Web.
Le Bureau national du PAE fait le point sur le programme dans la région de la capitale nationale, qui comprend des bureaux de la Région du Nord de l'Ontario et de l'Administration centrale. Dernièrement, les deux régions ont été très actives.
Le Bureau national du PAE annonce que de plus amples renseignements sur les taux d'utilisation seront communiqués dès que les données statistiques définitives de 2001-2002 auront été calculées.
Le Bureau national du PAE présente une vue d'ensemble de l'avancement de la mise en œuvre des recommandations à la base du plan d'action du PAE.
On remarque qu'en plus des nouveaux postes de coordonnateurs-conseillers dans les régions de l'Atlantique, du Pacifique et des Prairies, de nouvelles ressources ont été affectées dans la Région du Nord de l'Ontario et à l'Administration centrale. Le Bureau national du PAE accepte de transmettre aux syndicats et aux coordonnateurs-conseillers du PAE un exemplaire des mandats des comités locaux du PAE et du Comité consultatif national du PAE.
On décide de tenir la prochaine réunion du comité en octobre.
La direction remercie les représentants syndicaux de leur présence, affirmant que l'échange d'idées a été très franc et constructif.
Les syndicats sont d'avis que le dialogue a permis de progresser et remercie la direction de leur avoir donné l'occasion d'exprimer leur opinion.
Paul Burkholder
Directeur général,
Direction de la stratégie, de la politique et de la planification
Direction générale des ressources humaines
Mark Leonard John Benbow
3e vice-président national Représentant du PAE
CEUDA IPFPC
Bob Campbell
1er vice-président national
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