• Les employés devraient pouvoir suivre la formation dont ils ont besoin pour s’acquitter efficacement de leurs fonctions. Il faudrait offrir une formation pertinente à l’emploi aux employés temporaires; cette formation devrait être comparable à celle qu’on offre aux employés permanents et être adaptée aux fonctions qu’ils doivent exercer. Dans les cas où la formation pertinente à l’emploi est refusée aux employés temporaires, les raisons devraient être reliées aux nécessités du service et être clairement communiquées aux employés concernés.

• Il a été convenu que le message indiqué ci-dessus serait reproduit dans la boîte à outils du gestionnaire ou dans d’autres documents de communication qui seront adressés aux gestionnaires des régions et des directions générales de l’Agence dans le cadre de la mise en œuvre des recommandations de l’étude.

• Boîte à outils du gestionnaire: faire état que l’emploi pour une période temporaire doit être utilisé pour les travaux dont la nature est temporaire, conformément à la politique actuelle.

• Intégrer le message dans la formation des gestionnaires sur la délégation des pouvoirs.

• Boîte à outils du gestionnaire

• Apporter des précisions au Guide pour l’administration du Programme de reconnaissance à l’ADRC.

• On examinera plus en profondeur, pour effectuer une analyse des coûts et des avantages, la pratique de retenue de la paye, recouvrement des trop payés, dépôt direct pour les employés temporaires et modification fréquente des heures de travail. On procédera également à une analyse complémentaire en ce qui a trait aux problèmes de changement de niveaux.

• La plupart des problèmes précités devraient être résolus lorsque le réseau de paie en direct sera mis en œuvre.

• On envisage de procéder à une analyse du dépôt direct pour les employés temporaires de moins de six mois dans le cadre du Projet de renouvellement de la prestation des services de rémunération.

• Boîte à outils du gestionnaire: se référer au site web de la gestion du rendement. L’information sur la paie au rendement est affichée sur Infozone depuis août 2004.

• Dans le cadre de la Gestion efficace axée sur les personnes pour les MG, les gestionnaires doivent prendre les décisions et adopter des comportements en respectant les valeurs de l’Agence, en plus de communiquer ouvertement et bilatéralement.

• Boîte à outils du gestionnaire: faire savoir aux employés temporaires qu’on applique uniformément à tous les employés les normes relatives au rendement.

• Le message précité devrait aussi être communiqué aux employés temporaires (soit la documentation d’orientation, les questions et réponses du Coin des employés, etc.)

• Dans le cadre de la Gestion efficace des employés à l’intention des MG, les gestionnaires doivent prendre les décisions et adopter des comportements qui respectent les valeurs de l’Agence, en plus de communiquer ouvertement et bilatéralement.

• Les décisions à l’égard de la réembauche devraient se faire en fonction du rendement, comme le stipule la Directive actuelle sur le rappel d’employés contractuels (temporaires).

• Les employés temporaires ne devraient pas être soumis à des tests standardisés, ni devoir se soumettre à de nouveaux processus de sélection pour conserver leur propre poste.

• En consultation avec le syndicat, des lignes directrices claires et uniformes devraient être élaborées au sujet de l’utilisation du rendement dans le processus de réembauche et une attention particulière devrait être accordée à définir l’évaluation de la qualité fiabilité (digne de confiance).

• Version provisoire du bulletin de dotation sur l’application de différentes méthodes d’évaluation dans les décisions à l’égard des réembauches et de la prolongation des contrats. On découragera le recours à des tests standardisés lors des décisions de réembauche et de prolongation des contrats. Il faudrait notamment se demander comment la vérification du rendement et de l’expérience des candidats et des employés, et les tests élaborés localement permettent de savoir dans quelle mesure les candidats et les employés possèdent les compétences voulues. On décrira, dans ce bulletin de dotation, les lignes directrices à respecter dans l’évaluation de la qualité fiabilité (digne de confiance). Il faudra consulter la direction et les syndicats.

• Boîte à outils du gestionnaire: faire savoir que l’expérience et le rendement sont des facteurs décisifs dans les décisions relatives de réembauche et faire connaître les critères de réembauche au début et à la fin des contrats.

• Boîte à outils du gestionnaire: faire savoir que les interruptions de service devraient être déterminées par les besoins opérationnels; expliquer les raisons justifiant ces interruptions.

• Intégrer le message dans la formation sur la délégation des pouvoirs du gestionnaire.

• Les employés temporaires sont des atouts pour l’Agence et leur opinion est importante. L’Agence devrait assurer un contexte de travail où les employés temporaires ne craignent pas les représailles lorsqu’ils s’expriment.

• Conformément aux dispositions de la présente convention collective, il devrait y avoir une séance d’orientation pour les employés durant laquelle il y aurait une communication conjointe syndicat gestion à l’égard des processus et des droits.

• En décembre 2003, une note de service a été adressée à tous les commissaires adjoints pour leur faire savoir que la direction devrait inviter les représentants locaux des syndicats à tous les programmes ou séances d’orientation actuels et éventuels, et devrait donner aux nouveaux employés l’occasion de connaître leurs représentants syndicaux.

• Boîte à outils du gestionnaire: cette boîte à outils comprendra un message supplémentaire sur la présentation des représentants syndicaux à l’occasion des programmes et des séances d’orientation.

• On renforcera également ce message pendant les séances de sensibilisation portant sur le harcèlement, le code d’éthique et de conduite, et ainsi de suite.

• Afin de minimiser les tensions et l’incertitude vécues par les employés temporaires et pour éviter des interruptions inutiles dans la paye, tous les efforts devraient être faits pour s’assurer que les employés temporaires reçoivent le maximum de temps d’avis possible au sujet des prolongations de contrat.

• Les gestionnaires devraient mieux planifier leurs besoins en ressources humaines afin de minimiser le nombre de prolongations à court terme.

• Boîte à outils du gestionnaire: faire connaître aux employés les décisions relatives à la dotation, conformément au principe de la transparence dans la dotation.

• Élaborer des outils (par exemple une méthode de surveillance des dates de fin d’emploi pour les nominations temporaires, une composante planification des ressources humaines dans le cadre du cours du groupe MG) afin d’aider les gestionnaires à mieux planifier les besoins en ressources humaines.

Renouvellement du personnel et gestion de carrière, Renouvellement du personnel et recours

Renouvellement du personnel et gestion de carrière, Politique stratégique et assurance de la qualité

• Le comité reconnaît que l’emploi saisonnier permanent est l’une des solutions de rechange viables à l’emploi temporaire à l’Agence.

• Le comité recommande qu’une analyse plus poussée de l’emploi saisonnier permanent soit effectuée en vue de mettre en œuvre cette forme d’emploi à l’Agence.

Renouvellement du personnel et gestion de carrière, Renouvellement du personnel et recours

Cotisations et Services à la clientèle

• On sera sans doute en mesure de donner, au printemps 2005, plus d’information sur l’intégration de la planification des finances, des opérations et des ressources humaines.

• Des discussions ont eu lieu avec divers chefs fonctionnels au sujet de l’élaboration d’un cadre d’intégration des changements opérationnels qui assurerait une plus grande intégration des activités de planification des opérations, des finances et des ressources humaines à tous les niveaux de l’ARC. Pour élaborer un tel cadre, il faudrait examiner les changements opérationnels et déterminer l’incidence de ces changements sur les directions générales et les régions sous différents angles (c.-à-d. les ressources humaines, les immeubles, etc.). Une proposition visant l’établissement de ce cadre et d’un processus d’appui est en cours d’élaboration.

• La proposition sera incluse dans une séance d’information à l’intention des syndicats sur la mise en oeuvre de l’examen des dépenses de l’administration fédérale après le discours du budget, en février ou au début de mars 2005.

Les employés temporaires devraient être traités conformément à la politique actuelle et avoir le même accès au remboursement des frais d’études.

La politique actuelle devrait être amendée pour donner plus de discrétion aux gestionnaires afin qu’ils puissent approuver les exceptions qui sont dans le meilleur intérêt de l’Agence.

• Pour obtenir une aide dans sa formation, l’employé doit travailler à l’Agence avant, pendant et après l’activité d’apprentissage.

• La Demande d’approbation de cours, d’avance et de remboursement de frais éligibles relatifs au perfectionnement a récemment été mise à jour afin d’expliquer clairement aux employés que leur admissibilité au remboursement est conditionnelle à ce que le cours soit complété avec succès et que les employés soient toujours à l’emploi de l’Agence au moment de la demande de remboursement. Informer tous les employés du moment auquel les fonds sont distribués.

• Boîte à outils du gestionnaire: référence au site de la Politique sur l’apprentissage et aux Lignes directrices sur l’aide à l’éducation – Questions fréquemment posées qui indiquent les conditions d’obtention de l’aide à l’éducation.

• Boîte à outils du gestionnaire ou d’autres moyens de communication seront fournis aux gestionnaires des régions ou des Directions : Renforcer le message qu’une personne occupant un poste permanent ou temporaire à l’Agence, à l’exclusion des étudiants ou des employés temporaires de moins de 3 mois, est amissible à l’aide à l’éducation.

• La politique concernant l’emploi pour une période temporaire doit être communiquée aux gestionnaires et comprise par eux.

• Cette politique devrait comprendre les éléments suivants :

• un énoncé stipulant que l’emploi pour une période temporaire est une forme légitime d’emploi et qu’elle offre la souplesse nécessaire à l’Agence pour répondre à ses buts et objectifs;
• les circonstances où le recours à l’emploi pour une période temporaire est approprié;
• la période d’examen actuelle devrait être changée à deux ans;
• les examens des cas d’emplois pour une période temporaire à long terme devraient être effectués annuellement et liés au processus de planification en dotation;
• un processus clair et transparent qui devrait être utilisé pour effectuer l’examen aux deux ans et statuer qui est responsable d’effectuer l’examen; de plus les employés et le syndicat devraient être informés qu’un examen a été effectué et recevoir les résultats de l’examen;
• là où il y a un besoin constant, il est nécessaire de prendre la décision d’entreprendre un changement dans la durée d’emploi ou de recourir au processus de sélection;
• le mécanisme concernant le changement de la durée d’emploi est la solution à privilégier dans l’examen de deux ans;
• les circonstances où il n’est pas approprié d’utiliser les dispositions concernant le changement de la durée d’emploi;
• définir clairement toutes les situations qui ne constituent pas un besoin constant, comme les remplacements de congés, et les paramètres propres à leur utilisation;
• inclure des dispositions concernant le contrôle et les examens continus et rigoureux, aux niveaux national et régional. Ces dispositions devraient également inclure la participation du syndicat;
• conformément aux politiques et aux pratiques courantes à l’Agence, la politique devrait contenir un processus par lequel les employés qui n’ont pas été placés à la suite de l’examen, sont informés des raisons de cette décision et ont la possibilité de demander une révision de cette décision.

• Élaborer une directive sur la gestion de l’emploi pour une période temporaire.

• Modifier le Programme de dotation, au besoin.

• Les buts et les objectifs exprimés dans les attentes à l’égard du rendement des membres du groupe MG sont élaborés pour l’ensemble du pays. Or, on définit localement les critères de mesure. Dans la boîte à outils du gestionnaire, on précisera que la gestion efficace de l’emploi à long terme et le traitement équitable des employés temporaires peuvent faire partie des critères de mesure de rendement appliqués aux membres du groupe MG. Il ne s’agira pas de critères de mesure dans l’EPM qui sera élaborée à l’échelle nationale, puisque les membres du groupe MG de l’Agence n’ont pas tous, dans leur équipe, des employés temporaires.

• Dans le cadre de la gestion efficace du personnel pour les employés membres du groupe MG, les gestionnaires doivent prendre les décisions et adopter des comportements conformes aux valeurs de l’Agence, en plus de communiquer ouvertement et bilatéralement.

• Boîte à outils du gestionnaire: décrire les bonnes pratiques de gestion des nominations intérimaires de longue durée.

• À l’heure actuelle, dans le cadre du programme de dotation, on approuve les nominations intérimaires de plus de 12 mois sans processus de sélection au niveau NG 02. L’approbation de ces nominations à ce niveau constitue un mécanisme d’examen des opérations de dotation.

• Les employés devraient avoir le droit d’être pris en considération dans plusieurs répertoires.

• Le comité est d’avis que d’autres recommandations, y compris celles qui traitent des emplois saisonniers et d’énoncés de fonctions génériques, etc., devraient traiter cette question en grande partie. À moins que la prestation d’un programme soit mise en péril, les employés temporaires, ou ceux qui ont le droit d’être réengagés, ne devraient pas se voir refuser des possibilités pour une raison de disponibilité. Les gestionnaires devraient prendre en considération les aspirations professionnelles, l’accès équitable à un niveau plus élevé de rémunération et offrir la chance d’un emploi continu au moment de prendre une décision de placement ou de réembauche.

• Boîte à outils du gestionnaire: décrire la latitude dont on dispose à l’heure actuelle pour inscrire les employés à des bassins de rappel pour des postes ou des niveaux comparables à ceux des postes qu’ils occupaient auparavant, lorsque les compétences sont similaires et en faisant preuve d’équité et de transparence lorsqu’il s’agit d’offrir des postes et dans les situations de réembauche.

• Convoquer le groupe de travail des gestionnaires, en particulier les gestionnaires des centres fiscaux, pour échanger l’information sur les pratiques courantes en ce qui concerne l’application des critères de disponibilité pour harmoniser les besoins opérationnels et les droits permettant aux employés temporaires d’avoir accès aux emplois offerts.

Une politique, un plan d’action et une stratégie de mise en œuvre devraient être élaborés en consultation avec le syndicat, y compris l’identification des autorités responsables, pas plus de six mois après l’approbation de ces recommandations.

• La communication, la formation et l’éducation relatives aux changements de politiques devraient se dérouler conjointement.

• On devrait évaluer les coûts de la mise en œuvre de ces recommandations et la financer de manière adéquate.

• Exercer une surveillance constante de la mise en œuvre de la politique et de son application.

• Un processus d’examen devrait être effectué au bout de trois ans afin de déterminer si les résultats escomptés ont été atteints.